Eén feit per item, niet één vragenlijst per item
De verleidelijke manier om een bibliotheek op te bouwen is elke ingevulde vragenlijst bewaren en die doorzoeken als de volgende binnenkomt. Dat loopt binnen een jaar vast: hetzelfde feit bestaat in een dozijn formuleringen, sommige verouderd, en de zoekfunctie vindt de verkeerde op het verkeerde moment. Bouw de bibliotheek in plaats daarvan rond feiten. “Toegangsrechten worden elk kwartaal door de IT-lead gecontroleerd; de resultaten worden bewaard in het ticketsysteem” is één item, en het beantwoordt de vraag over de toegangscontrole in elke vragenlijst die u ooit zult krijgen.
Schrijf elk item in een neutrale toon die bij elke vragenlijst past, en laat de rij van de vragenlijst er vervolgens in de eigen bewoordingen van die rij uit worden opgesteld.
Een eigenaar en een datum op alles
Elk item heeft een persoon die kan zeggen of het nog klopt, en een datum waarop het voor het laatst is bevestigd. Dat is het verschil tussen een bibliotheek en een map. Als de eigenaar vertrekt, gaan de items naar iemand anders. Als de datum verstrijkt, wordt het item gecontroleerd. Zonder die twee stuurt u een klant een antwoord dat beschrijft hoe het twee reorganisaties geleden werkte, en u merkt het pas als die ernaar vraagt.
Bewijs staat naast het antwoord
Beoordelaars vragen om het beleid, het certificaat, de testsamenvatting. Voeg elk bij het item dat het onderbouwt, en geef het een eigen vervaldatum: het ISO-certificaat verloopt op een datum, het penetratietestrapport is na een jaar verouderd, het verzekeringscertificaat wordt jaarlijks vernieuwd. Dan krijgt een vragenlijst die om het certificaat vraagt het actuele exemplaar, en is een verlopen certificaat een waarschuwing in uw bibliotheek voordat het een vraag van een klant is.
Importeer wat u al hebt, en snoei dan
De meeste teams beginnen met ingevulde vragenlijsten en een map met beleidsstukken. Importeer ze en besteed dan een middag aan snoeien: voeg de dertig formuleringen van één feit samen tot één item, verwijder de items waar niemand voor kan instaan, markeer de items die een eigenaar nodig hebben. Een kleinere bibliotheek die u vertrouwt, wint het van een grote waarin u zenuwachtig zoekt.
Een routine, in de agenda
De bibliotheek blijft kloppen omdat iemand er volgens een schema naar kijkt. Een werkbare routine: elk item waarvan de datum is verstreken wordt binnen de maand gecontroleerd; elke ingevulde vragenlijst wordt in de week van verzending teruggelezen in de bibliotheek, zodat de antwoorden die u onder deadlinedruk hebt verbeterd de antwoorden zijn die u bewaart; twee keer per jaar leest de eigenaar de hele bibliotheek van begin tot eind door en voegt samen wat uit elkaar is gegroeid.
Wat een tool hier voor u moet doen
Bij de routine haken teams af, omdat het boekhouden is. De kennisbank van Responsemate zet een datum en een eigenaar op elk item, elk bestand en elke link, markeert wat is verlopen, draait een nachtelijke opschoning die duplicaten en tegenstrijdigheden vindt, leest goedgekeurde vragenlijsten terug in en stelt voor wat er ontbreekt, op basis van de vragen die u steeds weer krijgt. Hoe de kennisbank werkt.
Veelgestelde vragen
Hoeveel items moet een antwoordbibliotheek bevatten?
Minder dan u denkt. Een paar honderd feiten dekken het grootste deel van wat welke beveiligingsvragenlijst ook vraagt. Een bibliotheek met drieduizend items bevat meestal hetzelfde feit dertig keer in dertig formuleringen, en niemand weet welke actueel is.
Wie is eigenaar van de antwoordbibliotheek?
Eén persoon, meestal degene die de vragenlijsten coördineert, met de specialisten als controleurs van hun eigen gebied. Gedeeld eigenaarschap is geen eigenaarschap, en binnen twee kwartalen is de bibliotheek verouderd.
Hoe vaak moeten antwoorden worden gecontroleerd?
Op een datum, niet op gevoel. Certificaten en testrapporten op hun vervaldatum; personeelsaantallen en tooling twee keer per jaar; beleid wanneer het beleid verandert. De bibliotheek moet u vertellen wat aan de beurt is, niet andersom.