Política de privacidad

Última actualización: 16 de octubre de 2026. Cambios en esta revisión: las estadísticas y la identificación de empresas son ahora dos opciones separadas en el banner de cookies, se nombra a Cloudflare como la capa perimetral de alojamiento de la plataforma, se enumeran las cookies que la propia plataforma establece, se describe la entrada por voz, la frase sobre la supervisión de errores dice exactamente qué contiene un informe y se indica la dirección de la autoridad de control.

Esta Política de privacidad describe cómo Responsemate ApS ("Responsemate", "nosotros", "nos" o "nuestro") recopila, usa y protege información sobre usted cuando utiliza nuestro sitio web en responsemate.dk y nuestra plataforma de automatización de cuestionarios de cumplimiento (en conjunto, el "Servicio").

Responsemate ApS, CVR 45884422, Kirkeløkken 42, Nørre Søby, 5792 Årslev, Dinamarca, es el responsable del tratamiento de los datos personales recogidos a través de nuestro sitio web, nuestros formularios de contacto y de demo y nuestras relaciones con los clientes. Respecto al contenido que un cliente sube a nuestra plataforma, Responsemate actúa como encargado del tratamiento por cuenta del cliente en virtud de un Acuerdo de tratamiento de datos basado en las cláusulas contractuales tipo de la Agencia Danesa de Protección de Datos, y el cliente sigue siendo el responsable del tratamiento.

1. Datos que recopilamos

Cuando visita nuestro sitio web

• Registros del servidor: dirección IP, tipo de navegador, páginas solicitadas y marcas de tiempo, que nuestro servidor web conserva hasta 90 días por motivos de seguridad y prevención de abusos.
• Estadísticas, solo si usted lo permite: qué páginas se leen, el tipo de dispositivo y de navegador, y una ubicación aproximada derivada de una dirección IP acortada (Google Analytics).
• Identificación de empresas, solo si usted lo permite: la empresa desde la que se realiza una visita, determinada a partir de la dirección IP (Leadfeeder). Las dos finalidades son opciones separadas en el banner de cookies, y no se recopila nada hasta que usted permite una finalidad; véase la sección 8.
• Formulario de contacto: nombre, dirección de correo electrónico y su mensaje.
• Formulario de solicitud de demo: nombre, dirección de correo electrónico de trabajo, empresa y, opcionalmente, los tipos de cuestionarios que gestiona.

El envío de un formulario llega a nuestro buzón como un correo electrónico a través de Scaleway, un proveedor de correo transaccional en Francia. Nada de lo que usted introduce se almacena en el servidor web.

Cuando utiliza nuestra plataforma como cliente

• Datos de la cuenta: nombre, dirección de correo electrónico, nombre de la empresa, rol en el espacio de trabajo y, cuando proceda, datos de facturación.
• Contenido de la base de conocimiento: Documentos, certificados y políticas que usted sube para crear la base de conocimiento de su espacio de trabajo.
• Datos de cuestionarios: Archivos de cuestionario que usted importa y las respuestas generadas o editadas dentro de la plataforma.
• Actividad y AI logs: Quién hizo qué en el espacio de trabajo y cuándo, desde qué dirección IP y navegador, y las solicitudes enviadas al modelo de IA y sus respuestas, conservadas para que sus administradores puedan auditar el espacio de trabajo.
• Informes de errores: Cuando algo falla, se envía a nuestro servicio de supervisión de errores un informe con el error, la dirección de la página que falló, el nombre del espacio de trabajo y el identificador de cuenta del usuario con sesión iniciada (no el nombre ni la dirección de correo electrónico), para que podamos corregirlo.
• Entrada por voz: Si dicta al asistente, la grabación se envía una sola vez al proveedor de IA que su espacio de trabajo usa para la transcripción y no se almacena; solo vuelve el texto.

2. Cómo usamos sus datos

• Para proporcionar y operar el Servicio
• Para responder a su consulta o concertar la demo que ha solicitado
• Para enviar correos transaccionales (invitaciones, restablecimientos de contraseña, notificaciones de facturación)
• Para mantener la seguridad del Servicio y para detectar y corregir errores
• Para ver qué páginas de nuestro sitio web se leen y qué empresas lo visitan, si usted permite esas finalidades
• Para cumplir con obligaciones legales

No usamos sus datos con fines publicitarios. No vendemos sus datos. No usamos el contenido subido por los clientes para entrenar modelos de IA, y nuestros proveedores de IA tampoco.

3. Base jurídica del tratamiento (GDPR)

• Contrato (artículo 6, apartado 1, letra b): prestación del Servicio al que usted o su empleador se ha suscrito, y respuesta a una solicitud de contacto o de demo, que son medidas adoptadas a petición suya antes de un contrato.
• Interés legítimo (artículo 6, apartado 1, letra f): registro del servidor por motivos de seguridad y prevención de abusos; supervisión de errores; mejora de nuestro producto a partir de datos de uso agregados; conservación de la correspondencia de una relación comercial.
• Consentimiento (artículo 6, apartado 1, letra a): estadísticas del sitio web mediante Google Analytics e identificación de empresas mediante Leadfeeder, dos finalidades separadas que solo se ejecutan después de que usted las permita en el banner de cookies. Puede retirar cualquiera de los dos consentimientos en cualquier momento en "Configuración de cookies", en el pie de página. Los correos de marketing, si alguna vez los enviamos, también se basarían en el consentimiento.
• Obligación legal (artículo 6, apartado 1, letra c): conservación de los registros de facturación según exige la legislación contable danesa.

4. Conservación de datos

• Registros del servidor: hasta 90 días.
• Datos de analítica: la duración de las cookies se indica en la sección 8; Google Analytics conserva las estadísticas de páginas vistas durante 14 meses.
• Solicitudes de contacto y de demo: el correo electrónico permanece en nuestro buzón hasta 12 meses después de haber atendido su solicitud, para que podamos hacer seguimiento, salvo que se establezca una relación como cliente.
• Datos de la cuenta del cliente y contenido del espacio de trabajo: durante la vigencia de la suscripción. Una vez finalizada, el cliente dispone de 30 días para exportar su contenido; después, el espacio de trabajo se elimina en un plazo de 30 días y las copias de seguridad se sobrescriben en los 35 días siguientes.
• Informes de errores: 90 días.
• Registros de facturación: 5 años tras el cierre del ejercicio contable, según exige la legislación contable danesa.

Puede solicitar la eliminación anticipada en cualquier momento escribiendo a mail@responsemate.dk.

5. Con quién compartimos los datos

Compartimos datos personales únicamente con los proveedores de servicios que necesitamos para operar el sitio web y la plataforma. Cada uno de ellos trata los datos siguiendo nuestras instrucciones en virtud de un acuerdo de tratamiento de datos. No compartimos datos personales con nadie con fines de marketing.

Para el sitio web:

• DigitalOcean (alojamiento web, centro de datos en la UE)
• Scaleway (entrega el correo electrónico de los formularios de contacto y de demo, Francia)
• Google Ireland Ltd. (Google Analytics, solo después de que usted permita las estadísticas; los datos pueden tratarse en EE. UU.)
• Leadfeeder, Liidio Oy (identifica la empresa desde la que se realiza una visita, solo después de que usted permita la identificación de empresas, Finlandia)

Para la plataforma:

• DigitalOcean (alojamiento de la aplicación y cola de tareas, Ámsterdam, Países Bajos)
• Cloudflare, Inc. (capa perimetral de distribución de contenido y TLS de DigitalOcean: todas las solicitudes a la plataforma pasan por ella en tránsito; los visitantes de la UE se atienden desde puntos de presencia en la UE; no almacena contenido)
• MongoDB Atlas (base de datos y copias de seguridad, Estocolmo, Suecia)
• Amazon Web Services (almacenamiento de archivos en Estocolmo, Suecia, y reconocimiento de texto de documentos escaneados en Dublín, Irlanda)
• OpenAI (el proveedor de IA de respaldo para un espacio de trabajo que no ha conectado ninguno propio: tratamiento transitorio de extractos y de grabaciones de voz dictadas en EE. UU., sin conservar nada más allá de la supervisión de abusos de hasta 30 días; un cliente puede, en su lugar, conectar su propio proveedor de IA, incluidos los alojados en la UE)
• Scaleway (correos de invitación y de restablecimiento de contraseña, Francia)
• Sentry (supervisión de errores, Fráncfort, Alemania; un informe incluye el identificador de cuenta, el nombre del espacio de trabajo y la dirección de la página, nunca el nombre ni la dirección de correo electrónico)

Nuestro Acuerdo de tratamiento de datos y la lista de subencargados publicada nombran a estos subencargados del tratamiento con sus direcciones, y se informa a los clientes con al menos 30 días de antelación antes de añadir o sustituir uno. Las integraciones que un cliente activa por sí mismo, como el inicio de sesión único de Microsoft, SharePoint o Slack, envían datos a ese proveedor bajo el acuerdo propio del cliente con él.

Podemos divulgar datos si así lo exige la legislación danesa o de la UE, o en respuesta a una orden judicial válida.

6. Transferencias internacionales

El sitio web y la plataforma se alojan en la Unión Europea. Cinco de nuestros proveedores son empresas estadounidenses o pueden tratar datos personales en EE. UU.: Google (estadísticas, solo con su consentimiento), OpenAI (el proveedor de IA de respaldo de la plataforma: tratamiento transitorio de extractos y grabaciones dictadas para los espacios de trabajo que no han conectado ningún proveedor propio, sin conservar nada más allá de la supervisión de abusos de hasta 30 días), la empresa matriz de Sentry (soporte remoto de la supervisión de errores alojada en la UE), DigitalOcean, LLC (la empresa de alojamiento, cuyo centro de datos para la plataforma está en Ámsterdam) y Cloudflare, Inc. (la capa perimetral de alojamiento, que atiende a los visitantes de la UE desde puntos de presencia en la UE). Cada una está certificada bajo el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., y nuestros acuerdos con ellas incluyen además las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea. Los clientes que prefieran que no haya tratamiento de IA fuera de la UE pueden configurar la plataforma para usar un proveedor de IA alojado en la UE con su propia clave.

7. Sus derechos en virtud del GDPR

Si usted se encuentra en la UE o el EEE, tiene los siguientes derechos:

• Acceso: Solicite una copia de los datos personales que conservamos sobre usted.
• Rectificación: Solicitar la corrección de datos inexactos.
• Supresión: Solicite la eliminación de sus datos ("derecho al olvido").
• Restricción: Solicitar que limitemos el tratamiento de sus datos.
• Portabilidad: Solicite sus datos en un formato legible por máquina.
• Oposición: Oponerse al tratamiento basado en el interés legítimo.
• Retirar el consentimiento: Cuando el tratamiento se base en el consentimiento, retírelo en cualquier momento.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, escriba a mail@responsemate.dk. Responderemos en el plazo de un mes. Si sus datos están en el espacio de trabajo de un cliente, trasladaremos su solicitud a ese cliente, que decide sobre ella como responsable del tratamiento. También tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Danesa de Protección de Datos (Datatilsynet), Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Dinamarca, dt@datatilsynet.dk, datatilsynet.dk.

8. Cookies

Nuestro sitio web funciona sin cookies. Nos gustaría usar dos servicios, con dos finalidades distintas: Google Analytics, para ver qué páginas se leen (estadísticas), y Leadfeeder, para ver qué empresas nos visitan (identificación de empresas). Cada uno se carga solo después de que usted permita esa finalidad en el banner situado al pie de la página, donde puede permitir ambas, rechazar ambas o marcar la que acepta. Sus elecciones se guardan en su navegador y puede cambiarlas en cualquier momento en "Configuración de cookies", en el pie de página. Si rechaza una finalidad, o retira su consentimiento más adelante, las cookies de ese servicio se eliminan y la página se vuelve a cargar sin él. Volvemos a preguntar a los 12 meses.

Todo lo que este sitio puede guardar en su navegador, tanto cookies como almacenamiento del navegador:

Google puede tratar las estadísticas en EE. UU. bajo el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. y las Cláusulas Contractuales Tipo. Leadfeeder asocia la dirección IP a una empresa y nos muestra la empresa, no la persona. Los navegadores pueden acortar las duraciones indicadas arriba; Safari conserva las cookies establecidas por scripts durante un máximo de 7 días. La lista se comprobó por última vez con la documentación de ambos proveedores el 9 de octubre de 2026.

Si no permite ninguna de las dos finalidades, no se carga nada de ninguno de los dos servicios y no se establece ninguna de sus cookies.

Nuestra plataforma, donde los clientes inician sesión, establece estas cookies y elementos de almacenamiento. Los tres primeros son necesarios para que funcione y no requieren consentimiento; el cuarto se solicita.

Dentro de la plataforma, a una persona con sesión iniciada se le pregunta una sola vez si Google Tag Manager puede medir qué partes del producto se usan; no se carga nada antes de la elección, la elección se conserva durante 12 meses y puede cambiarse en "Configuración de cookies", en el pie de página de la plataforma, y las páginas de inicio de sesión no cargan ninguna analítica.

9. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política ocasionalmente. Notificaremos a los clientes los cambios sustanciales por correo electrónico al menos 14 días antes de que entren en vigor. La fecha de "last updated" en la parte superior de esta página refleja la revisión más reciente.

10. Contacto

Para preguntas relacionadas con la privacidad o para ejercer sus derechos:

• Correo electrónico: mail@responsemate.dk
• Responsemate ApS · CVR 45884422 · Kirkeløkken 42, Nørre Søby · 5792 Årslev · Dinamarca