Responsemate sammenlignet med regneark til sikkerhedsspørgeskemaer
Excel har bragt dig hertil, men det blev aldrig bygget til sikkerhedsspørgeskemaer. Her kan du se, hvordan en manuel arbejdsgang i regneark klarer sig i forhold til et værktøj, der er lavet til opgaven.
Regnearksfælden
De fleste teams begynder at besvare spørgeskemaer i Excel, fordi det allerede findes på alles skrivebord. Det virker, indtil det andet spørgeskema kommer, og så det tiende. Snart kopierer og indsætter du fra v3_final_FINAL.xlsx, leder efter sidste kvartals svar og håber, at den version, du sendte til kunden, stemmer overens med den dokumentation, du faktisk kan fremskaffe.
Regneark har svært ved de ting, der faktisk betyder noget for sikkerhedsspørgeskemaer:
- ›Genbrug af tidligere svar uden manuel copy-paste
- ›Kobling af hvert svar til den dokumentation, det bygger på
- ›Ensartede svar på tværs af spørgeskemaer
- ›Flere personer kan arbejde samtidig uden at sende filer rundt på mail
- ›Dokumentation af hvem der ændrede hvad, og hvornår
Side om side
Det samme spørgeskema, to meget forskellige arbejdsgange.
| Hvad du skal gøre | Regneark | Responsemate |
|---|---|---|
| Besvar et nyt spørgeskema | Kopiér og indsæt svar fra ældre filer, linje for linje | AI laver svarudkast fra din vidensbase, klar til gennemgang |
| Find et tidligere svar | Søg på tværs af spredte filer og mapper | Én søgbar, central vidensbase |
| Underbyg svar med dokumentation | Dokumentation er indsat, løst linket eller mangler | Hvert svar linker til det kildedokument, det kommer fra |
| Hold svarene ensartede | Formuleringer glider fra hinanden på tværs af filer og forfattere | Genbruger godkendte, ensartede svar på tværs af spørgeskemaer |
| Arbejd som et team | Send filen frem og tilbage på mail, og flet ændringer sammen manuelt | Tildel spørgsmål, og arbejd parallelt ét sted |
| Hold styr på versioner | v3_final_FINAL.xlsx. Hvilken er den aktuelle? | Én samlet kilde til sandheden, som altid er opdateret |
| Gennemgå & godkend | Ad hoc, begravet i cellekommentarer og e-mailtråde | Indbygget godkendelsesarbejdsgang, før noget sendes ud |
| Vid, hvor meget du kan stole på et svar | Den, der sidst klistrede det ind | En sikkerhedsscore på High, Medium eller Low på hvert udkast med begrundelserne |
| Hold svarene ajour | Ingen opdager det udløbne certifikat | Udløbsdatoer på hver kilde og en natlig oprydning, der finder dubletter og konflikter |
| Bevis, hvad der har ændret sig | Intet pålideligt revisionsspor | En aktivitetstidslinje over hver eneste ændring |
| Håndter forskellige formater | Omformatér hver kundes skabelon i hånden | Importér Excel og Word, og eksportér tilbage i det oprindelige format |
| Skalér op | Hvert nyt spørgeskema tager omtrent lige så lang tid som det forrige | Bliver hurtigere, efterhånden som din vidensbase vokser |
Hvor regneark bryder sammen
De skjulte omkostninger ved en manuel Excel-arbejdsgang.
Det sluger tid
Dine mest erfarne sikkerhedsfolk bruger dage på at kopiere svar mellem filer i stedet for at arbejde med sikkerhed.
Ingen samlet sandhedskilde
Svar ligger i dusinvis af filer. Ingen er sikre på, hvilken version der er den aktuelle, eller hvilken kunden faktisk modtog.
Intet dokumentationsspor
Når en revisor eller kunde spørger "hvor kom dette svar fra?", kan en celle i et regneark ikke fortælle dig det.
Hvad ændrer sig med Responsemate
Bygget specifikt til spørgeskemaets arbejdsgang, fra start til slut.
AI-udkast fra din vidensbase
Tryk på Import a questionnaire, og få svarudkast med kilder på få minutter, baseret på din egen godkendte dokumentation.
Dokumentation på hvert svar
Hvert svar linker til den kilde, det kommer fra, så gennemgange og revisioner bliver enkle i stedet for stressende.
Samarbejde & godkendelse
Tildel spørgsmål, arbejd parallelt, og send svar gennem en godkendelsesarbejdsgang, alt sammen med en fuld aktivitetslinje.