Ihre Dokumente gehören weiter Ihnen: Sicherheit, EU-Hosting und Kontrolle über den KI-Anbieter
Responsemate ist eigens für Teams gebaut, die mit sensibler Sicherheits- und Compliance-Dokumentation arbeiten. So gehen wir mit Datenschutz und verantwortungsvoller KI-Verarbeitung um.
Dänisches Unternehmen · Datenhosting in der EU-Region
DSGVO im Fokus
Responsemate wird von einem dänischen Unternehmen betrieben und ist für Teams gebaut, denen die DSGVO wichtig ist. Für die Daten Ihres Arbeitsbereichs bleiben Sie Verantwortlicher, und wir handeln als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.
Datenhosting in der EU
Die Daten von Kunden-Arbeitsbereichen liegen in Cloud-Infrastruktur in der EU-Region. Wo genehmigte Auftragsverarbeiter Daten außerhalb der EU oder des EWR verarbeiten, nutzen wir vertragliche Garantien wie die Standardvertragsklauseln.
Kein KI-Training mit Ihren Daten
Ihre Dokumente, Fragebögen und Antworten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Ihre Wissensdatenbank wird nur verarbeitet, um Antworten und Empfehlungen für Ihren Arbeitsbereich zu erzeugen.
Geschützt bei Speicherung & Übertragung
Kundendaten sind durch Zugriffskontrollen des Cloud-Speichers und verschlüsselte Verbindungen bei der Übertragung geschützt. Der Zugriff auf Produktionssysteme ist auf befugte Mitarbeitende beschränkt.
Verfügbarkeit und Störungsverlauf in Echtzeit: Statusseite ansehen →
Wie wir mit Ihren Daten umgehen
Was wir speichern
Wir speichern die Dateien, die Sie in Ihre Wissensdatenbank hochladen, die Fragebögen, die Sie importieren, die KI-generierten und von Menschen bearbeiteten Antworten Ihres Teams sowie gegebenenfalls Konto- und Rechnungsdaten. Zahlungskartennummern speichern wir nicht.
Wie lange wir sie aufbewahren
Ihre Daten werden so lange aufbewahrt, wie Ihr Konto aktiv ist oder wie in Ihrem Vertrag anders vereinbart. Die Löschung können Sie unter mail@responsemate.dk beantragen.
Wer darauf zugreifen kann
Nur Nutzer in Ihrem Arbeitsbereich können über das Produkt auf dessen Daten zugreifen. Mitarbeitende von Responsemate greifen nur dann auf Kundendaten zu, wenn es für Support, Betrieb oder die Reaktion auf Vorfälle nötig ist, und unterliegen dabei Vertraulichkeitspflichten.
Wie die KI Ihre Inhalte verarbeitet
Wenn Sie einen Fragebogen bearbeiten lassen, können relevante Auszüge aus Ihrer Wissensdatenbank an die konfigurierten Schnittstellen großer Sprachmodelle gesendet werden, um Antworten zu erzeugen. Wir nutzen KI-Anbieter unter Geschäfts-/API-Bedingungen und Auftragsverarbeitungsverträgen, die verhindern sollen, dass Kundeninhalte zum Training von Modellen verwendet werden.
Was die KI von sich aus ändern darf
Nichts. Entwürfe bleiben Entwürfe, bis eine Person sie freigibt, und nur freigegebene Antworten werden exportiert. Wird der KI-Assistent um eine Aktion gebeten, zeigt er einen Vorschlag, der benennt, was sich ändern wird; die Änderung erfolgt erst nach Ihrer Bestätigung, und die meisten lassen sich aus derselben Antwort heraus rückgängig machen. Alles, was Responsemate von sich aus tut, etwa der nächtliche Wissensscan, ist im Verlauf als Systemaktivität gekennzeichnet.
KI-Compliance und Anbieterkontrolle
Responsemate ist für regulierte Teams gebaut, die Kontrolle darüber brauchen, wie KI konfiguriert, geprüft und dokumentiert wird. Unser Ansatz ist unabhängig vom LLM-Anbieter und soll verantwortungsvolle, mit dem AI Act konforme Arbeitsabläufe unterstützen.
Nicht an einen KI-Anbieter gebunden
Responsemate läuft mit dem Sprachmodell-Anbieter, den Sie wählen, sodass Ihr Arbeitsbereich nicht an einen Anbieter gebunden ist. Jeder KI-Aufruf wird für Ihre Admins protokolliert: was gefragt wurde, was zurückkam, welches Modell und wie lange es dauerte.
Eigene KI-Schlüssel nutzen
Ein Admin kann Ihre eigenen API-Schlüssel für OpenAI, Anthropic, Azure OpenAI, Google, Mistral oder Amazon Bedrock hinterlegen. Schlüssel werden verschlüsselt gespeichert, die Nutzung läuft über Ihr Konto und Ihren Vertrag mit dem Anbieter, und für Entwürfe, Chat, das Lesen von Importen und die Pflege lässt sich jeweils ein anderes Modell wählen.
Für eine AI-Act-konforme Nutzung gebaut
Responsemate hilft Teams, den Menschen einzubinden, KI-generierte Antworten vor der Verwendung zu prüfen und den Quellenkontext erzeugter Antworten zu erhalten. Diese Kontrollen sollen die interne KI-Governance und die Pflichten aus der EU-KI-Verordnung (AI Act) unterstützen.
Transparente, prüfbare Ergebnisse
KI-Ausgaben gelten als Entwurf zur Prüfung durch Fachleute, nicht als automatische endgültige Antwort. Teams können Antworten bearbeiten, freigeben und wiederverwenden, während der relevante Kontext aus der Wissensdatenbank im Arbeitsablauf sichtbar bleibt.
Auftragsverarbeiter
Wir nutzen Auftragsverarbeiter von Dritten, um den Dienst zu erbringen. Kundeninhalte werden unter Anbieterbedingungen und Vereinbarungen verarbeitet, die die Nutzung auf die Erbringung des vereinbarten Dienstes beschränken sollen. Die vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter mit Adressen und Nachweisen sowie der Auftragsverarbeitungsvertrag, zu dem sie gehört, sind hier veröffentlicht.
| Auftragsverarbeiter (Sub-processor) | Zweck | Datenstandort | Hinweise |
|---|---|---|---|
| DigitalOcean | Anwendungshosting und Job-Warteschlange | Amsterdam, Niederlande | Jede Anfrage an die Plattform läuft über diese Server. |
| Cloudflare | Content-Delivery- und TLS-Edge von DigitalOcean, von DigitalOcean beauftragt | EU-Standorte für EU-Besucher; ein US-Unternehmen | Jede Anfrage läuft auf dem Übertragungsweg darüber, bevor sie die Anwendung erreicht. Dort werden keine Inhalte gespeichert, und es wird ein einziges unbedingt erforderliches Cookie gesetzt. |
| MongoDB Atlas | Datenbank und Backups | Stockholm, Schweden | Konten, Text der Wissensdatenbank, Fragebögen und Antworten, Aktivität und AI logs. |
| Amazon Web Services | Dateispeicherung und Texterkennung gescannter Dokumente | Stockholm, Schweden und Dublin, Irland | Hochgeladene Dateien bleiben in der EU. |
| OpenAI | Voreingestellter KI-Anbieter, nur von Arbeitsbereichen genutzt, die keinen eigenen KI-Anbieter angebunden haben: Entwürfe, Zusammenfassungen, Such-Embeddings, Chat-Antworten und die Transkription diktierter Spracheingaben | Vorübergehende Verarbeitung in den USA; keine Aufbewahrung über die Missbrauchsüberwachung von bis zu 30 Tagen hinaus. Die Inhalte des Arbeitsbereichs bleiben in der EU. | Nur die für eine Anfrage nötigen Auszüge verlassen die EU, und nur für die Dauer der Antwort; sie werden nicht zum Training von Modellen verwendet und nicht über die Missbrauchsüberwachung hinaus aufbewahrt. Abgedeckt durch das EU-US Data Privacy Framework und die Standardvertragsklauseln. Ein Arbeitsbereich, der seinen eigenen Schlüssel bei einem Anbieter seiner Wahl verbindet, auch bei in der EU gehosteten, nutzt ihn nie. |
| Scaleway | E-Mails für Einladungen und das Zurücksetzen von Passwörtern | Paris, Frankreich | Erhält nur Name und E-Mail-Adresse des Empfängers. |
| Sentry | Fehlerüberwachung | Frankfurt, Deutschland | Ein Fehlerbericht enthält die Konto-ID, den Namen des Arbeitsbereichs und die Seitenadresse, nie den Namen oder die E-Mail-Adresse. Sitzungsaufzeichnungen maskieren sämtlichen Text. Das Überwachungsskript wird von der Plattform selbst ausgeliefert. |
Die vollständige Liste mit Adressen ist Anhang B unseres Auftragsverarbeitungsvertrags, den jeder Geschäftskunde auf Anfrage erhält. Kunden werden mindestens 30 Tage im Voraus informiert, bevor ein Unterauftragsverarbeiter hinzukommt oder ersetzt wird. Integrationen, die ein Kunde selbst einschaltet, etwa Microsoft Single Sign-on, SharePoint oder Slack, laufen unter der eigenen Vereinbarung des Kunden mit dem jeweiligen Anbieter.
Zuletzt aktualisiert: 16. Oktober 2026