Først, hvad svarer den ud fra?
Det er det spørgsmål, der skiller værktøjerne fra hinanden. En generel assistent svarer ud fra sin træning og det, du indsætter i chatten. Et værktøj bygget til spørgeskemaer svarer ud fra en vidensbase, du styrer: dine politikker, dine dokumenter og de svar, du tidligere har godkendt. Det første skriver flydende tekst om sikkerhed generelt. Det andet leverer dine svar.
Bed om at se vidensbasen. Spørg, hvad der sker, når et spørgsmål ikke er dækket af den: Siger værktøjet det, eller udfylder det hullet med noget, der lyder plausibelt? Et plausibelt, opfundet svar om jeres backupprocedure er det farligste output, et spørgeskemaværktøj kan give, fordi det lyder præcis som et sandt svar.
Viser den sine kilder ved hvert svar?
Et svar uden en kilde er en holdning. Du bør kunne åbne ethvert svarudkast og se, hvilken politik, hvilket dokument, hvilket tidligere svar det bygger på, og læse passagen. Det er det, der gør gennemgangen hurtig: Du tjekker kilden, ikke sætningen. Det er også det, der gør svaret forsvarligt et år senere.
Hvordan håndterer den usikkerhed?
Alle spørgeskemaer har spørgsmål, som vidensbasen kun dækker delvist. Værktøjet bør fortælle dig, hvilke udkast det er sikkert på, hvilke det ikke er sikkert på, og hvorfor: kilderne besvarer spørgsmålet direkte eller berører det kun; de er nye eller gamle. En sikkerhedsangivelse med begrundelser lader dit team bruge sin time på de tyve svagt underbyggede svar i stedet for at læse alle to hundrede igen.
Hvor går dine data hen?
Dine politikker er per definition følsomme. Spørg, og forvent skriftlige svar: i hvilken region dataene behandles, om leverandøren træner modeller på dem, hvilke AI-udbydere der ligger bagved, om du kan vælge én eller bruge din egen nøgle, og hvem underdatabehandlerne er. Sammenlign derefter svarene med leverandørens egen sikkerhedsside. En spørgeskemaleverandør, der ikke kan besvare et sikkerhedsspørgeskema om sig selv, har fortalt dig noget.
Gemmer den kundens fil?
Kunder sender regneark og Word-dokumenter i deres egne opsætninger, og de vil have dem tilbage i samme opsætning. Tjek, at værktøjet læser den fil, det har fået, bevarer alle ark og kolonner og eksporterer den samme fil med svarkolonnen udfyldt. Et værktøj, der omformer alt til sit eget format, skaber et kopieringsarbejde hos kunden.
Kan dit team arbejde i det sammen?
Et spørgeskema besvares af flere personer. Se efter opgavefordeling (dette spørgsmål er Marias), status for gennemgang (udkast, godkendt), en log over, hvem der ændrede hvad, og en måde at lade spørgeskemaet være åbent i en uge uden at miste noget. Hvis "team"-funktionen er én fælles konto, er det ikke en teamfunktion.
Hvad sker der med svarene bagefter?
Værdien af et spørgeskemaværktøj vokser kun, hvis dette kvartals godkendte svar bliver næste kvartals udgangspunkt. Tjek, at godkendte svar føres tilbage til vidensbasen, at de har en dato, og at noget minder dig om det, når de bliver for gamle. Ellers har du købt en hurtigere måde at lave det samme arbejde forfra hver gang.
En kort scoreoversigt
Tag dit senest færdiggjorte spørgeskema med til demoen. For hvert værktøj skal du notere: andelen af udkast, du ville have sendt uændret, andelen det markerede som usikkert og havde ret i at markere, andelen det tog selvsikkert fejl af, og hvor mange minutter gennemgangen tog. Tallet for selvsikre fejl er det, der betyder noget. Her er, hvordan Responsemate besvarer de syv spørgsmål, og hvordan det håndterer dine data.
Spørgsmål, folk stiller
Kan en AI besvare et sikkerhedsspørgeskema på egen hånd?
Den kan lave et udkast til det. Den bør ikke sende det. Et sikkerhedsspørgeskema består af en række påstande, din virksomhed fremsætter over for en kunde, og en ansvarlig person skal læse og godkende hver påstand. Det rigtige værktøj gør den gennemgang hurtig og velinformeret, det fjerner den ikke.
Er det sikkert at lægge vores politikker i et AI-værktøj?
Kun hvis du ved, hvor de ender. Spørg, om udbyderen træner på dine data, hvilken region data behandles i, om du kan bruge din egen modelnøgle, og hvem underdatabehandlerne er. Hvis leverandøren ikke kan svare klart på de fire spørgsmål, er svaret nej.
Hvordan tester vi et AI-værktøj til spørgeskemaer, før vi køber?
Tag et af dine egne spørgeskemaer med, et du allerede har besvaret manuelt, og sammenlign. Se på de udkast, den tog fejl af, ikke dem, den ramte rigtigt, og tjek, om den fortalte dig, at den var usikker på dem.