Uw documenten blijven van u: beveiliging, hosting in de EU en controle over de AI-aanbieder
Responsemate is speciaal gebouwd voor teams die gevoelige beveiligings- en compliancedocumentatie verwerken. Zo gaan we om met gegevensbescherming en verantwoorde AI-verwerking.
Deens bedrijf · gegevenshosting in de EU-regio
Gericht op de AVG (GDPR)
Responsemate wordt beheerd door een Deens bedrijf en is ontworpen voor teams die bewust met de AVG (GDPR) omgaan. Voor de gegevens in uw werkruimte blijft u de verwerkingsverantwoordelijke en treden wij op als verwerker onder een verwerkersovereenkomst.
Gegevenshosting in de EU
Gegevens van klantwerkruimten worden opgeslagen in cloudinfrastructuur in de EU-regio. Waar goedgekeurde subverwerkers gegevens buiten de EU of EER verwerken, gebruiken we contractuele waarborgen zoals de standaardcontractbepalingen.
Geen AI-training op uw gegevens
Uw documenten, vragenlijsten en antwoorden worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Uw kennisbank wordt alleen verwerkt om antwoorden en aanbevelingen voor uw werkruimte te genereren.
Beschermd bij opslag & transport
Klantgegevens worden beschermd door beveiligingsmaatregelen van de cloudopslag en versleutelde verbindingen tijdens transport. Toegang tot productiesystemen is beperkt tot bevoegd personeel.
Actuele beschikbaarheid en incidentgeschiedenis: Statuspagina bekijken →
Hoe we met uw gegevens omgaan
Wat we opslaan
We slaan de bestanden op die u naar uw kennisbank uploadt, de vragenlijsten die u importeert, de door AI gegenereerde en door mensen bewerkte antwoorden die uw team produceert, en waar van toepassing account- of factuurgegevens. We slaan geen betaalkaartnummers op.
Hoe lang we ze bewaren
Uw gegevens worden bewaard zolang uw account actief is of zoals anders in uw contract is afgesproken. U kunt verwijdering aanvragen via mail@responsemate.dk.
Wie er toegang toe heeft
Alleen gebruikers in uw werkruimte hebben via het product toegang tot de gegevens van die werkruimte. Medewerkers van Responsemate benaderen klantgegevens alleen wanneer dat nodig is voor support, beheer of incidentafhandeling, en onder geheimhoudingsplicht.
Hoe AI uw inhoud verwerkt
Wanneer u een vragenlijst laat verwerken, kunnen relevante fragmenten uit uw kennisbank naar de geconfigureerde API's van grote taalmodellen worden gestuurd om antwoorden te genereren. We gebruiken AI-aanbieders onder zakelijke/API-voorwaarden en verwerkersovereenkomsten die bedoeld zijn om te voorkomen dat klantinhoud wordt gebruikt voor het trainen van modellen.
Wat de AI zelfstandig mag wijzigen
Niets. Concepten blijven concepten totdat een persoon ze goedkeurt, en alleen goedgekeurde antwoorden worden geëxporteerd. Wanneer de AI-assistent wordt gevraagd iets te doen, toont hij een voorstel dat benoemt wat er verandert; de wijziging gebeurt pas nadat u bevestigt, en de meeste zijn vanuit hetzelfde antwoord ongedaan te maken. Alles wat Responsemate zelfstandig doet, zoals de nachtelijke kennisscan, is in de geschiedenis gemarkeerd als systeemactiviteit.
AI-compliance en controle over de aanbieder
Responsemate is gebouwd voor gereguleerde teams die controle nodig hebben over hoe AI wordt geconfigureerd, gecontroleerd en gedocumenteerd. Onze aanpak is onafhankelijk van de LLM-aanbieder en ontworpen om verantwoorde werkprocessen te ondersteunen die voldoen aan de AI-verordening.
Niet gebonden aan één AI-aanbieder
Responsemate draait op de taalmodelaanbieder die u kiest, zodat uw werkruimte niet aan één aanbieder vastzit. Elke AI-aanroep wordt gelogd voor uw beheerders: wat er is gevraagd, wat er terugkwam, welk model, en hoe lang het duurde.
Uw eigen AI-sleutels gebruiken
Een beheerder kan uw eigen API-sleutels koppelen voor OpenAI, Anthropic, Azure OpenAI, Google, Mistral of Amazon Bedrock. Sleutels worden versleuteld opgeslagen, het gebruik loopt op uw account en onder uw contract met de aanbieder, en voor het opstellen van concepten, chat, het inlezen van imports en onderhoud kan telkens een ander model worden gekozen.
Ontworpen voor gebruik conform de AI-verordening
Responsemate helpt teams om mensen in de besluitvorming te houden, door AI gegenereerde antwoorden vóór gebruik te controleren en brongebaseerde context bij gegenereerde antwoorden te bewaren. Deze maatregelen zijn ontworpen om interne AI-governance en de nalevingsverplichtingen van de EU AI-verordening te ondersteunen.
Transparante, controleerbare uitvoer
AI-uitvoer wordt behandeld als concept voor controle door een deskundige, niet als automatisch definitief antwoord. Teams kunnen antwoorden bewerken, goedkeuren en hergebruiken terwijl de relevante context uit de kennisbank tijdens het werk zichtbaar blijft.
Subverwerkers
We gebruiken externe subverwerkers om de dienst te leveren. Klantinhoud wordt verwerkt onder voorwaarden en overeenkomsten met die aanbieders die bedoeld zijn om het gebruik te beperken tot het leveren van de overeengekomen dienst. De volledige lijst van subverwerkers met adressen en certificeringen, en de verwerkersovereenkomst waar die bij hoort, zijn hier gepubliceerd.
| Subverwerker | Doel | Gegevenslocatie | Opmerkingen |
|---|---|---|---|
| DigitalOcean | Applicatiehosting en taakwachtrij | Amsterdam, Nederland | Elk verzoek aan het platform gaat via deze servers. |
| Cloudflare | De content-delivery- en TLS-edge van DigitalOcean, ingeschakeld door DigitalOcean | Points of presence in de EU voor EU-bezoekers; een Amerikaans bedrijf | Elk verzoek passeert het onderweg voordat het de applicatie bereikt. Het slaat geen inhoud op en plaatst één strikt noodzakelijke cookie. |
| MongoDB Atlas | Database en back-ups | Stockholm, Zweden | Accounts, tekst uit de kennisbank, vragenlijsten en antwoorden, activiteit en AI logs. |
| Amazon Web Services | Bestandsopslag en tekstherkenning van gescande documenten | Stockholm, Zweden en Dublin, Ierland | Geüploade bestanden blijven in de EU. |
| OpenAI | Fallback-AI-aanbieder, alleen gebruikt door een werkruimte die geen eigen AI-aanbieder heeft gekoppeld: concepten, samenvattingen, zoek-embeddings, chatantwoorden en de transcriptie van gedicteerde spraakinvoer | Tijdelijke verwerking in de VS; niets wordt bewaard behalve voor misbruikcontrole van maximaal 30 dagen. De inhoud van de werkruimte blijft in de EU. | Alleen de fragmenten die voor een verzoek nodig zijn verlaten de EU, en alleen zolang het beantwoorden duurt; ze worden niet gebruikt om modellen te trainen en niet langer bewaard dan voor misbruikcontrole. Gedekt door het EU-VS Data Privacy Framework en de standaardcontractbepalingen. Een werkruimte die haar eigen sleutel koppelt bij een aanbieder naar keuze, ook in de EU gehoste, gebruikt hem nooit. |
| Scaleway | E-mails voor uitnodigingen en wachtwoordherstel | Parijs, Frankrijk | Ontvangt alleen de naam en het e-mailadres van de ontvanger. |
| Sentry | Foutbewaking | Frankfurt, Duitsland | Een foutrapport bevat het account-id, de naam van de werkruimte en het adres van de pagina, nooit de naam of het e-mailadres. Sessieopnamen maskeren alle tekst. Het bewakingsscript wordt vanaf het platform zelf geladen. |
De volledige lijst met adressen is bijlage B van onze verwerkersovereenkomst, die elke zakelijke klant op verzoek ontvangt. Klanten worden ten minste 30 dagen van tevoren geïnformeerd voordat een subverwerker wordt toegevoegd of vervangen. Integraties die een klant zelf inschakelt, zoals Microsoft single sign-on, SharePoint of Slack, vallen onder de eigen overeenkomst van de klant met die aanbieder.
Laatst bijgewerkt: 16 oktober 2026