Tiempos transcurridos habituales
Son estimaciones de trabajo de equipos que responden cuestionarios con regularidad. Tiempo transcurrido, no esfuerzo: la diferencia entre ambos es el objetivo de esta guía.
- Un formulario de incorporación de proveedores de 30 a 60 preguntas: medio día si las respuestas existen, de tres a cinco días si hay que escribirlas y aprobarlas.
- Un cuestionario de seguridad propio de un cliente de 100 a 200 preguntas: de dos a tres días con una biblioteca, de una a dos semanas sin ella.
- Un SIG completo o un DDQ largo, varios cientos de preguntas: de dos a tres días con una biblioteca actualizada, de una a tres semanas desde cero.
- Un cuestionario repetido del mismo cliente un año después: un día, si se conservaron y fecharon las respuestas del año anterior.
Dónde se invierte realmente el tiempo
La escritura representa una parte menor del tiempo transcurrido. En la mayoría de los equipos, las horas se reparten aproximadamente así: encontrar la última respuesta a la misma pregunta y comprobar que sigue siendo cierta; esperar a que responda la persona que lo sabe (el responsable de infraestructura, legal, RR. HH.); perseguir un documento que existe en algún lugar; conciliar dos respuestas que se contradicen; y volver a dar formato a las respuestas en la hoja de cálculo del cliente. Luego, al final, una persona lee todo el conjunto para comprobar la coherencia y encuentra las contradicciones que el proceso pasó por alto.
La redacción, la parte que la gente imagina, suele ser menos de una quinta parte.
Qué lo reduce, por orden de efecto
Una biblioteca de respuestas con fechas. El cambio más importante. Si la respuesta aprobada a "con qué frecuencia se revisan los derechos de acceso" existe con una fecha y un propietario, la pregunta lleva un minuto. Vea cómo crear una.
Un único responsable que pueda aprobar. Cada traspaso añade un día. Un coordinador que pueda aprobar la mayoría de las respuestas, y que solo escale las pocas que necesitan un especialista, convierte un cuestionario de dos semanas en uno de tres días.
Responder en el archivo del cliente. Reformatear al final cuesta horas e introduce errores. Rellene la columna que le dieron, en la hoja que le dieron.
Evidencia que ya está vigente. Un certificado faltante o un informe de prueba caducado puede retener un cuestionario terminado durante una semana. Mantenga la evidencia fechada en la misma biblioteca que las respuestas.
Redactar la primera pasada automáticamente. Con una biblioteca preparada, una herramienta puede redactar un borrador de cada fila a partir de ella, marcar qué borradores están bien respaldados y cuáles no, y dejar a su equipo con una tarea de revisión en lugar de una hoja en blanco. Revisar doscientos borradores lleva horas; escribir doscientas respuestas lleva días.
Lo que no es suficiente
Copiar el archivo del año pasado hacia adelante sin leerlo. Es rápido hasta que el revisor encuentra la respuesta que describe un sistema que usted sustituyó, y entonces todo el cuestionario queda bajo sospecha. La velocidad viene de respuestas vigentes, no de respuestas rápidas.
En números, con una herramienta
Los equipos que usan Responsemate informan de que el primer borrador de un cuestionario de 200 preguntas se prepara en minutos, con las fuentes mostradas en cada respuesta, y de que la revisión lleva unas horas repartidas en uno o dos días, la mayor parte dedicada a las respuestas que la herramienta señaló como poco respaldadas. La cifra de horas ahorradas está en el panel, calculada a partir de los cuestionarios realmente completados. Cómo funciona el flujo de cuestionarios.
Preguntas que hacen las personas
¿Cuánto se tarda en completar un SIG?
Responder un SIG completo desde cero le lleva a un equipo pequeño entre una y tres semanas de tiempo transcurrido. Con una biblioteca de respuestas actualizada, tarda de dos a tres días, en su mayor parte de revisión.
¿Se puede responder a un cuestionario de seguridad en un día?
Uno breve, sí, si las respuestas ya existen y la persona que responde tiene autoridad para aprobarlas. En la mayoría de los cuestionarios, la demora está en esperar a alguien, no en escribir.