De situatie
Een beveiligings- of complianceadviesbureau neemt het vragenlijstwerk van zijn klanten op zich: een bank stuurt een SIG naar een klant, de klant stuurt die door naar het bureau, het bureau beantwoordt hem op basis van wat het over de klant weet en stuurt hem terug ter goedkeuring. Vermenigvuldig dat met twintig klanten en de risico's zijn duidelijk. Feiten van de ene klant lekken in de antwoorden van de andere. De consultant die een klant kende vertrekt, en de kennis vertrekt mee. De klant kan niet zien wat er vorig jaar namens hem is geantwoord.
Eén werkruimte per klant
Elke klant krijgt een eigen werkruimte: een eigen kennisbank met beleid, bewijs en goedgekeurde antwoorden, een eigen vragenlijsthistorie, eigen gebruikers. Niets gaat van de ene naar de andere. De medewerkers van het bureau zijn lid van de werkruimtes waarin ze werken en nergens anders, en de klant kan in zijn eigen werkruimte een rol als kijker of lid krijgen om antwoorden goed te keuren en het dossier in te zien.
Gelijke kwaliteit over de hele portefeuille
De werkwijze is in elke werkruimte dezelfde, ook al verschillen de feiten: de vragenlijst importeren, concepten opstellen uit de bibliotheek van de klant, controleren op betrouwbaarheid, de vragen die alleen de klant kan beantwoorden toewijzen, exporteren in het bestand van de partij die de vragenlijst stuurde, de goedgekeurde antwoorden teruglezen in de bibliotheek van de klant. Een consultant die van de ene klant naar de andere gaat, vindt bij elk antwoord dezelfde schermen en dezelfde bronnen, zodat de kwaliteit niet afhangt van wie de klant toevallig kende.
Wat de klant ziet
Elke vragenlijst die ooit namens de klant is beantwoord, met wie wat wanneer heeft geantwoord. De bibliotheek met eigen goedgekeurde antwoorden, die de klant bezit en behoudt als de opdracht eindigt. Het overzicht van welke klant wat vroeg, en de vragen die steeds terugkomen: de lijst van wat het bureau als volgende voor die klant moet schrijven.
Wat het adviesbureau ziet
Over alle werkruimtes heen: welke klanten vragenlijsten open hebben en hoe ver die zijn, en de bespaarde uren per klant, het getal waarop de opdracht wordt geprijsd. Een klantbibliotheek die met elke vragenlijst groeit, is voor de klant een reden om te blijven.
Waar u begint
Een demo met de meest recente vragenlijst van één klant en diens beleid laat de hele cyclus zien. Vraag er een aan en zie hoe rollen en team klanten gescheiden houden.