Wat hetzelfde blijft
Het oordeel. Iemand die verantwoordelijk is, leest elk antwoord dat naar een klant gaat en besluit dat het klopt. De feiten komen nog steeds uit uw beleid en van uw mensen, en de collega die de back-upopzet kent, moet nog steeds de back-upvragen beantwoorden. Een tool die beloofde dat weg te nemen, zou beloven namens u beweringen te doen die niemand heeft gecontroleerd.
Wat er verandert
De lege pagina. Met de hand begint elke rij leeg en gaat het eerste uur op aan het terugvinden van de vorige keer dat u die vraag beantwoordde. Met een tool begint elke rij met een concept, opgebouwd uit uw goedgekeurde antwoorden en documenten, met de bronnen erbij. De controle begint waar het schrijven vroeger ophield.
Weten waar u moet kijken. Met de hand leest u alle tweehonderd rijen met evenveel aandacht, omdat u niet weet welke zwak zijn. Met een betrouwbaarheidsscore en de redenen besteedt u het uur aan de twintig rijen die het nodig hebben.
Consistentie. Met de hand loopt het antwoord op dezelfde vraag uiteen tussen vragenlijsten en tussen mensen. Opgesteld uit één bibliotheek is het elke keer hetzelfde feit, en een nachtelijke opschoning vindt de plekken waar twee goedgekeurde antwoorden elkaar tegenspreken.
De overdrachten. Met de hand gaan vragen voor collega's per e-mail op reis en komen ze terug in een ander document. In een tool wordt een vraag aan een persoon toegewezen, ter plekke beantwoord, en iedereen ziet de vragenlijst vollopen.
Het bestand. Met de hand worden de antwoorden ergens geschreven en aan het eind teruggeplakt in de spreadsheet van de klant, met de fouten die dat met zich meebrengt. De tool werkt in het bestand van de klant en geeft het ingevuld terug.
De volgende keer. Met de hand is de afgeronde vragenlijst een bijlage in een verzonden e-mail. In een tool gaan de goedgekeurde antwoorden met een datum de bibliotheek in, en de volgende vragenlijst begint daarmee.
De eerlijke kosten
De bibliotheek moet bestaan. De eerste maand met een tool gaat op aan het importeren van beleid en eerdere vragenlijsten en het weghalen van duplicaten; een team dat dat overslaat, krijgt concepten uit een magere bibliotheek en concludeert dat de tool zwak is. Na die maand melden teams een eerste ronde in minuten en een controle in uren, tegenover dagen met de hand. Hoe lang een vragenlijst duurt heeft de details.
Naast elkaar
- Tijd tot een eerste concept van een vragenlijst met 200 vragen: met de hand dagen; Responsemate minuten.
- Vóór de controle weten welke antwoorden zwak zijn: met de hand nee; Responsemate een betrouwbaarheidsscore met redenen bij elk antwoord.
- Consistentie tussen vragenlijsten en mensen: met de hand afhankelijk van het geheugen; Responsemate één bibliotheek, één antwoord per feit.
- Het eigen bestand van de klant ingevuld terugsturen: met de hand kopiëren en plakken aan het eind; Responsemate exporteren.
- Antwoorden bewaard en gedateerd voor de volgende keer: met de hand in verzonden e-mails; Responsemate in de bibliotheek, met vervaldatums.
- De persoon die goedkeurt: dezelfde, in beide gevallen.