Integritetspolicy

Senast uppdaterad: 16 oktober 2026. Ändringar i denna revidering: statistik och företagsidentifiering är nu två separata val i cookiebannern, Cloudflare anges som plattformens kantnät (hosting edge), de cookies plattformen själv sätter listas, röstinmatning beskrivs, meningen om felövervakning säger exakt vad en rapport innehåller, och tillsynsmyndighetens adress anges.

Denna integritetspolicy beskriver hur Responsemate ApS (”Responsemate”, ”vi”, ”oss” eller ”vår”) samlar in, använder och skyddar information om dig när du använder vår webbplats responsemate.dk och vår plattform för automatisering av efterlevnadsfrågeformulär (tillsammans ”Tjänsten”).

Responsemate ApS, CVR 45884422, Kirkeløkken 42, Nørre Søby, 5792 Årslev, Danmark, är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in via vår webbplats, våra kontakt- och demoformulär och våra kundrelationer. För det innehåll en kund laddar upp till vår plattform agerar Responsemate personuppgiftsbiträde för kundens räkning enligt ett personuppgiftsbiträdesavtal som bygger på den danska dataskyddsmyndighetens standardavtalsklausuler, och kunden förblir personuppgiftsansvarig.

1. Uppgifter vi samlar in

När du besöker vår webbplats

• Serverloggar: IP-adress, webbläsartyp, begärda sidor och tidsstämplar, som vår webbserver sparar i upp till 90 dagar för säkerhet och för att förebygga missbruk.
• Statistik, bara om du tillåter det: vilka sidor som läses, enhets- och webbläsartyp samt en ungefärlig plats härledd från en förkortad IP-adress (Google Analytics).
• Företagsidentifiering, bara om du tillåter det: vilket företag ett besök kommer från, matchat utifrån IP-adressen (Leadfeeder). De två syftena är separata val i cookiebannern, och ingenting samlas in förrän du tillåter ett syfte; se avsnitt 8.
• Kontaktformulär: namn, e-postadress och ditt meddelande.
• Formuläret för demoförfrågan: namn, e-postadress på jobbet, företag och, om du vill, vilka typer av frågeformulär du hanterar.

Ett ifyllt formulär skickas till vår inkorg som e-post via Scaleway, en leverantör av transaktionsmejl i Frankrike. Inget av det du anger lagras på webbservern.

När du använder vår plattform som kund

• Kontouppgifter: Namn, e-postadress, företagsnamn, roll i arbetsytan och faktureringsuppgifter i förekommande fall.
• Innehåll i kunskapsbasen: Dokument, certifikat och policyer som du laddar upp för att bygga din arbetsytas kunskapsbas.
• Frågeformulärsdata: Frågeformulärsfiler som du importerar och de svar som genereras eller redigeras i plattformen.
• Aktivitet och AI logs: Vem som gjorde vad i arbetsytan och när, från vilken IP-adress och webbläsare, samt de förfrågningar som skickades till AI-modellen och dess svar, sparade så att dina administratörer kan granska arbetsytan.
• Felrapporter: När något går fel skickas en rapport med felet, adressen till sidan som gick fel, arbetsytans namn och den inloggade användarens konto-id (inte namnet eller e-postadressen) till vår felövervakningstjänst så att vi kan åtgärda det.
• Röstinmatning: Om du dikterar till assistenten skickas inspelningen en gång till den AI-leverantör din arbetsyta använder för transkribering och lagras inte; bara texten kommer tillbaka.

2. Hur vi använder dina uppgifter

• För att tillhandahålla och driva Tjänsten
• För att besvara din förfrågan eller ordna den demo du bett om
• För att skicka transaktionsmejl (inbjudningar, lösenordsåterställningar, faktureringsaviseringar)
• För att hålla Tjänsten säker och för att hitta och åtgärda fel
• För att se vilka sidor på vår webbplats som läses, och vilka företag som besöker den, om du tillåter de syftena
• För att uppfylla rättsliga skyldigheter

Vi använder inte dina uppgifter för reklam. Vi säljer inte dina uppgifter. Vi använder inte innehåll som kunder laddat upp för att träna AI-modeller, och det gör inte heller våra AI-leverantörer.

3. Rättslig grund för behandlingen (GDPR)

• Avtal (artikel 6(1) b): Tillhandahållande av den Tjänst du eller din arbetsgivare har tecknat abonnemang på, samt besvarande av en kontakt- eller demoförfrågan, vilket är åtgärder som vidtas på din begäran innan ett avtal ingås.
• Berättigat intresse (artikel 6(1) f): Serverloggning för säkerhet och för att förebygga missbruk; felövervakning; förbättring av vår produkt utifrån aggregerade användningsdata; bevarande av korrespondensen i en affärsrelation.
• Samtycke (artikel 6(1) a): Webbplatsstatistik via Google Analytics och företagsidentifiering via Leadfeeder, två separata syften som vart och ett körs först efter att du har tillåtit dem i cookiebannern. Du kan när som helst återkalla vilket som helst av samtyckena under ”Cookie-inställningar” i sidfoten. Marknadsföringsmejl, om vi någonsin skickar några, skulle också grunda sig på samtycke.
• Rättslig förpliktelse (artikel 6(1) c): Bevarande av faktureringsunderlag enligt kraven i dansk bokföringslag.

4. Lagringstid

• Serverloggar: upp till 90 dagar.
• Analysdata: cookiernas livslängd anges i avsnitt 8; Google Analytics sparar sidvisningsstatistik i 14 månader.
• Kontakt- och demoförfrågningar: e-postmeddelandet ligger kvar i vår brevlåda i upp till 12 månader efter att din förfrågan har hanterats, så att vi kan följa upp, såvida inte en kundrelation följer.
• Kunders kontouppgifter och innehåll i arbetsytan: under abonnemangets löptid. När det upphör har kunden 30 dagar på sig att exportera sitt innehåll, därefter raderas arbetsytan inom 30 dagar och säkerhetskopiorna skrivs över inom ytterligare 35 dagar.
• Felrapporter: 90 dagar.
• Faktureringsunderlag: 5 år efter räkenskapsårets utgång, enligt kraven i dansk bokföringslagstiftning.

Du kan när som helst begära tidigare radering genom att skriva till mail@responsemate.dk.

5. Vem vi delar uppgifter med

Vi delar personuppgifter endast med de tjänsteleverantörer vi behöver för att driva webbplatsen och plattformen. Var och en behandlar uppgifterna enligt våra instruktioner under ett personuppgiftsbiträdesavtal. Vi delar inte personuppgifter med någon för marknadsföring.

För webbplatsen:

• DigitalOcean (webbhotell, datacenter i EU)
• Scaleway (levererar e-posten från kontakt- och demoformulären, Frankrike)
• Google Ireland Ltd. (Google Analytics, först efter att du har tillåtit statistik; data kan behandlas i USA)
• Leadfeeder, Liidio Oy (identifierar vilket företag ett besök kommer från, först efter att du har tillåtit företagsidentifiering, Finland)

För plattformen:

• DigitalOcean (applikationshosting och jobbkö, Amsterdam, Nederländerna)
• Cloudflare, Inc. (DigitalOceans kantnät för innehållsleverans och TLS: varje anrop till plattformen passerar genom det under överföringen; besökare i EU betjänas från noder i EU; det lagrar inget innehåll)
• MongoDB Atlas (databas och säkerhetskopior, Stockholm, Sverige)
• Amazon Web Services (fillagring i Stockholm, Sverige, och textigenkänning av skannade dokument i Dublin, Irland)
• OpenAI (reservleverantör av AI för en arbetsyta som inte har kopplat någon egen: tillfällig behandling av utdrag och dikterade röstinspelningar i USA, ingenting sparas längre än för missbruksövervakning i upp till 30 dagar; en kund kan i stället koppla sin egen AI-leverantör, inklusive EU-baserade)
• Scaleway (e-post för inbjudningar och lösenordsåterställning, Frankrike)
• Sentry (felövervakning, Frankfurt, Tyskland; en rapport innehåller konto-id, arbetsytans namn och sidans adress, aldrig namnet eller e-postadressen)

Vårt personuppgiftsbiträdesavtal och den publicerade listan över underbiträden anger dessa underbiträden med adresser, och kunder meddelas minst 30 dagar innan ett läggs till eller ersätts. Integrationer som en kund själv aktiverar, såsom Microsoft single sign-on, SharePoint eller Slack, skickar data till den leverantören under kundens eget avtal med den.

Vi kan lämna ut uppgifter om vi är skyldiga att göra det enligt dansk lag eller EU-rätt, eller som svar på ett giltigt domstolsbeslut.

6. Internationella överföringar

Webbplatsen och plattformen drivs i Europeiska unionen. Fem av våra leverantörer är amerikanska företag eller kan behandla personuppgifter i USA: Google (statistik, bara med ditt samtycke), OpenAI (plattformens reservleverantör av AI: tillfällig behandling av utdrag och dikterade inspelningar för arbetsytor som inte har kopplat någon egen leverantör, ingenting sparas längre än för missbruksövervakning i upp till 30 dagar), Sentrys moderbolag (fjärrsupport för den EU-baserade felövervakningen), DigitalOcean, LLC (hostingföretaget, vars datacenter för plattformen ligger i Amsterdam) och Cloudflare, Inc. (kantnätet, som betjänar besökare i EU från noder i EU). Var och en är certifierad under EU-US Data Privacy Framework, och våra avtal med dem innehåller också Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler. Kunder som inte vill ha någon AI-behandling utanför EU kan konfigurera plattformen att använda en EU-baserad AI-leverantör med sin egen nyckel.

7. Dina rättigheter enligt GDPR

Om du befinner dig i EU eller EES har du följande rättigheter:

• Tillgång: Begär en kopia av de personuppgifter vi har om dig.
• Rättelse: Begär rättelse av felaktiga uppgifter.
• Radering: Begär att dina uppgifter raderas (”rätten att bli bortglömd”).
• Begränsning: Begär att vi begränsar behandlingen av dina uppgifter.
• Dataportabilitet: Begär ut dina uppgifter i ett maskinläsbart format.
• Invändning: Invänd mot behandling som grundar sig på berättigat intresse.
• Återkalla samtycke: När behandlingen grundar sig på samtycke kan du återkalla det när som helst.

För att utöva någon av dessa rättigheter, kontakta mail@responsemate.dk. Vi svarar inom en månad. Om dina uppgifter finns i en kunds arbetsyta vidarebefordrar vi din begäran till den kunden, som avgör den i egenskap av personuppgiftsansvarig. Du har också rätt att lämna in ett klagomål till den danska dataskyddsmyndigheten (Datatilsynet), Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Danmark, dt@datatilsynet.dk, datatilsynet.dk.

8. Cookies

Vår webbplats fungerar utan cookies. Vi vill använda två tjänster, för två skilda syften: Google Analytics, för att se vilka sidor som läses (statistik), och Leadfeeder, för att se vilka företag som besöker oss (företagsidentifiering). Var och en laddas först efter att du har tillåtit det syftet i bannern längst ner på sidan, där du kan tillåta båda, avböja båda eller bocka för det du godtar. Dina val sparas i din webbläsare, och du kan ändra dem när som helst under ”Cookie-inställningar” i sidfoten. Om du avböjer ett syfte, eller senare återkallar ditt samtycke, tas den tjänstens cookies bort och sidan laddas om utan den. Vi frågar igen efter 12 månader.

Allt som den här webbplatsen kan lagra i din webbläsare, både cookies och webbläsarlagring:

Google kan behandla statistiken i USA under EU-US Data Privacy Framework och standardavtalsklausuler. Leadfeeder matchar IP-adressen mot ett företag och visar oss företaget, inte personen. Webbläsare kan korta ner livslängderna ovan; Safari behåller cookies som sätts av skript i högst 7 dagar. Listan kontrollerades senast mot båda leverantörernas dokumentation den 9 oktober 2026.

Om du inte tillåter något av syftena laddas ingenting från någon av tjänsterna och inga av deras cookies sätts.

Vår plattform, där kunder loggar in, sätter dessa cookies och lagringsposter. De tre första krävs för att den ska fungera och behöver inget samtycke; den fjärde frågar vi om.

Inne i plattformen får en inloggad person en gång frågan om Google Tag Manager får mäta vilka delar av produkten som används; ingenting laddas före valet, valet sparas i 12 månader och kan ändras under ”Cookie settings” i plattformens sidfot, och inloggningssidorna laddar ingen analys alls.

9. Ändringar av denna policy

Vi kan uppdatera denna policy från tid till annan. Vi meddelar kunder om väsentliga ändringar via e-post minst 14 dagar innan de träder i kraft. Datumet ”senast uppdaterad” högst upp på sidan visar den senaste revideringen.

10. Kontakt

För integritetsfrågor eller för att utöva dina rättigheter:

• E-post: mail@responsemate.dk
• Responsemate ApS · CVR 45884422 · Kirkeløkken 42, Nørre Søby · 5792 Årslev · Danmark