Vos documents restent les vôtres : sécurité, hébergement dans l’UE et contrôle du fournisseur d’IA
Responsemate est conçu spécifiquement pour les équipes qui gèrent des documents sensibles de sécurité et de conformité. Voici notre approche de la protection des données et du traitement responsable par l’IA.
Entreprise danoise · hébergement des données dans la région UE
Axé sur GDPR
Responsemate est exploité par une entreprise danoise et conçu pour aider les équipes attentives au GDPR. Pour les données de l’espace de travail du client, vous restez le responsable du traitement des données et nous agissons comme sous-traitant dans le cadre d’un accord de traitement des données.
Hébergement des données dans l’UE
Les données des espaces de travail clients sont stockées dans une infrastructure cloud située dans la région UE. Lorsque des sous-traitants approuvés traitent des données en dehors de l’UE ou de l’EEE, nous utilisons des garanties contractuelles telles que les clauses contractuelles types.
Aucun entraînement de l’IA sur vos données
Vos documents, questionnaires et réponses ne sont pas utilisés pour entraîner des modèles d’IA. Votre base de connaissances est traitée uniquement pour générer des réponses et des recommandations pour votre espace de travail.
Protégé pendant le stockage & le transit
Les données client sont protégées par des contrôles de stockage cloud et des connexions chiffrées en transit. L’accès aux systèmes de production est limité au personnel autorisé.
Disponibilité en direct et historique des incidents : Voir la page de statut →
Comment nous traitons vos données
Ce que nous stockons
Nous stockons les fichiers que vous téléversez dans votre base de connaissances, les questionnaires que vous importez, les réponses générées par l’IA et modifiées par des humains que votre équipe produit, ainsi que les informations de compte ou de facturation le cas échéant. Nous ne stockons pas les numéros de carte de paiement.
Durée de conservation
Vos données sont conservées tant que votre compte est actif ou selon ce qui est convenu autrement dans votre contrat. Vous pouvez demander leur suppression en contactant mail@responsemate.dk.
Qui peut y accéder
Seuls les utilisateurs de votre espace de travail peuvent accéder aux données de l’espace de travail via le produit. Le personnel de Responsemate n’accède aux données client que lorsque cela est nécessaire pour le support, les opérations ou la réponse aux incidents, et dans le cadre d’obligations de confidentialité.
Comment l’IA traite votre contenu
Lorsque vous lancez un questionnaire, des extraits pertinents de votre base de connaissances peuvent être envoyés aux API de grands modèles de langage configurées afin de générer des réponses. Nous utilisons des fournisseurs d’IA dans le cadre de conditions commerciales/API et d’accords de traitement des données visant à empêcher l’utilisation du contenu client pour l’entraînement de modèles.
Ce que l’IA peut modifier d’elle-même
Rien. Les brouillons restent des brouillons jusqu’à ce qu’une personne les approuve, et seules les réponses approuvées sont exportées. Lorsque l’assistant IA est invité à agir, il affiche une proposition qui indique ce qui va changer ; le changement intervient après votre confirmation, et la plupart peuvent être annulés depuis la même réponse. Tout ce que Responsemate fait de lui-même, comme l’analyse nocturne de la base de connaissances, est signalé comme activité système dans l’historique.
Conformité IA et contrôle du fournisseur
Responsemate est conçu pour les équipes réglementées qui doivent maîtriser la manière dont l’IA est configurée, relue et documentée. Notre approche est indépendante du fournisseur de LLM et conçue pour soutenir des workflows responsables et conformes à l’AI Act.
Non lié à un seul fournisseur d’IA
Responsemate fonctionne avec le fournisseur de modèle de langage que vous choisissez, afin que votre espace de travail ne soit pas verrouillé auprès d’un seul fournisseur. Chaque appel IA est consigné pour vos administrateurs : ce qui a été demandé, ce qui a été renvoyé, le modèle utilisé et le temps que cela a pris.
Utilisez vos propres clés IA
Un administrateur peut connecter vos propres clés API pour OpenAI, Anthropic, Azure OpenAI, Google, Mistral ou Amazon Bedrock. Les clés sont stockées chiffrées, l’utilisation passe par votre compte et relève de votre contrat avec le fournisseur, et un modèle différent peut être choisi pour rédiger les brouillons, le chat, la lecture des imports et la maintenance.
Conçu pour une utilisation conforme à l’AI Act
Responsemate aide les équipes à garder l’humain dans la boucle, à relire les réponses générées par l’IA avant utilisation et à conserver un contexte fondé sur les sources pour les réponses générées. Ces contrôles sont conçus pour soutenir la gouvernance interne de l’IA et les obligations de conformité à l’AI Act de l’UE.
Des résultats transparents et faciles à relire
La production de l’IA est traitée comme un brouillon destiné à la relecture par un expert, et non comme une réponse finale automatique. Les équipes peuvent modifier, approuver et réutiliser les réponses, avec le contexte pertinent de la base de connaissances visible pendant le workflow.
Sous-traitants ultérieurs
Nous faisons appel à des sous-traitants ultérieurs tiers pour fournir le service. Le contenu client est traité selon des conditions et des accords fournisseurs destinés à limiter son utilisation à la fourniture du service contracté. La liste complète des sous-traitants ultérieurs, avec leurs adresses et leurs garanties, et l’accord de traitement des données dont elle fait partie sont publiés ici.
| Sous-traitant ultérieur | Objectif | Emplacement des données | Notes |
|---|---|---|---|
| DigitalOcean | Hébergement de l’application et file d’attente des tâches | Amsterdam, Pays-Bas | Chaque requête adressée à la plateforme passe par ces serveurs. |
| Cloudflare | Réseau de diffusion de contenu et point de terminaison TLS de DigitalOcean, engagé par DigitalOcean | Points de présence dans l’UE pour les visiteurs de l’UE ; une entreprise américaine | Chaque requête y transite avant d’atteindre l’application. Il ne stocke aucun contenu et dépose un seul cookie strictement nécessaire. |
| MongoDB Atlas | Base de données et sauvegardes | Stockholm, Suède | Comptes, texte de la base de connaissances, questionnaires et réponses, activité et AI logs. |
| Amazon Web Services | Stockage des fichiers et reconnaissance de texte des documents numérisés | Stockholm, Suède et Dublin, Irlande | Les fichiers importés restent dans l’UE. |
| OpenAI | Fournisseur d’IA de repli, utilisé uniquement par un espace de travail qui n’a pas connecté son propre fournisseur d’IA : brouillons, résumés, embeddings de recherche, réponses du chat et transcription de la saisie vocale dictée | Traitement transitoire aux États-Unis ; rien n’est conservé au-delà de la surveillance des abus pendant 30 jours au maximum. Le contenu de l’espace de travail reste dans l’UE. | Seuls les extraits nécessaires à une requête quittent l’UE, le temps d’y répondre ; ils ne servent pas à entraîner des modèles et ne sont pas conservés au-delà de la surveillance des abus. Couvert par le cadre de protection des données UE-États-Unis et les clauses contractuelles types. Un espace de travail qui connecte sa propre clé auprès du fournisseur de son choix, y compris ceux hébergés dans l’UE, ne l’utilise jamais. |
| Scaleway | E-mails d’invitation et de réinitialisation de mot de passe | Paris, France | Reçoit uniquement le nom et l’adresse e-mail du destinataire. |
| Sentry | Surveillance des erreurs | Francfort, Allemagne | Un rapport d’erreur contient l’identifiant de compte, le nom de l’espace de travail et l’adresse de la page, jamais le nom ni l’adresse e-mail. Les enregistrements de session (session replay) masquent tout le texte. Le script de surveillance est servi par la plateforme elle-même. |
La liste complète avec les adresses figure à l’annexe B de notre accord de traitement des données, disponible pour tout client professionnel sur demande. Les clients sont informés au moins 30 jours avant l’ajout ou le remplacement d’un sous-traitant ultérieur. Les intégrations qu’un client active lui-même, comme l’authentification unique Microsoft, SharePoint ou Slack, relèvent du contrat propre du client avec ce fournisseur.
Dernière mise à jour : 16 octobre 2026