Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 16. Oktober 2026. Änderungen in dieser Fassung: Statistik und Unternehmensidentifikation sind im Cookie-Banner jetzt zwei getrennte Wahlmöglichkeiten, Cloudflare wird als Hosting-Edge der Plattform genannt, die Cookies, die die Plattform selbst setzt, sind aufgeführt, die Spracheingabe wird beschrieben, der Satz zur Fehlerüberwachung sagt genau, was ein Bericht enthält, und die Adresse der Aufsichtsbehörde ist angegeben.

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie Responsemate ApS („Responsemate“, „wir“, „uns“ oder „unser“) Informationen über Sie erhebt, verwendet und schützt, wenn Sie unsere Website responsemate.dk und unsere Plattform zur Automatisierung von Compliance-Fragebögen (zusammen der „Dienst“) nutzen.

Responsemate ApS, CVR 45884422, Kirkeløkken 42, Nørre Søby, 5792 Årslev, Dänemark, ist der Verantwortliche für personenbezogene Daten, die über unsere Website, unsere Kontakt- und Demoformulare und unsere Kundenbeziehungen erhoben werden. Für die Inhalte, die ein Kunde auf unsere Plattform hochlädt, handelt Responsemate als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Kunden auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach den Standardvertragsklauseln der dänischen Datenschutzbehörde; der Kunde bleibt der Verantwortliche.

1. Welche Daten wir erheben

Wenn Sie unsere Website besuchen

• Serverprotokolle: IP-Adresse, Browsertyp, aufgerufene Seiten und Zeitstempel, von unserem Webserver bis zu 90 Tage zur Sicherheit und zur Abwehr von Missbrauch gespeichert.
• Statistik, nur wenn Sie es erlauben: welche Seiten gelesen werden, Geräte- und Browsertyp sowie ein ungefährer Standort, der aus einer gekürzten IP-Adresse abgeleitet wird (Google Analytics).
• Unternehmensidentifikation, nur wenn Sie es erlauben: das Unternehmen, von dem ein Besuch ausgeht, ermittelt anhand der IP-Adresse (Leadfeeder). Die beiden Zwecke sind im Cookie-Banner getrennte Wahlmöglichkeiten, und nichts wird erhoben, bevor Sie einen Zweck erlauben; siehe Abschnitt 8.
• Kontaktformular: Name, E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht.
• Demo-Anfrageformular: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen und optional die Fragebogenarten, die Sie bearbeiten.

Ein abgeschicktes Formular wird als E-Mail über Scaleway, einen Anbieter für Transaktions-E-Mails in Frankreich, an unser Postfach gesendet. Nichts von dem, was Sie eingeben, wird auf dem Webserver gespeichert.

Wenn Sie unsere Plattform als Kunde nutzen

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Firmenname, Rolle im Arbeitsbereich und, soweit zutreffend, Rechnungsdaten.
• Inhalte der Wissensdatenbank: Dokumente, Zertifikate und Richtlinien, die Sie hochladen, um die Wissensdatenbank Ihres Arbeitsbereichs aufzubauen.
• Fragebogendaten: Fragebogendateien, die Sie importieren, sowie die auf der Plattform erzeugten oder bearbeiteten Antworten.
• Aktivität und AI logs: Wer wann was im Arbeitsbereich getan hat, von welcher IP-Adresse und welchem Browser aus, sowie die an das KI-Modell gesendeten Anfragen und seine Antworten, aufbewahrt, damit Ihre Administratoren den Arbeitsbereich prüfen können.
• Fehlerberichte: Wenn etwas schiefgeht, wird ein Bericht mit dem Fehler, der Adresse der betroffenen Seite, dem Namen des Arbeitsbereichs und der Konto-ID des angemeldeten Nutzers (nicht Name oder E-Mail-Adresse) an unseren Fehlerüberwachungsdienst gesendet, damit wir ihn beheben können.
• Spracheingabe: Wenn Sie dem Assistenten diktieren, wird die Aufnahme einmal an den KI-Anbieter gesendet, den Ihr Arbeitsbereich für die Transkription nutzt, und nicht gespeichert; zurück kommt nur der Text.

2. Wie wir Ihre Daten verwenden

• Zur Bereitstellung und zum Betrieb des Dienstes
• Um Ihre Anfrage zu beantworten oder die von Ihnen gewünschte Demo zu vereinbaren
• Um Transaktions-E-Mails zu senden (Einladungen, Zurücksetzen von Passwörtern, Rechnungsbenachrichtigungen)
• Um den Dienst sicher zu halten und Fehler zu finden und zu beheben
• Um zu sehen, welche Seiten unserer Website gelesen werden und welche Unternehmen sie besuchen, sofern Sie diese Zwecke erlauben
• Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen

Wir verwenden Ihre Daten nicht für Werbung. Wir verkaufen Ihre Daten nicht. Wir verwenden von Kunden hochgeladene Inhalte nicht zum Training von KI-Modellen, und unsere KI-Anbieter tun es ebenso wenig.

3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung (DSGVO)

• Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Erbringung des Dienstes, den Sie oder Ihr Arbeitgeber abonniert haben, sowie Beantwortung einer Kontakt- oder Demoanfrage; das sind vorvertragliche Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage erfolgen.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Serverprotokollierung zur Sicherheit und zur Abwehr von Missbrauch; Fehlerüberwachung; Verbesserung unseres Produkts auf Grundlage aggregierter Nutzungsdaten; Aufbewahrung der Korrespondenz einer Geschäftsbeziehung.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Website-Statistik über Google Analytics und Unternehmensidentifikation über Leadfeeder, zwei getrennte Zwecke, die jeweils erst laufen, nachdem Sie sie im Cookie-Banner erlaubt haben. Jede der beiden Einwilligungen können Sie jederzeit unter „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile widerrufen. Marketing-E-Mails, sollten wir je welche versenden, würden ebenfalls auf einer Einwilligung beruhen.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen, wie es das dänische Buchführungsrecht verlangt.

4. Speicherdauer

• Serverprotokolle: bis zu 90 Tage.
• Analysedaten: Die Laufzeiten der Cookies sind in Abschnitt 8 aufgeführt; Google Analytics speichert Seitenaufruf-Statistiken 14 Monate lang.
• Kontakt- und Demoanfragen: Die E-Mail bleibt bis zu 12 Monate nach Erledigung Ihrer Anfrage in unserem Postfach, damit wir nachfassen können, sofern sich keine Kundenbeziehung anschließt.
• Kundenkontodaten und Inhalte des Arbeitsbereichs: für die Dauer des Abonnements. Nach dessen Ende hat der Kunde 30 Tage Zeit, seine Inhalte zu exportieren; danach wird der Arbeitsbereich innerhalb von 30 Tagen gelöscht, und Sicherungskopien werden innerhalb weiterer 35 Tage überschrieben.
• Fehlerberichte: 90 Tage.
• Buchhaltungsunterlagen: 5 Jahre nach Ende des Geschäftsjahres, wie es das dänische Buchführungsrecht verlangt.

Sie können jederzeit eine frühere Löschung verlangen, indem Sie an mail@responsemate.dk schreiben.

5. An wen wir Daten weitergeben

Wir geben personenbezogene Daten nur an die Dienstleister weiter, die wir für den Betrieb der Website und der Plattform benötigen. Jeder von ihnen verarbeitet Daten nach unserer Weisung auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Zu Marketingzwecken geben wir personenbezogene Daten an niemanden weiter.

Für die Website:

• DigitalOcean (Webhosting, EU-Rechenzentrum)
• Scaleway (stellt die E-Mails aus dem Kontakt- und dem Demoformular zu, Frankreich)
• Google Ireland Ltd. (Google Analytics, erst nachdem Sie die Statistik erlaubt haben; Daten können in den USA verarbeitet werden)
• Leadfeeder, Liidio Oy (ermittelt das Unternehmen, von dem ein Besuch ausgeht, erst nachdem Sie die Unternehmensidentifikation erlaubt haben, Finnland)

Für die Plattform:

• DigitalOcean (Anwendungshosting und Job-Warteschlange, Amsterdam, Niederlande)
• Cloudflare, Inc. (Content-Delivery- und TLS-Edge von DigitalOcean: jede Anfrage an die Plattform läuft auf dem Übertragungsweg darüber; EU-Besucher werden von EU-Standorten bedient; es werden keine Inhalte gespeichert)
• MongoDB Atlas (Datenbank und Backups, Stockholm, Schweden)
• Amazon Web Services (Dateispeicherung in Stockholm, Schweden, und Texterkennung gescannter Dokumente in Dublin, Irland)
• OpenAI (der voreingestellte KI-Anbieter für einen Arbeitsbereich, der keinen eigenen angebunden hat: vorübergehende Verarbeitung von Auszügen und diktierten Sprachaufnahmen in den USA, keine Aufbewahrung über die Missbrauchsüberwachung von bis zu 30 Tagen hinaus; ein Kunde kann stattdessen seinen eigenen KI-Anbieter anbinden, auch in der EU gehostete)
• Scaleway (E-Mails für Einladungen und das Zurücksetzen von Passwörtern, Frankreich)
• Sentry (Fehlerüberwachung, Frankfurt, Deutschland; ein Bericht enthält die Konto-ID, den Namen des Arbeitsbereichs und die Seitenadresse, nie den Namen oder die E-Mail-Adresse)

Unser Auftragsverarbeitungsvertrag und die veröffentlichte Liste der Unterauftragsverarbeiter nennen diese Unterauftragsverarbeiter mit ihren Adressen, und Kunden werden mindestens 30 Tage im Voraus informiert, bevor einer hinzukommt oder ersetzt wird. Integrationen, die ein Kunde selbst einschaltet, etwa Microsoft Single Sign-on, SharePoint oder Slack, senden Daten unter der eigenen Vereinbarung des Kunden mit dem jeweiligen Anbieter an diesen.

Wir können Daten offenlegen, wenn dänisches oder EU-Recht uns dazu verpflichtet oder eine gültige gerichtliche Anordnung vorliegt.

6. Internationale Datenübermittlungen

Die Website und die Plattform werden in der Europäischen Union gehostet. Fünf unserer Anbieter sind US-Unternehmen oder können personenbezogene Daten in den USA verarbeiten: Google (Statistik, nur mit Ihrer Einwilligung), OpenAI (der voreingestellte KI-Anbieter der Plattform: vorübergehende Verarbeitung von Auszügen und diktierten Aufnahmen für Arbeitsbereiche, die keinen eigenen Anbieter angebunden haben, keine Aufbewahrung über die Missbrauchsüberwachung von bis zu 30 Tagen hinaus), die Muttergesellschaft von Sentry (Fernsupport für die in der EU gehostete Fehlerüberwachung), DigitalOcean, LLC (das Hosting-Unternehmen, dessen Rechenzentrum für die Plattform in Amsterdam liegt) und Cloudflare, Inc. (die Hosting-Edge, die EU-Besucher von EU-Standorten bedient). Jeder von ihnen ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, und unsere Vereinbarungen mit ihnen enthalten zusätzlich die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Kunden, die keine KI-Verarbeitung außerhalb der EU wünschen, können die Plattform so konfigurieren, dass sie einen in der EU gehosteten KI-Anbieter mit eigenem Schlüssel nutzt.

7. Ihre Rechte nach der DSGVO

Wenn Sie sich in der EU oder im EWR befinden, haben Sie folgende Rechte:

• Auskunft: Eine Kopie der personenbezogenen Daten anfordern, die wir über Sie gespeichert haben.
• Berichtigung: Die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Löschung: Die Löschung Ihrer Daten verlangen („Recht auf Vergessenwerden“).
• Einschränkung: Verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken.
• Datenübertragbarkeit: Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format anfordern.
• Widerspruch: Einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigten Interesses widersprechen.
• Widerruf der Einwilligung: Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, können Sie diese jederzeit widerrufen.

Um eines dieser Rechte auszuüben, wenden Sie sich an mail@responsemate.dk. Wir antworten innerhalb eines Monats. Liegen Ihre Daten im Arbeitsbereich eines Kunden, leiten wir Ihre Anfrage an diesen Kunden weiter, der als Verantwortlicher darüber entscheidet. Sie haben außerdem das Recht, Beschwerde bei der dänischen Datenschutzbehörde (Datatilsynet), Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Dänemark, einzulegen: dt@datatilsynet.dk, datatilsynet.dk.

8. Cookies

Unsere Website funktioniert ohne Cookies. Wir möchten zwei Dienste für zwei getrennte Zwecke nutzen: Google Analytics, um zu sehen, welche Seiten gelesen werden (Statistik), und Leadfeeder, um zu sehen, welche Unternehmen uns besuchen (Unternehmensidentifikation). Jeder Dienst wird erst geladen, nachdem Sie den jeweiligen Zweck im Banner am unteren Seitenrand erlaubt haben; dort können Sie beide erlauben, beide ablehnen oder nur den ankreuzen, den Sie akzeptieren. Ihre Wahl wird in Ihrem Browser gespeichert, und Sie können sie jederzeit unter „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile ändern. Wenn Sie einen Zweck ablehnen oder Ihre Einwilligung später widerrufen, werden die Cookies dieses Dienstes entfernt und die Seite wird ohne ihn neu geladen. Nach 12 Monaten fragen wir erneut.

Alles, was diese Website in Ihrem Browser ablegen kann, Cookies ebenso wie Browserspeicher:

Google kann die Statistik in den USA verarbeiten, auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework und der Standardvertragsklauseln. Leadfeeder ordnet die IP-Adresse einem Unternehmen zu und zeigt uns das Unternehmen, nicht die Person. Browser können die oben genannten Laufzeiten verkürzen; Safari behält per Skript gesetzte Cookies höchstens 7 Tage. Die Liste wurde zuletzt am 9. Oktober 2026 mit der Dokumentation beider Anbieter abgeglichen.

Wenn Sie keinen der beiden Zwecke erlauben, wird von keinem der beiden Dienste etwas geladen und keines ihrer Cookies gesetzt.

Unsere Plattform, auf der sich Kunden anmelden, setzt diese Cookies und Speichereinträge. Die ersten drei sind für ihren Betrieb erforderlich und brauchen keine Einwilligung; für den vierten bitten wir um Einwilligung.

Innerhalb der Plattform wird eine angemeldete Person einmal gefragt, ob Google Tag Manager messen darf, welche Teile des Produkts genutzt werden; vor der Entscheidung wird nichts geladen, die Entscheidung wird 12 Monate aufbewahrt und kann unter „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile der Plattform geändert werden, und die Anmeldeseiten laden überhaupt keine Analysedienste.

9. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Über wesentliche Änderungen informieren wir Kunden mindestens 14 Tage vor Inkrafttreten per E-Mail. Das Datum „Zuletzt aktualisiert“ oben auf dieser Seite gibt die letzte Überarbeitung an.

10. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte:

• E-Mail: mail@responsemate.dk
• Responsemate ApS · CVR 45884422 · Kirkeløkken 42, Nørre Søby · 5792 Årslev · Dänemark