Délais typiques
Ce sont des estimations de travail issues d’équipes qui répondent régulièrement à des questionnaires. Il s’agit du temps écoulé, pas de l’effort : l’écart entre les deux est précisément le sujet de ce guide.
- Un formulaire d’intégration fournisseur de 30 à 60 questions : une demi-journée si les réponses existent, trois à cinq jours si elles doivent être rédigées et approuvées.
- Le questionnaire de sécurité propre à un client, de 100 à 200 questions : deux à trois jours avec une bibliothèque, une à deux semaines sans.
- Un SIG complet ou un long DDQ, plusieurs centaines de questions : deux à trois jours avec une bibliothèque à jour, une à trois semaines en partant de zéro.
- Un questionnaire répété par le même client un an plus tard : une journée, si les réponses de l’année précédente ont été conservées et datées.
Où le temps est réellement consacré
La rédaction représente une part minoritaire du temps écoulé. Dans la plupart des équipes, les heures se répartissent à peu près ainsi : retrouver la dernière réponse à la même question et vérifier qu’elle est toujours exacte ; attendre la réponse de la personne qui sait, responsable infrastructure, juridique, RH ; rechercher un document qui existe quelque part ; rapprocher deux réponses qui se contredisent ; puis remettre les réponses en forme dans le tableur du client. Ensuite, à la fin, une personne relit l’ensemble pour vérifier la cohérence et repère les contradictions que le processus n’a pas détectées.
La rédaction, la partie que les gens imaginent, représente souvent moins d’un cinquième du travail.
Ce qui réduit l’effort, par ordre d’impact
Une bibliothèque de réponses avec des dates. Le plus grand changement à lui seul. Si la réponse approuvée à « à quelle fréquence les droits d’accès sont-ils revus » existe avec une date et un propriétaire, la question prend une minute. Voir comment en créer une.
Un seul responsable capable d’approuver. Chaque transfert ajoute une journée. Un coordinateur qui peut approuver la plupart des réponses, et qui ne remonte que les rares points nécessitant un spécialiste, transforme un questionnaire de deux semaines en questionnaire de trois jours.
Répondre dans le fichier du client. Reformater à la fin coûte des heures et introduit des erreurs. Remplissez la colonne qu’il vous a fournie, dans la feuille qu’il vous a fournie.
Des preuves déjà à jour. Un certificat manquant ou un rapport de test expiré peut bloquer pendant une semaine un questionnaire terminé. Conservez les preuves datées dans la même bibliothèque que les réponses.
Rédaction automatique d’une première version. Avec une bibliothèque en place, un outil peut rédiger un brouillon pour chaque ligne à partir de celle-ci, signaler les brouillons bien étayés et ceux qui ne le sont pas, et laisser à votre équipe une relecture plutôt qu’une page blanche. Relire deux cents brouillons prend des heures ; rédiger deux cents réponses prend des jours.
Ce qui ne suffit pas
Reconduire le fichier de l’an dernier sans le relire. C’est rapide jusqu’à ce que le relecteur trouve la réponse qui décrit un système que vous avez remplacé, et alors tout le questionnaire devient suspect. La rapidité vient de réponses à jour, pas de réponses rédigées vite.
En chiffres, avec un outil
Les équipes qui utilisent Responsemate indiquent que le premier brouillon d’un questionnaire de 200 questions est rédigé en quelques minutes, avec les sources affichées sur chaque réponse, et que la relecture prend quelques heures réparties sur un ou deux jours, principalement sur les réponses que l’outil a signalées comme faiblement étayées. Le chiffre des heures gagnées figure sur le tableau de bord, calculé à partir des questionnaires effectivement remplis. Comment fonctionne le flux des questionnaires.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il pour remplir un SIG ?
Répondre à un SIG complet à partir de zéro prend une à trois semaines de délai calendaire à une petite équipe. Avec une bibliothèque de réponses à jour, cela prend deux à trois jours, dont l’essentiel est consacré à la relecture.
Peut-on répondre à un questionnaire de sécurité en une journée ?
Un questionnaire court, oui, si les réponses existent déjà et si la personne qui répond a l’autorité pour les approuver. Dans la plupart des questionnaires, le délai vient de l’attente d’une personne, pas de la rédaction.