Gebruikelijke doorlooptijden
Dit zijn werkschattingen van teams die regelmatig vragenlijsten beantwoorden. Doorlooptijd, geen inspanning: het verschil tussen die twee is waar deze gids over gaat.
- Een onboardingformulier voor leveranciers met 30 tot 60 vragen: een halve dag als de antwoorden bestaan, drie tot vijf dagen als ze geschreven en goedgekeurd moeten worden.
- De eigen beveiligingsvragenlijst van een klant met 100 tot 200 vragen: twee tot drie dagen met een bibliotheek, een tot twee weken zonder.
- Een volledige SIG of een lange DDQ, enkele honderden vragen: twee tot drie dagen met een actuele bibliotheek, een tot drie weken vanaf nul.
- Een herhaalde vragenlijst van dezelfde klant een jaar later: een dag, als de antwoorden van vorig jaar zijn bewaard en gedateerd.
Waar de tijd werkelijk naartoe gaat
Schrijven is een klein deel van de doorlooptijd. Bij de meeste teams verdelen de uren zich ongeveer zo: het vorige antwoord op dezelfde vraag terugvinden en controleren of het nog klopt; wachten tot degene die het weet (de infrastructuurverantwoordelijke, juridische zaken, HR) reageert; achter een document aanzitten dat ergens bestaat; twee antwoorden die elkaar tegenspreken op één lijn brengen; en de antwoorden terugzetten in de spreadsheet van de klant. En aan het eind leest één persoon het geheel na op consistentie en vindt de tegenstrijdigheden die het proces heeft gemist.
Het schrijven, het deel dat mensen voor zich zien, is vaak minder dan een vijfde ervan.
Wat de tijd verkort, op volgorde van effect
Een antwoordbibliotheek met datums. De grootste verandering van allemaal. Als het goedgekeurde antwoord op “hoe vaak worden toegangsrechten gecontroleerd” bestaat met een datum en een eigenaar, kost de vraag een minuut. Lees hoe u er een opbouwt.
Eén eigenaar die kan goedkeuren. Elke overdracht kost een dag extra. Een coördinator die de meeste antwoorden kan goedkeuren en alleen de paar die een specialist vereisen doorzet, maakt van een vragenlijst van twee weken een van drie dagen.
Antwoorden in het bestand van de klant. Aan het eind opnieuw opmaken kost uren en brengt fouten binnen. Vul de kolom in die u kreeg, in het werkblad dat u kreeg.
Bewijs dat al actueel is. Een ontbrekend certificaat of een verlopen testrapport kan een afgeronde vragenlijst een week ophouden. Houd bewijs gedateerd in dezelfde bibliotheek als de antwoorden.
De eerste ronde automatisch laten opstellen. Met een bibliotheek op zijn plaats kan een tool elke rij daaruit opstellen, markeren welke concepten goed onderbouwd zijn en welke niet, en uw team een controle laten doen in plaats van een leeg blad invullen. De controle van tweehonderd concepten kost uren; tweehonderd antwoorden schrijven kost dagen.
Wat de tijd niet verkort
Het bestand van vorig jaar overnemen zonder het te lezen. Dat is snel, totdat de beoordelaar het antwoord vindt dat een systeem beschrijft dat u hebt vervangen, en dan staat de hele vragenlijst onder verdenking. Snelheid komt van antwoorden die actueel zijn, niet van antwoorden die vlug zijn.
In cijfers, met een tool
Teams die Responsemate gebruiken melden dat de eerste ronde van een vragenlijst met 200 vragen binnen minuten is opgesteld, met de bronnen bij elk antwoord, en dat de controle een paar uur kost, verspreid over een of twee dagen, grotendeels besteed aan de antwoorden die de tool als zwak onderbouwd markeerde. Het aantal bespaarde uren staat op het dashboard, berekend op basis van de werkelijk afgeronde vragenlijsten. Zo werkt de vragenlijstflow.
Veelgestelde vragen
Hoelang duurt het invullen van een SIG?
Een volledige SIG vanaf nul beantwoorden kost een klein team een tot drie weken doorlooptijd. Met een actuele antwoordbibliotheek is het twee tot drie dagen, grotendeels controle.
Kan een beveiligingsvragenlijst in één dag worden beantwoord?
Een korte wel, als de antwoorden al bestaan en degene die antwoordt bevoegd is om ze goed te keuren. De vertraging bij de meeste vragenlijsten is wachten op iemand, niet schrijven.