Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 16 octobre 2026. Modifications dans cette version : les statistiques et l’identification des entreprises sont désormais deux choix distincts dans le bandeau des cookies, Cloudflare est nommé comme point d’entrée de l’hébergement de la plateforme, les cookies que la plateforme elle-même dépose sont listés, la saisie vocale est décrite, la phrase sur la surveillance des erreurs dit exactement ce que contient un rapport, et l’adresse de l’autorité de contrôle est indiquée.

Cette Politique de confidentialité décrit comment Responsemate ApS (« Responsemate », « nous », « nous » ou « notre ») recueille, utilise et protège les informations vous concernant lorsque vous utilisez notre site web à l’adresse responsemate.dk et notre plateforme d’automatisation des questionnaires de conformité (collectivement, le « Service »).

Responsemate ApS, CVR 45884422, Kirkeløkken 42, Nørre Søby, 5792 Årslev, Danemark, est le responsable du traitement des données personnelles collectées via notre site web, nos formulaires de contact et de démo et nos relations clients. Pour le contenu qu’un client importe sur notre plateforme, Responsemate agit en tant que sous-traitant pour le compte du client, dans le cadre d’un accord de traitement des données fondé sur les clauses contractuelles types de l’autorité danoise de protection des données, et le client reste le responsable du traitement.

1. Données que nous collectons

Lorsque vous visitez notre site web

• Journaux du serveur : adresse IP, type de navigateur, pages demandées et horodatages, conservés par notre serveur web jusqu’à 90 jours à des fins de sécurité et de prévention des abus.
• Statistiques, uniquement si vous l’autorisez : les pages lues, le type d’appareil et de navigateur, et une localisation approximative dérivée d’une adresse IP tronquée (Google Analytics).
• Identification des entreprises, uniquement si vous l’autorisez : l’entreprise d’où provient une visite, déterminée à partir de l’adresse IP (Leadfeeder). Les deux finalités sont des choix distincts dans le bandeau des cookies, et rien n’est collecté tant que vous n’avez pas autorisé une finalité ; voir la section 8.
• Formulaire de contact : nom, adresse e-mail et votre message.
• Formulaire de demande de démo : nom, adresse e-mail professionnelle, entreprise et, facultativement, les types de questionnaires que vous traitez.

Un formulaire envoyé nous parvient par e-mail dans notre boîte de réception via Scaleway, un fournisseur d’e-mails transactionnels établi en France. Rien de ce que vous saisissez n’est stocké sur le serveur web.

Lorsque vous utilisez notre plateforme en tant que client

• Données de compte : nom, adresse e-mail, nom de l’entreprise, rôle dans l’espace de travail et, le cas échéant, informations de facturation.
• Contenu de la base de connaissances : Documents, certificats et politiques que vous importez pour constituer la base de connaissances de votre espace de travail.
• Données de questionnaire : fichiers de questionnaire que vous importez et réponses générées ou modifiées dans la plateforme.
• Activité et AI logs : Qui a fait quoi dans l’espace de travail et quand, depuis quelle adresse IP et quel navigateur, ainsi que les requêtes envoyées au modèle d’IA et ses réponses, conservées pour que vos administrateurs puissent auditer l’espace de travail.
• Rapports d’erreur : lorsque quelque chose ne fonctionne pas, un rapport contenant l’erreur, l’adresse de la page en défaut, le nom de l’espace de travail et l’identifiant de compte de l’utilisateur connecté (pas son nom ni son adresse e-mail) est envoyé à notre service de surveillance des erreurs afin que nous puissions corriger le problème.
• Saisie vocale : si vous dictez à l’assistant, l’enregistrement est envoyé une seule fois au fournisseur d’IA que votre espace de travail utilise pour la transcription et n’est pas conservé ; seul le texte revient.

2. Comment nous utilisons vos données

• Pour fournir et exploiter le Service
• Pour répondre à votre demande ou organiser la démo que vous avez sollicitée
• Pour envoyer des e-mails transactionnels (invitations, réinitialisations de mot de passe, notifications de facturation)
• Pour assurer la sécurité du Service et pour détecter et corriger les erreurs
• Pour voir quelles pages de notre site web sont lues, et quelles entreprises le visitent, si vous autorisez ces finalités
• Pour respecter les obligations légales

Nous n’utilisons pas vos données à des fins publicitaires. Nous ne vendons pas vos données. Nous n’utilisons pas le contenu importé par les clients pour entraîner des modèles d’IA, et nos fournisseurs d’IA ne le font pas non plus.

3. Base juridique du traitement (GDPR)

• Contrat (article 6, paragraphe 1, point b) : fourniture du Service auquel vous ou votre employeur avez souscrit, et réponse à une demande de contact ou de démo, qui constituent des mesures précontractuelles prises à votre demande.
• Intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f) : journalisation du serveur à des fins de sécurité et de prévention des abus ; surveillance des erreurs ; amélioration de notre produit à partir de données d’utilisation agrégées ; conservation de la correspondance d’une relation commerciale.
• Consentement (article 6(1)(a)) : les statistiques du site web via Google Analytics et l’identification des entreprises via Leadfeeder, deux finalités distinctes qui ne s’exécutent chacune qu’après que vous les avez autorisées dans le bandeau des cookies. Vous pouvez retirer l’un ou l’autre consentement à tout moment sous « Paramètres des cookies » dans le pied de page. Les e-mails marketing, si nous en envoyons un jour, reposeraient eux aussi sur le consentement.
• Obligation légale (article 6, paragraphe 1, point c) : conservation des pièces de facturation comme l’exige la législation comptable danoise.

4. Conservation des données

• Journaux du serveur : jusqu’à 90 jours.
• Données d’analyse : les durées de vie des cookies sont indiquées à la section 8 ; Google Analytics conserve les statistiques de pages vues pendant 14 mois.
• Demandes de contact et de démo : l’e-mail reste dans notre boîte de réception jusqu’à 12 mois après le traitement de votre demande, afin que nous puissions y donner suite, sauf si une relation client s’ensuit.
• Données de compte client et contenu de l’espace de travail : pendant toute la durée de l’abonnement. À son terme, le client dispose de 30 jours pour exporter son contenu, après quoi l’espace de travail est supprimé dans un délai de 30 jours et les copies de sauvegarde sont écrasées dans les 35 jours suivants.
• Rapports d’erreur : 90 jours.
• Pièces de facturation : 5 ans après la clôture de l’exercice comptable, comme l’exige la législation comptable danoise.

Vous pouvez demander une suppression anticipée à tout moment en écrivant à mail@responsemate.dk.

5. Avec qui nous partageons les données

Nous ne partageons de données personnelles qu’avec les prestataires dont nous avons besoin pour faire fonctionner le site web et la plateforme. Chacun d’eux traite les données sur nos instructions, dans le cadre d’un accord de traitement des données. Nous ne communiquons de données personnelles à personne à des fins de marketing.

Pour le site web :

• DigitalOcean (hébergement web, centre de données dans l’UE)
• Scaleway (achemine les e-mails des formulaires de contact et de démo, France)
• Google Ireland Ltd. (Google Analytics, uniquement après que vous avez autorisé les statistiques ; les données peuvent être traitées aux États-Unis)
• Leadfeeder, Liidio Oy (identifie l’entreprise d’où provient une visite, uniquement après que vous avez autorisé l’identification des entreprises, Finlande)

Pour la plateforme :

• DigitalOcean (hébergement de l’application et file d’attente des tâches, Amsterdam, Pays-Bas)
• Cloudflare, Inc. (réseau de diffusion de contenu et point de terminaison TLS de DigitalOcean : chaque requête adressée à la plateforme y transite ; les visiteurs de l’UE sont servis depuis des points de présence dans l’UE ; il ne stocke aucun contenu)
• MongoDB Atlas (base de données et sauvegardes, Stockholm, Suède)
• Amazon Web Services (stockage des fichiers à Stockholm, Suède, et reconnaissance de texte des documents numérisés à Dublin, Irlande)
• OpenAI (le fournisseur d’IA de repli pour un espace de travail qui n’a connecté aucun fournisseur propre : traitement transitoire d’extraits et d’enregistrements vocaux dictés aux États-Unis, rien n’est conservé au-delà de la surveillance des abus pendant 30 jours au maximum ; un client peut à la place connecter son propre fournisseur d’IA, y compris des fournisseurs hébergés dans l’UE)
• Scaleway (e-mails d’invitation et de réinitialisation de mot de passe, France)
• Sentry (surveillance des erreurs, Francfort, Allemagne ; un rapport contient l’identifiant de compte, le nom de l’espace de travail et l’adresse de la page, jamais le nom ni l’adresse e-mail)

Notre accord de traitement des données et la liste des sous-traitants ultérieurs publiée nomment ces sous-traitants ultérieurs avec leurs adresses, et les clients sont informés au moins 30 jours avant l’ajout ou le remplacement de l’un d’eux. Les intégrations qu’un client active lui-même, comme l’authentification unique Microsoft, SharePoint ou Slack, transmettent des données à ce fournisseur dans le cadre du contrat propre du client avec celui-ci.

Nous pouvons divulguer des données si la loi danoise ou de l’UE nous y oblige, ou en réponse à une ordonnance judiciaire valide.

6. Transferts internationaux

Le site web et la plateforme sont hébergés dans l’Union européenne. Cinq de nos fournisseurs sont des entreprises américaines ou peuvent traiter des données personnelles aux États-Unis : Google (statistiques, uniquement avec votre consentement), OpenAI (le fournisseur d’IA de repli de la plateforme : traitement transitoire d’extraits et d’enregistrements dictés pour les espaces de travail qui n’ont connecté aucun fournisseur propre, rien n’est conservé au-delà de la surveillance des abus pendant 30 jours au maximum), la société mère de Sentry (assistance à distance pour la surveillance des erreurs hébergée dans l’UE), DigitalOcean, LLC (l’hébergeur, dont le centre de données pour la plateforme se trouve à Amsterdam) et Cloudflare, Inc. (le point d’entrée de l’hébergement, qui sert les visiteurs de l’UE depuis des points de présence dans l’UE). Chacun est certifié au titre du cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-US Data Privacy Framework), et nos accords avec eux comprennent également les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Les clients qui préfèrent qu’aucun traitement IA n’ait lieu hors de l’UE peuvent configurer la plateforme pour utiliser un fournisseur d’IA hébergé dans l’UE avec leur propre clé.

7. Vos droits au titre du GDPR

Si vous vous trouvez dans l’UE ou l’EEE, vous disposez des droits suivants :

• Accès : demander une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet.
• Rectification : Demander la correction de données inexactes.
• Effacement : Demandez la suppression de vos données (« droit à l’oubli »).
• Restriction : Demandez-nous de limiter le traitement de vos données.
• Portabilité : Demandez vos données dans un format lisible par machine.
• Opposition : vous opposer au traitement fondé sur l’intérêt légitime.
• Retirer le consentement : lorsque le traitement repose sur le consentement, le retirer à tout moment.

Pour exercer l’un de ces droits, contactez mail@responsemate.dk. Nous répondrons dans un délai d’un mois. Si vos données se trouvent dans l’espace de travail d’un client, nous transmettrons votre demande à ce client, qui en décide en tant que responsable du traitement. Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité danoise de protection des données (Datatilsynet), Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Danemark, dt@datatilsynet.dk, datatilsynet.dk.

8. Cookies

Notre site web fonctionne sans cookies. Nous souhaitons utiliser deux services, pour deux finalités distinctes : Google Analytics, pour voir quelles pages sont lues (statistiques), et Leadfeeder, pour voir quelles entreprises nous visitent (identification des entreprises). Chacun n’est chargé qu’après que vous avez autorisé cette finalité dans le bandeau en bas de la page, où vous pouvez autoriser les deux, refuser les deux ou cocher celle que vous acceptez. Vos choix sont enregistrés dans votre navigateur, et vous pouvez les modifier à tout moment sous « Paramètres des cookies » dans le pied de page. Si vous refusez une finalité, ou retirez votre consentement plus tard, les cookies de ce service sont supprimés et la page est rechargée sans lui. Nous vous reposons la question après 12 mois.

Tout ce que ce site peut enregistrer dans votre navigateur, cookies et stockage du navigateur confondus :

Google peut traiter les statistiques aux États-Unis au titre du cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-US Data Privacy Framework) et des clauses contractuelles types. Leadfeeder associe l’adresse IP à une entreprise et nous montre l’entreprise, pas la personne. Les navigateurs peuvent raccourcir les durées de vie ci-dessus ; Safari conserve les cookies déposés par script au plus 7 jours. La liste a été vérifiée pour la dernière fois dans la documentation des deux fournisseurs le 9 octobre 2026.

Si vous n’autorisez aucune des deux finalités, rien n’est chargé d’aucun des deux services et aucun de leurs cookies n’est déposé.

Notre plateforme, où les clients se connectent, dépose ces cookies et éléments de stockage. Les trois premiers sont nécessaires à son fonctionnement et ne demandent aucun consentement ; le quatrième fait l’objet d’une demande.

Dans la plateforme, une personne connectée est interrogée une fois pour savoir si Google Tag Manager peut mesurer quelles parties du produit sont utilisées ; rien n’est chargé avant ce choix, le choix est conservé 12 mois et peut être modifié sous « Cookie settings » dans le pied de page de la plateforme, et les pages de connexion ne chargent aucun outil d’analyse.

9. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. Nous informerons les clients de toute modification importante par e-mail au moins 14 jours avant son entrée en vigueur. La date de « dernière mise à jour » en haut de cette page reflète la révision la plus récente.

10. Contact

Pour toute question liée à la confidentialité ou pour exercer vos droits :

• E-mail : mail@responsemate.dk
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