Personvernerklæring

Sist oppdatert: 16. oktober 2026. Endringer i denne revisjonen: statistikk og virksomhetsidentifikasjon er nå to separate valg i cookie-banneret, Cloudflare er navngitt som edge-laget foran plattformen, informasjonskapslene plattformen selv setter er listet opp, taleinndata er beskrevet, setningen om feilovervåking sier nøyaktig hva en rapport inneholder, og tilsynsmyndighetens adresse er oppgitt.

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Responsemate ApS («Responsemate», «vi», «oss» eller «vår») samler inn, bruker og beskytter opplysninger om deg når du bruker nettstedet vårt på responsemate.dk og plattformen vår for automatisering av etterlevelsesspørreskjemaer (samlet kalt «Tjenesten»).

Responsemate ApS, CVR 45884422, Kirkeløkken 42, Nørre Søby, 5792 Årslev, Danmark, er behandlingsansvarlig for personopplysninger som samles inn gjennom nettstedet vårt, kontakt- og demoskjemaene våre og kundeforholdene våre. For innholdet en kunde laster opp til plattformen vår, opptrer Responsemate som databehandler på vegne av kunden under en databehandleravtale basert på det danske Datatilsynets standardkontraktsklausuler, og kunden forblir behandlingsansvarlig.

1. Data vi samler inn

Når du besøker nettstedet vårt

• Serverlogger: IP-adresse, nettlesertype, forespurte sider og tidsstempler, som webserveren vår beholder i inntil 90 dager av hensyn til sikkerhet og for å hindre misbruk.
• Statistikk, bare hvis du tillater det: hvilke sider som blir lest, enhets- og nettlesertype, og en omtrentlig plassering utledet fra en forkortet IP-adresse (Google Analytics).
• Virksomhetsidentifikasjon, bare hvis du tillater det: virksomheten et besøk kommer fra, koblet ut fra IP-adressen (Leadfeeder). De to formålene er separate valg i cookie-banneret, og ingenting samles inn før du tillater et formål; se punkt 8.
• Kontaktskjema: navn, e-postadresse og meldingen din.
• Skjema for demoforespørsel: navn, jobb-e-postadresse, selskap og eventuelt hvilke typer spørreskjemaer du håndterer.

En skjemainnsending sendes til innboksen vår som en e-post gjennom Scaleway, en leverandør av transaksjons-e-post i Frankrike. Ingenting du skriver inn lagres på webserveren.

Når du bruker plattformen vår som kunde

• Kontodata: Navn, e-postadresse, firmanavn, rolle i arbeidsområdet og faktureringsopplysninger der det er aktuelt.
• Innhold i kunnskapsbasen: Dokumenter, sertifikater og retningslinjer du laster opp for å bygge kunnskapsbasen i arbeidsområdet ditt.
• Spørreskjemadata: Spørreskjemafiler du importerer, og svarene som genereres eller redigeres i plattformen.
• Aktivitet og AI logs: Hvem som gjorde hva i arbeidsområdet og når, fra hvilken IP-adresse og nettleser, og forespørslene som ble sendt til AI-modellen og svarene fra den, lagret slik at administratorene dine kan revidere arbeidsområdet.
• Feilrapporter: Når noe går galt, sendes en rapport med feilen, adressen til siden som sviktet, navnet på arbeidsområdet og den innloggede brukerens konto-ID (ikke navnet eller e-postadressen) til feilovervåkingstjenesten vår, slik at vi kan rette feilen.
• Taleinndata: Hvis du dikterer til assistenten, sendes opptaket én gang til AI-leverandøren arbeidsområdet ditt bruker til transkripsjon, og det lagres ikke; bare teksten kommer tilbake.

2. Hvordan vi bruker dataene dine

• For å levere og drifte Tjenesten
• For å svare på henvendelsen din eller avtale demoen du ba om
• For å sende transaksjons-e-poster (invitasjoner, tilbakestilling av passord, faktureringsvarsler)
• For å holde Tjenesten sikker og for å finne og rette feil
• For å se hvilke sider på nettstedet vårt som blir lest, og hvilke virksomheter som besøker det, hvis du tillater disse formålene
• For å oppfylle rettslige forpliktelser

Vi bruker ikke dataene dine til reklame. Vi selger ikke dataene dine. Vi bruker ikke innhold kundene laster opp til å trene AI-modeller, og det gjør heller ikke AI-leverandørene våre.

3. Behandlingsgrunnlag (GDPR)

• Avtale (artikkel 6 nr. 1 bokstav b): Levering av Tjenesten du eller arbeidsgiveren din abonnerer på, og besvarelse av en kontakt- eller demoforespørsel, som er tiltak på din forespørsel før en avtale inngås.
• Berettiget interesse (artikkel 6 nr. 1 bokstav f): Serverlogging av hensyn til sikkerhet og for å hindre misbruk; feilovervåking; forbedring av produktet vårt basert på aggregerte bruksdata; oppbevaring av korrespondansen i et forretningsforhold.
• Samtykke (artikkel 6 nr. 1 bokstav a): Nettstedsstatistikk gjennom Google Analytics og virksomhetsidentifikasjon gjennom Leadfeeder, to separate formål som hvert kjører først etter at du har tillatt dem i cookie-banneret. Du kan når som helst trekke tilbake hvert av samtykkene under «Cookie-innstillinger» i bunnteksten. Markedsførings-e-poster, hvis vi noen gang sender slike, vil også bygge på samtykke.
• Rettslig forpliktelse (artikkel 6 nr. 1 bokstav c): Oppbevaring av faktureringsbilag slik dansk bokføringslov krever.

4. Lagringstid

• Serverlogger: inntil 90 dager.
• Analysedata: levetiden til informasjonskapslene står i punkt 8; Google Analytics beholder sidevisningsstatistikk i 14 måneder.
• Kontakt- og demoforespørsler: e-posten blir liggende i postkassen vår i inntil 12 måneder etter at forespørselen din er behandlet, slik at vi kan følge opp, med mindre det blir et kundeforhold.
• Kundens kontodata og innhold i arbeidsområdet: så lenge abonnementet varer. Når det opphører, har kunden 30 dager på seg til å eksportere innholdet sitt. Deretter slettes arbeidsområdet innen 30 dager, og sikkerhetskopier overskrives innen ytterligere 35 dager.
• Feilrapporter: 90 dager.
• Faktureringsbilag: 5 år etter utgangen av regnskapsåret, slik dansk bokføringslovgivning krever.

Du kan når som helst be om tidligere sletting ved å skrive til mail@responsemate.dk.

5. Hvem vi deler data med

Vi deler personopplysninger bare med de tjenesteleverandørene vi trenger for å drive nettstedet og plattformen. Hver av dem behandler opplysningene etter våre instrukser under en databehandleravtale. Vi deler ikke personopplysninger med noen for markedsføring.

For nettstedet:

• DigitalOcean (webhosting, datasenter i EU)
• Scaleway (leverer e-posten fra kontakt- og demoskjemaene, Frankrike)
• Google Ireland Ltd. (Google Analytics, bare etter at du har tillatt statistikk; data kan behandles i USA)
• Leadfeeder, Liidio Oy (identifiserer virksomheten et besøk kommer fra, bare etter at du har tillatt virksomhetsidentifikasjon, Finland)

For plattformen:

• DigitalOcean (applikasjonsdrift og jobbkø, Amsterdam, Nederland)
• Cloudflare, Inc. (DigitalOceans edge-lag for innholdslevering og TLS: hver forespørsel til plattformen passerer gjennom det underveis; besøkende fra EU betjenes fra servere i EU; det lagrer ikke noe innhold)
• MongoDB Atlas (database og sikkerhetskopier, Stockholm, Sverige)
• Amazon Web Services (fillagring i Stockholm, Sverige, og tekstgjenkjenning av skannede dokumenter i Dublin, Irland)
• OpenAI (reserve-AI-leverandøren for et arbeidsområde som ikke har koblet til noen egen: forbigående behandling av utdrag og dikterte taleopptak i USA, ingenting beholdes utover misbruksovervåking i inntil 30 dager; en kunde kan i stedet koble til sin egen AI-leverandør, også EU-hostede)
• Scaleway (e-poster med invitasjoner og tilbakestilling av passord, Frankrike)
• Sentry (feilovervåking, Frankfurt, Tyskland; en rapport inneholder konto-ID, navnet på arbeidsområdet og sideadressen, aldri navnet eller e-postadressen)

Databehandleravtalen vår og den publiserte listen over underdatabehandlere navngir disse underdatabehandlerne med adresser, og kundene varsles minst 30 dager før en legges til eller byttes ut. Integrasjoner kunden selv slår på, som Microsoft single sign-on, SharePoint eller Slack, sender data til den leverandøren under kundens egen avtale med den.

Vi kan utlevere data hvis dansk lov eller EU-retten krever det, eller som svar på en gyldig rettskjennelse.

6. Internasjonale overføringer

Nettstedet og plattformen er hostet i EU. Fem av leverandørene våre er amerikanske selskaper eller kan behandle personopplysninger i USA: Google (statistikk, bare med ditt samtykke), OpenAI (plattformens reserve-AI-leverandør: forbigående behandling av utdrag og dikterte opptak for arbeidsområder som ikke har koblet til noen egen leverandør, ingenting beholdes utover misbruksovervåking i inntil 30 dager), Sentrys morselskap (fjernsupport for den EU-hostede feilovervåkingen), DigitalOcean, LLC (hostingselskapet, hvis datasenter for plattformen ligger i Amsterdam) og Cloudflare, Inc. (edge-laget, som betjener besøkende fra EU fra servere i EU). Hver av dem er sertifisert under EU-US Data Privacy Framework, og avtalene våre med dem omfatter også EU-kommisjonens standardkontraktsklausuler. Kunder som ikke ønsker AI-behandling utenfor EU, kan sette opp plattformen til å bruke en EU-hostet AI-leverandør med sin egen nøkkel.

7. Dine rettigheter etter GDPR

Hvis du befinner deg i EU eller EØS, har du følgende rettigheter:

• Innsyn: Be om en kopi av personopplysningene vi har om deg.
• Retting: Be om at uriktige opplysninger rettes.
• Sletting: Be om at dataene dine slettes («retten til å bli glemt»).
• Begrensning: Be om at vi begrenser behandlingen av dataene dine.
• Dataportabilitet: Be om å få dataene dine i et maskinlesbart format.
• Protest: Protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse.
• Trekke samtykke: Der behandlingen bygger på samtykke, kan du trekke det tilbake når som helst.

For å utøve noen av disse rettighetene, kontakt mail@responsemate.dk. Vi svarer innen én måned. Hvis opplysningene dine ligger i en kundes arbeidsområde, videresender vi henvendelsen til den kunden, som avgjør den som behandlingsansvarlig. Du har også rett til å klage til den danske datatilsynsmyndigheten (Datatilsynet), Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Danmark, dt@datatilsynet.dk, datatilsynet.dk.

8. Informasjonskapsler (cookies)

Nettstedet vårt fungerer uten informasjonskapsler. Vi vil gjerne bruke to tjenester, til to separate formål: Google Analytics, for å se hvilke sider som blir lest (statistikk), og Leadfeeder, for å se hvilke virksomheter som besøker oss (virksomhetsidentifikasjon). Hver av dem lastes først etter at du har tillatt det formålet i banneret nederst på siden, der du kan tillate begge, avslå begge eller krysse av for den du godtar. Valgene dine lagres i nettleseren din, og du kan endre dem når som helst under «Cookie-innstillinger» i bunnteksten. Hvis du avslår et formål, eller trekker samtykket tilbake senere, fjernes den tjenestens informasjonskapsler, og siden lastes inn på nytt uten den. Vi spør igjen etter 12 måneder.

Alt dette nettstedet kan lagre i nettleseren din, både informasjonskapsler og nettleserlagring:

Google kan behandle statistikken i USA under EU-US Data Privacy Framework og standardkontraktsklausulene. Leadfeeder kobler IP-adressen til en virksomhet og viser oss virksomheten, ikke personen. Nettlesere kan forkorte levetidene ovenfor; Safari beholder informasjonskapsler satt av skript i høyst 7 dager. Listen ble sist kontrollert mot begge leverandørenes dokumentasjon 9. oktober 2026.

Hvis du ikke tillater noen av formålene, lastes ingenting fra noen av tjenestene, og ingen av informasjonskapslene deres settes.

Plattformen vår, der kundene logger inn, setter disse informasjonskapslene og lagringselementene. De tre første er nødvendige for at den skal fungere og krever ikke samtykke; den fjerde spør vi om.

Inne i plattformen blir en innlogget person spurt én gang om Google Tag Manager får måle hvilke deler av produktet som brukes; ingenting lastes før valget er tatt, valget beholdes i 12 måneder og kan endres under «Cookie settings» i plattformens bunntekst, og innloggingssidene laster ingen analyse i det hele tatt.

9. Endringer i denne erklæringen

Vi kan oppdatere denne erklæringen fra tid til annen. Ved vesentlige endringer varsler vi kundene på e-post minst 14 dager før de trer i kraft. Datoen «sist oppdatert» øverst på siden viser den siste revisjonen.

10. Kontakt

For spørsmål om personvern eller for å utøve rettighetene dine:

• E-post: mail@responsemate.dk
• Responsemate ApS · CVR 45884422 · Kirkeløkken 42, Nørre Søby · 5792 Årslev · Danmark