Privatlivspolitik

Sidst opdateret: 16. oktober 2026. Ændringer i denne version: webstatistik og virksomhedsidentifikation er nu to separate valg i cookiebanneret, Cloudflare nævnes som edge-laget foran platformens hosting, de cookies, platformen selv sætter, er oplistet, stemmeinput er beskrevet, sætningen om fejlovervågning siger præcis, hvad en rapport indeholder, og tilsynsmyndighedens adresse er angivet.

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Responsemate ApS ("Responsemate", "vi", "os" eller "vores") indsamler, bruger og beskytter oplysninger om dig, når du bruger vores website på responsemate.dk og vores automatiseringsplatform til spørgeskemaer om regeloverholdelse (samlet kaldet "tjenesten").

Responsemate ApS, CVR 45884422, Kirkeløkken 42, Nørre Søby, 5792 Årslev, Danmark, er dataansvarlig for de personoplysninger, der indsamles via vores website, vores kontakt- og demoformularer og vores kundeforhold. For det indhold, en kunde uploader til vores platform, er Responsemate databehandler på kundens vegne efter en databehandleraftale baseret på Datatilsynets standardkontraktbestemmelser, og kunden forbliver dataansvarlig.

1. Data vi indsamler

Når du besøger vores website

• Serverlogs: IP-adresse, browsertype, besøgte sider og tidsstempler, som vores webserver opbevarer i op til 90 dage af hensyn til sikkerhed og forebyggelse af misbrug.
• Statistik, kun hvis du tillader det: hvilke sider der bliver læst, enheds- og browsertype samt en omtrentlig placering udledt af en forkortet IP-adresse (Google Analytics).
• Virksomhedsidentifikation, kun hvis du tillader det: den virksomhed, et besøg kommer fra, matchet ud fra IP-adressen (Leadfeeder). Begge formål er separate valg i cookiebanneret, og der indsamles intet, før du tillader et formål; se afsnit 8.
• Kontaktformular: navn, e-mailadresse og din besked.
• Demoformular: navn, arbejds-e-mailadresse, virksomhed og eventuelt de typer spørgeskemaer, du håndterer.

En udfyldt formular sendes til vores indbakke som en e-mail via Scaleway, en udbyder af transaktionelle e-mails i Frankrig. Intet af det, du skriver, gemmes på webserveren.

Når du bruger vores platform som kunde

• Kontodata: Navn, e-mailadresse, virksomhedsnavn, rolle i arbejdsområdet og faktureringsoplysninger, hvor det er relevant.
• Vidensbaseindhold: Dokumenter, certifikater og politikker, du uploader for at opbygge din arbejdsområdes vidensbase.
• Spørgeskemadata: Spørgeskemafiler, du importerer, og de svar, der genereres eller redigeres på platformen.
• Aktivitet og AI logs: Hvem der gjorde hvad i arbejdsområdet og hvornår, fra hvilken IP-adresse og browser, og de forespørgsler, der blev sendt til AI-modellen, og dens svar, gemt så dine administratorer kan revidere arbejdsområdet.
• Fejlrapporter: Når noget går galt, sendes en rapport med fejlen, adressen på den side, der fejlede, arbejdsområdets navn og den indloggede brugers konto-id (ikke navn eller e-mailadresse) til vores fejlovervågningstjeneste, så vi kan rette fejlen.
• Stemmeinput: Hvis du dikterer til assistenten, sendes optagelsen én gang til den AI-udbyder, dit arbejdsområde bruger til transskription, og gemmes ikke; kun teksten kommer tilbage.

2. Sådan bruger vi dine data

• At levere og drive Tjenesten
• For at besvare din henvendelse eller arrangere den demo, du har bedt om
• For at sende transaktionelle e-mails (invitationer, nulstilling af adgangskode, faktureringsmeddelelser)
• For at holde Tjenesten sikker og finde og rette fejl
• For at se, hvilke sider på vores website der bliver læst, og hvilke virksomheder der besøger det, hvis du tillader de formål
• For at overholde retlige forpligtelser

Vi bruger ikke dine data til reklame. Vi sælger ikke dine data. Vi bruger ikke indhold, kunder har uploadet, til at træne AI-modeller, og det gør vores AI-udbydere heller ikke.

3. Retsgrundlag for behandling (GDPR)

• Kontrakt (artikel 6, stk. 1, litra b): Levering af den Tjeneste, som du eller din arbejdsgiver abonnerer på, og besvarelse af en kontakt- eller demohenvendelse, som er foranstaltninger truffet på din anmodning forud for indgåelse af en kontrakt.
• Legitim interesse (artikel 6, stk. 1, litra f): Serverlogning af hensyn til sikkerhed og forebyggelse af misbrug; fejlovervågning; forbedring af vores produkt på grundlag af aggregerede brugsdata; opbevaring af korrespondancen i et forretningsforhold.
• Samtykke (artikel 6, stk. 1, litra a): Webstatistik gennem Google Analytics og virksomhedsidentifikation gennem Leadfeeder, to adskilte formål, der hver kun kører, når du har tilladt dem i cookiebanneret. Du kan til enhver tid trække hvert af samtykkerne tilbage under "Cookieindstillinger" i sidefoden. Marketingmails, hvis vi nogensinde sender nogen, ville også være baseret på samtykke.
• Retlig forpligtelse (artikel 6, stk. 1, litra c): Opbevaring af faktureringsbilag, som bogføringsloven kræver.

4. Opbevaring af data

• Serverlogs: op til 90 dage.
• Analysedata: cookiernes levetid fremgår af afsnit 8; Google Analytics opbevarer sidevisningsstatistik i 14 måneder.
• Kontakt- og demohenvendelser: e-mailen bliver i vores postkasse i op til 12 måneder, efter at din henvendelse er behandlet, så vi kan følge op, medmindre der følger et kundeforhold.
• Kundens kontodata og indhold i arbejdsområdet: så længe abonnementet løber. Når det ophører, har kunden 30 dage til at eksportere sit indhold, hvorefter arbejdsområdet slettes inden for 30 dage, og backupkopier overskrives inden for yderligere 35 dage.
• Fejlrapporter: 90 dage.
• Faktureringsbilag: 5 år efter udgangen af regnskabsåret, som bogføringsloven kræver.

Du kan til enhver tid bede om tidligere sletning ved at skrive til mail@responsemate.dk.

5. Hvem vi deler data med

Vi deler kun personoplysninger med de leverandører, vi har brug for til at drive websitet og platformen. Hver af dem behandler oplysningerne efter vores instruks under en databehandleraftale. Vi deler ikke personoplysninger med nogen til markedsføring.

For websitet:

• DigitalOcean (webhosting, datacenter i EU)
• Scaleway (leverer e-mailen fra kontakt- og demoformularerne, Frankrig)
• Google Ireland Ltd. (Google Analytics, først når du har tilladt statistik; data kan blive behandlet i USA)
• Leadfeeder, Liidio Oy (identificerer den virksomhed, et besøg kommer fra, først når du har tilladt virksomhedsidentifikation, Finland)

For platformen:

• DigitalOcean (applikationshosting og jobkø, Amsterdam, Nederlandene)
• Cloudflare, Inc. (DigitalOceans edge-lag til indholdslevering og TLS: hver forespørgsel til platformen passerer igennem det under transporten; EU-besøgende betjenes fra lokationer i EU; det lagrer ikke noget indhold)
• MongoDB Atlas (database og backups, Stockholm, Sverige)
• Amazon Web Services (fillagring i Stockholm, Sverige, og tekstgenkendelse af scannede dokumenter i Dublin, Irland)
• OpenAI (reserve-AI-udbyderen for et arbejdsområde, der ikke har tilsluttet sin egen: kortvarig behandling af uddrag og indtalte stemmeoptagelser i USA, intet gemmes ud over misbrugsovervågning i op til 30 dage; en kunde kan i stedet tilslutte sin egen AI-udbyder, herunder udbydere hostet i EU)
• Scaleway (e-mails med invitationer og nulstilling af adgangskode, Frankrig)
• Sentry (fejlovervågning, Frankfurt, Tyskland; en rapport indeholder konto-id, arbejdsområdets navn og sideadressen, aldrig navn eller e-mailadresse)

Vores databehandleraftale og den offentliggjorte liste over underdatabehandlere nævner disse underdatabehandlere med deres adresser, og kunder får besked mindst 30 dage, før en tilføjes eller udskiftes. Integrationer, som en kunde selv slår til, såsom Microsoft single sign-on, SharePoint eller Slack, sender data til den pågældende leverandør under kundens egen aftale med den.

Vi kan videregive data, hvis dansk ret eller EU-ret kræver det, eller som svar på en gyldig dommerkendelse.

6. Internationale overførsler

Websitet og platformen hostes i Den Europæiske Union. Fem af vores leverandører er amerikanske selskaber eller kan behandle personoplysninger i USA: Google (statistik, kun med dit samtykke), OpenAI (platformens reserve-AI-udbyder: kortvarig behandling af uddrag og indtalte optagelser for arbejdsområder, der ikke har tilsluttet deres egen udbyder, intet gemmes ud over misbrugsovervågning i op til 30 dage), Sentrys moderselskab (fjernsupport af den EU-hostede fejlovervågning), DigitalOcean, LLC (hostingselskabet, hvis datacenter for platformen ligger i Amsterdam) og Cloudflare, Inc. (edge-laget foran hostingen, som betjener EU-besøgende fra lokationer i EU). Hver af dem er certificeret under EU-US Data Privacy Framework, og vores aftaler med dem omfatter også Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Kunder, der ikke ønsker AI-behandling uden for EU, kan konfigurere platformen til at bruge en EU-hostet AI-udbyder med deres egen nøgle.

7. Dine rettigheder efter GDPR

Hvis du befinder dig i EU eller EEA, har du følgende rettigheder:

• Adgang: Anmod om en kopi af de personoplysninger, vi har om dig.
• Berigtigelse: Bed om rettelse af unøjagtige data.
• Sletning: Anmod om sletning af dine data ("retten til at blive glemt").
• Begrænsning: Bed om, at vi begrænser behandlingen af dine data.
• Portabilitet: Anmod om dine data i et maskinlæsbart format.
• Indsigelse: Gør indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse.
• Træk samtykke tilbage: Hvor behandling bygger på samtykke, kan du til enhver tid trække det tilbage.

For at udøve en af disse rettigheder kan du kontakte mail@responsemate.dk. Vi svarer inden for en måned. Hvis dine data ligger i en kundes arbejdsområde, sender vi din anmodning videre til den kunde, som afgør den som dataansvarlig. Du har også ret til at indgive en klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Danmark, dt@datatilsynet.dk, datatilsynet.dk.

8. Cookies

Vores website fungerer uden cookies. Vi vil gerne bruge to tjenester til to adskilte formål: Google Analytics for at se, hvilke sider der bliver læst (statistik), og Leadfeeder for at se, hvilke virksomheder der besøger os (virksomhedsidentifikation). Hver af dem indlæses først, når du har tilladt det pågældende formål i banneret nederst på siden, hvor du kan tillade begge, afvise begge eller sætte kryds ved det ene, du accepterer. Dine valg gemmes i din browser, og du kan til enhver tid ændre dem under "Cookieindstillinger" i sidefoden. Hvis du afviser et formål eller senere trækker dit samtykke tilbage, fjernes den pågældende tjenestes cookies, og siden genindlæses uden den. Vi spørger igen efter 12 måneder.

Alt, hvad dette website kan gemme i din browser, både cookies og browserlager:

Google kan behandle statistikken i USA under EU-US Data Privacy Framework og standardkontraktbestemmelser. Leadfeeder matcher IP-adressen med en virksomhed og viser os virksomheden, ikke personen. Browsere kan forkorte levetiderne ovenfor; Safari beholder cookies sat af scripts i højst 7 dage. Listen blev sidst kontrolleret mod begge udbyderes dokumentation den 9. oktober 2026.

Hvis du ikke tillader nogen af de to formål, indlæses intet fra nogen af tjenesterne, og ingen af deres cookies sættes.

Vores platform, hvor kunderne logger ind, sætter disse cookies og lagerposter. Platformen har brug for de tre første for at fungere, og de kræver ikke samtykke; den fjerde beder vi om lov til.

Inde i platformen bliver en person, der er logget ind, spurgt én gang, om Google Tag Manager må måle, hvilke dele af produktet der bruges; intet indlæses før valget, valget gemmes i 12 måneder og kan ændres under "Cookieindstillinger" i platformens sidefod, og siderne til at logge ind indlæser slet ingen analyseværktøjer.

9. Ændringer i denne politik

Vi kan opdatere denne politik fra tid til anden. Vi giver kunder besked om væsentlige ændringer via e-mail mindst 14 dage, før de træder i kraft. Datoen "last updated" øverst på denne side viser den seneste revision.

10. Kontakt

For spørgsmål om databeskyttelse eller for at gøre dine rettigheder gældende:

• E-mail: mail@responsemate.dk
• Responsemate ApS · CVR 45884422 · Kirkeløkken 42, Nørre Søby · 5792 Årslev · Danmark