La situation
Un cabinet de conseil en sécurité ou en conformité prend en charge des questionnaires pour ses clients : une banque envoie un SIG à un client, le client le transmet au cabinet de conseil, le cabinet y répond à partir de ce qu’il sait du client et le renvoie pour approbation. Multipliez cela par vingt clients et les risques sont évidents. Des informations d’un client se retrouvent dans les réponses d’un autre. Le consultant qui connaissait un client part, et la connaissance part avec lui. Le client ne peut pas voir ce qui a été répondu en son nom l’année précédente.
Un espace de travail par client
Chaque client dispose de son propre espace de travail : sa propre base de connaissances composée de politiques, de preuves et de réponses approuvées, son propre historique de questionnaires, ses propres utilisateurs. Rien ne passe de l’un à l’autre. Les collaborateurs du cabinet de conseil sont membres des espaces de travail sur lesquels ils interviennent, et nulle part ailleurs, et le client peut recevoir un siège viewer ou membre dans son propre espace de travail afin d’approuver les réponses et de consulter le registre.
Une qualité constante sur l’ensemble du portefeuille
La méthode est la même dans chaque espace de travail, même si les faits diffèrent : importer le questionnaire, préparer un brouillon à partir de la bibliothèque du client, relire selon le score de confiance, attribuer les questions auxquelles seul le client peut répondre, exporter dans le fichier du client demandeur, réintégrer les réponses approuvées dans la bibliothèque du client. Un consultant qui passe d’un client à un autre retrouve les mêmes écrans et les mêmes sources pour chaque réponse, si bien que la qualité ne dépend pas de la personne qui se trouvait connaître le client.
Ce que voit le client
Chaque questionnaire auquel il a été répondu pour son compte, avec qui a répondu quoi et quand. La bibliothèque de ses propres réponses approuvées, qui lui appartient et qu’elle conserve si la mission prend fin. L’historique indiquant quel client a demandé quoi, et les questions qui reviennent sans cesse, ce qui constitue la liste du cabinet de conseil pour savoir quoi rédiger ensuite pour ce client.
Ce que voit le cabinet de conseil
Dans l’ensemble des espaces de travail, quels clients ont des questionnaires ouverts, où ils en sont, et les heures gagnées sur chacun, le nombre sur lequel se fonde la tarification de la mission. La bibliothèque d’un client qui s’enrichit à chaque questionnaire est une raison pour le client de rester.
Par où commencer
Une démo avec le questionnaire le plus récent d’un client et ses politiques montre tout le cycle. Réservez-en une, et voyez comment les rôles et équipe maintiennent la séparation entre les clients.