Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 16 oktober 2026. Wijzigingen in deze herziening: statistieken en bedrijfsidentificatie zijn nu twee afzonderlijke keuzes in de cookiebanner, Cloudflare wordt genoemd als de hosting-edge vóór het platform, de cookies die het platform zelf plaatst staan vermeld, spraakinvoer wordt beschreven, de zin over foutbewaking zegt precies wat een rapport bevat, en het adres van de toezichthouder is toegevoegd.

Dit privacybeleid beschrijft hoe Responsemate ApS (“Responsemate”, “wij”, “ons” of “onze”) informatie over u verzamelt, gebruikt en beschermt wanneer u onze website op responsemate.dk en ons platform voor het automatiseren van compliancevragenlijsten gebruikt (samen de “Dienst”).

Responsemate ApS, CVR 45884422, Kirkeløkken 42, Nørre Søby, 5792 Årslev, Denemarken, is de verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die worden verzameld via onze website, onze contact- en demoformulieren en onze klantrelaties. Voor de inhoud die een klant naar ons platform uploadt, treedt Responsemate op als verwerker namens de klant, onder een verwerkersovereenkomst die is gebaseerd op de standaardcontractbepalingen van de Deense toezichthouder voor gegevensbescherming, en blijft de klant de verwerkingsverantwoordelijke.

1. Gegevens die wij verzamelen

Wanneer u onze website bezoekt

• Serverlogs: IP-adres, browsertype, opgevraagde pagina's en tijdstempels, door onze webserver maximaal 90 dagen bewaard voor beveiliging en het voorkomen van misbruik.
• Statistieken, alleen als u dat toestaat: welke pagina's worden gelezen, het type apparaat en browser, en een geschatte locatie afgeleid uit een ingekort IP-adres (Google Analytics).
• Bedrijfsidentificatie, alleen als u dat toestaat: het bedrijf waar een bezoek vandaan komt, afgeleid uit het IP-adres (Leadfeeder). De twee doeleinden zijn afzonderlijke keuzes in de cookiebanner, en er wordt niets verzameld totdat u een doeleinde toestaat; zie paragraaf 8.
• Contactformulier: naam, e-mailadres en uw bericht.
• Demoaanvraagformulier: naam, zakelijk e-mailadres, bedrijf en optioneel de soorten vragenlijsten die u behandelt.

Een ingevuld formulier wordt als e-mail naar onze inbox gestuurd via Scaleway, een aanbieder van transactionele e-mail in Frankrijk. Niets van wat u invult wordt op de webserver opgeslagen.

Wanneer u ons platform als klant gebruikt

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, rol in de werkruimte en, waar van toepassing, factuurgegevens.
• Inhoud van de kennisbank: Documenten, certificaten en beleidsstukken die u uploadt om de kennisbank van uw werkruimte op te bouwen.
• Vragenlijstgegevens: Vragenlijstbestanden die u importeert en de antwoorden die in het platform worden gegenereerd of bewerkt.
• Activiteit en AI logs: Wie wat wanneer in de werkruimte heeft gedaan, vanaf welk IP-adres en welke browser, en de verzoeken die naar het AI-model zijn gestuurd en de antwoorden daarop, bewaard zodat uw beheerders de werkruimte kunnen controleren.
• Foutrapporten: Als er iets misgaat, wordt een rapport met de fout, het adres van de pagina waarop die optrad, de naam van de werkruimte en het account-id van de aangemelde gebruiker (niet de naam of het e-mailadres) naar onze foutbewakingsdienst gestuurd, zodat wij het kunnen oplossen.
• Spraakinvoer: Als u tegen de assistent dicteert, wordt de opname één keer naar de AI-aanbieder gestuurd die uw werkruimte voor transcriptie gebruikt, en wordt zij niet opgeslagen; alleen de tekst komt terug.

2. Hoe wij uw gegevens gebruiken

• Om de Dienst te leveren en te exploiteren
• Om uw vraag te beantwoorden of de door u aangevraagde demo te regelen
• Om transactionele e-mails te versturen (uitnodigingen, wachtwoordherstel, factuurmeldingen)
• Om de Dienst veilig te houden en fouten op te sporen en te verhelpen
• Om te zien welke pagina's van onze website worden gelezen en welke bedrijven de site bezoeken, als u die doeleinden toestaat
• Om aan wettelijke verplichtingen te voldoen

Wij gebruiken uw gegevens niet voor advertenties. Wij verkopen uw gegevens niet. Wij gebruiken door klanten geüploade inhoud niet om AI-modellen te trainen, en onze AI-aanbieders evenmin.

3. Rechtsgrond voor de verwerking (AVG/GDPR)

• Overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder b): het leveren van de Dienst waarop u of uw werkgever een abonnement heeft, en het beantwoorden van een contact- of demoaanvraag, wat stappen zijn die op uw verzoek worden genomen voordat een overeenkomst wordt gesloten.
• Gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f): serverlogging voor beveiliging en het voorkomen van misbruik; foutbewaking; verbetering van ons product op basis van geaggregeerde gebruiksgegevens; het bewaren van de correspondentie van een zakelijke relatie.
• Toestemming (artikel 6, lid 1, onder a): websitestatistieken via Google Analytics en bedrijfsidentificatie via Leadfeeder, twee afzonderlijke doeleinden die elk pas actief worden nadat u ze in de cookiebanner toestaat. U kunt elk van beide toestemmingen op elk moment intrekken onder “Cookie-instellingen” in de voettekst. Marketingmails, als wij die ooit versturen, zouden ook op toestemming berusten.
• Wettelijke verplichting (artikel 6, lid 1, onder c): het bewaren van factuurgegevens zoals de Deense boekhoudwetgeving vereist.

4. Bewaartermijnen

• Serverlogs: maximaal 90 dagen.
• Analysegegevens: de bewaartermijnen van de cookies staan in paragraaf 8; Google Analytics bewaart de paginaweergavestatistieken 14 maanden.
• Contact- en demoaanvragen: de e-mail blijft tot 12 maanden na de afhandeling van uw aanvraag in onze mailbox staan, zodat wij kunnen opvolgen, tenzij er een klantrelatie uit voortkomt.
• Accountgegevens en werkruimte-inhoud van klanten: voor de duur van het abonnement. Na afloop heeft de klant 30 dagen om zijn inhoud te exporteren; daarna wordt de werkruimte binnen 30 dagen verwijderd en worden de back-upkopieën binnen nog eens 35 dagen overschreven.
• Foutrapporten: 90 dagen.
• Factuurgegevens: 5 jaar na afloop van het boekjaar, zoals de Deense boekhoudwetgeving vereist.

U kunt op elk moment om eerdere verwijdering vragen door te schrijven naar mail@responsemate.dk.

5. Met wie wij gegevens delen

Wij delen persoonsgegevens alleen met de dienstverleners die wij nodig hebben om de website en het platform te laten draaien. Elk van hen verwerkt gegevens volgens onze instructies onder een verwerkersovereenkomst. Wij delen persoonsgegevens met niemand voor marketingdoeleinden.

Voor de website:

• DigitalOcean (webhosting, datacenter in de EU)
• Scaleway (bezorgt de e-mail van het contact- en demoformulier, Frankrijk)
• Google Ireland Ltd. (Google Analytics, alleen nadat u statistieken toestaat; gegevens kunnen in de VS worden verwerkt)
• Leadfeeder, Liidio Oy (identificeert het bedrijf waar een bezoek vandaan komt, alleen nadat u bedrijfsidentificatie toestaat, Finland)

Voor het platform:

• DigitalOcean (applicatiehosting en taakwachtrij, Amsterdam, Nederland)
• Cloudflare, Inc. (de content-delivery- en TLS-edge van DigitalOcean: elk verzoek aan het platform passeert het onderweg; EU-bezoekers worden bediend vanuit points of presence in de EU; het slaat geen inhoud op)
• MongoDB Atlas (database en back-ups, Stockholm, Zweden)
• Amazon Web Services (bestandsopslag in Stockholm, Zweden, en tekstherkenning van gescande documenten in Dublin, Ierland)
• OpenAI (de fallback-AI-aanbieder voor een werkruimte die geen eigen aanbieder heeft gekoppeld: tijdelijke verwerking van fragmenten en gedicteerde spraakopnamen in de VS, niets wordt bewaard behalve voor misbruikcontrole van maximaal 30 dagen; een klant kan in plaats daarvan een eigen AI-aanbieder koppelen, ook in de EU gehoste)
• Scaleway (e-mails voor uitnodigingen en wachtwoordherstel, Frankrijk)
• Sentry (foutbewaking, Frankfurt, Duitsland; een rapport bevat het account-id, de naam van de werkruimte en het adres van de pagina, nooit de naam of het e-mailadres)

Onze verwerkersovereenkomst en de gepubliceerde lijst van subverwerkers vermelden deze subverwerkers met hun adressen, en klanten worden ten minste 30 dagen van tevoren geïnformeerd voordat er een wordt toegevoegd of vervangen. Integraties die een klant zelf inschakelt, zoals Microsoft single sign-on, SharePoint of Slack, sturen gegevens naar die aanbieder onder de eigen overeenkomst van de klant met die aanbieder.

Wij kunnen gegevens verstrekken wanneer het Deense of EU-recht ons daartoe verplicht, of op grond van een geldig gerechtelijk bevel.

6. Internationale doorgiften

De website en het platform worden gehost in de Europese Unie. Vijf van onze aanbieders zijn Amerikaanse bedrijven of kunnen persoonsgegevens in de VS verwerken: Google (statistieken, alleen met uw toestemming), OpenAI (de fallback-AI-aanbieder van het platform: tijdelijke verwerking van fragmenten en gedicteerde opnamen voor werkruimten die geen eigen aanbieder hebben gekoppeld, niets wordt bewaard behalve voor misbruikcontrole van maximaal 30 dagen), het moederbedrijf van Sentry (ondersteuning op afstand van de in de EU gehoste foutbewaking), DigitalOcean, LLC (het hostingbedrijf, waarvan het datacenter voor het platform in Amsterdam staat) en Cloudflare, Inc. (de hosting-edge, die EU-bezoekers bedient vanuit points of presence in de EU). Elk van hen is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework, en onze overeenkomsten met hen bevatten ook de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Klanten die liever geen AI-verwerking buiten de EU hebben, kunnen het platform met hun eigen sleutel instellen op een in de EU gehoste AI-aanbieder.

7. Uw rechten onder de AVG (GDPR)

Als u zich in de EU of de EER bevindt, hebt u de volgende rechten:

• Inzage: Vraag een kopie op van de persoonsgegevens die wij over u bewaren.
• Rectificatie: Vraag om correctie van onjuiste gegevens.
• Verwijdering: Vraag om verwijdering van uw gegevens (“recht op vergetelheid”).
• Beperking: Vraag ons de verwerking van uw gegevens te beperken.
• Overdraagbaarheid: Vraag uw gegevens op in een machineleesbaar formaat.
• Bezwaar: Maak bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
• Toestemming intrekken: Waar de verwerking op toestemming berust, kunt u die te allen tijde intrekken.

Om een van deze rechten uit te oefenen, neemt u contact op via mail@responsemate.dk. Wij reageren binnen één maand. Staan uw gegevens in de werkruimte van een klant, dan geven wij uw verzoek door aan die klant, die er als verwerkingsverantwoordelijke over beslist. U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Deense toezichthouder voor gegevensbescherming (Datatilsynet), Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Denemarken, dt@datatilsynet.dk, datatilsynet.dk.

8. Cookies

Onze website werkt zonder cookies. Wij willen graag twee diensten gebruiken, voor twee afzonderlijke doeleinden: Google Analytics, om te zien welke pagina's worden gelezen (statistieken), en Leadfeeder, om te zien welke bedrijven ons bezoeken (bedrijfsidentificatie). Elk daarvan wordt pas geladen nadat u dat doeleinde toestaat in de banner onderaan de pagina, waar u beide kunt toestaan, beide kunt weigeren of het doeleinde kunt aanvinken dat u accepteert. Uw keuzes worden in uw browser opgeslagen en u kunt ze op elk moment wijzigen onder “Cookie-instellingen” in de voettekst. Als u een doeleinde weigert, of uw toestemming later intrekt, worden de cookies van die dienst verwijderd en wordt de pagina zonder die dienst opnieuw geladen. Na 12 maanden vragen wij het opnieuw.

Alles wat deze site in uw browser kan opslaan, cookies en browseropslag samen:

Google kan de statistieken in de VS verwerken onder het EU-VS Data Privacy Framework en de standaardcontractbepalingen. Leadfeeder koppelt het IP-adres aan een bedrijf en toont ons het bedrijf, niet de persoon. Browsers kunnen de bovenstaande levensduren inkorten; Safari bewaart door scripts geplaatste cookies hoogstens 7 dagen. De lijst is voor het laatst op 9 oktober 2026 gecontroleerd aan de hand van de documentatie van beide aanbieders.

Als u geen van beide doeleinden toestaat, wordt er van geen van beide diensten iets geladen en worden er geen cookies van geplaatst.

Ons platform, waar klanten zich aanmelden, plaatst deze cookies en opslagitems. De eerste drie zijn nodig om het te laten werken en vereisen geen toestemming; voor de vierde wordt toestemming gevraagd.

Binnen het platform wordt een aangemelde persoon één keer gevraagd of Google Tag Manager mag meten welke onderdelen van het product worden gebruikt; er wordt niets geladen vóór die keuze, de keuze wordt 12 maanden bewaard en kan worden gewijzigd onder “Cookie settings” in de voettekst van het platform, en op de aanmeldpagina's worden helemaal geen analysetools geladen.

9. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit beleid van tijd tot tijd bijwerken. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij klanten per e-mail, ten minste 14 dagen voordat ze ingaan. De datum “laatst bijgewerkt” bovenaan deze pagina geeft de meest recente herziening weer.

10. Contact

Voor vragen over privacy of om uw rechten uit te oefenen:

• E-mail: mail@responsemate.dk
• Responsemate ApS · CVR 45884422 · Kirkeløkken 42, Nørre Søby · 5792 Årslev · Denemarken