Qué permanece igual
El estándar. Una persona responsable lee cada respuesta que se envía a un cliente y decide que es verdadera. Los hechos siguen viniendo de sus políticas y de su gente, y el colega que conoce la configuración de las copias de seguridad sigue teniendo que responder las preguntas sobre copias de seguridad. Una herramienta que prometiera eliminar eso estaría prometiendo hacer afirmaciones en su nombre que nadie ha comprobado.
Qué cambia
La página en blanco. A mano, cada fila empieza vacía y la primera hora se dedica a encontrar la última vez que usted respondió a esa pregunta. Con una herramienta, cada fila empieza con un borrador creado a partir de sus respuestas aprobadas y documentos, con las fuentes indicadas. La revisión empieza donde antes terminaba la redacción.
Saber dónde mirar. A mano, usted lee las doscientas filas con la misma atención porque no sabe cuáles son débiles. Con una puntuación de confianza y los motivos, dedica la hora a las veinte filas que la necesitan.
Coherencia. A mano, la respuesta a la misma pregunta varía entre cuestionarios y entre personas. Redactada desde una única biblioteca, es el mismo dato cada vez, y una limpieza nocturna encuentra los lugares donde dos respuestas aprobadas se contradicen.
Los traspasos. A mano, las preguntas para colegas viajan por correo electrónico y vuelven en un documento distinto. En una herramienta, una pregunta se asigna a una persona, se responde en el mismo lugar y todos ven cómo se va completando el cuestionario.
El archivo. Manualmente, las respuestas se escriben en algún sitio y se pegan de nuevo en la hoja de cálculo del cliente al final, con los errores que eso conlleva. La herramienta trabaja en el archivo del cliente y lo devuelve completado.
La próxima vez. A mano, el cuestionario terminado es un adjunto en un e-mail enviado. En una herramienta, sus respuestas aprobadas pasan a la biblioteca con una fecha, y el siguiente cuestionario parte de ellas.
El costo real
La biblioteca debe existir. El primer mes con una herramienta se dedica a importar políticas y cuestionarios anteriores, y a depurar los duplicados; un equipo que se salta ese paso obtiene borradores de una biblioteca escasa y concluye que la herramienta es débil. Después de ese mes, las cifras que informan los equipos son una primera pasada en minutos y una revisión en horas, frente a días a mano. Cuánto tarda un cuestionario tiene los detalles.
Una junto a otra
- Tiempo hasta un primer borrador de un cuestionario de 200 preguntas: manualmente, días. Con Responsemate, minutos.
- Saber qué respuestas son débiles antes de la revisión: a mano, no; con Responsemate, una puntuación de confianza con motivos en cada una.
- Coherencia entre cuestionarios y personas: a mano, depende de la memoria. Con Responsemate, una sola biblioteca, una respuesta por cada dato.
- Devolución del propio archivo del cliente completado: a mano, copiar y pegar al final; Responsemate, exportar.
- Respuestas guardadas y fechadas para la próxima vez: manualmente, en correos electrónicos enviados; en Responsemate, en la biblioteca, con fechas de vencimiento.
- La persona que aprueba: la misma, en ambos.