Først: hva svarer det ut fra?
Dette er spørsmålet som skiller verktøyene. En generell assistent svarer ut fra treningen sin og det du limer inn i chatten. Et verktøy laget for spørreskjemaer svarer fra en kunnskapsbase du kontrollerer: retningslinjene dine, dokumentene dine, svarene du har godkjent før. Det første gir flytende tekst om sikkerhet generelt. Det andre gir dine svar.
Be om å få se kunnskapsbasen. Spør hva som skjer når et spørsmål ikke dekkes av den: sier verktøyet fra, eller fyller det hullet med noe plausibelt? Et plausibelt, oppdiktet svar om backup-rutinen din er det aller farligste et spørreskjemaverktøy kan produsere, fordi det leser akkurat som et sant svar.
Viser det kildene sine på hvert svar?
Et svar uten kilde er en mening. Du bør kunne åpne ethvert utkast og se hvilken retningslinje, hvilket dokument, hvilket tidligere svar det er bygget på, og lese avsnittet. Det er dette som gjør gjennomgangen rask: du sjekker kilden, ikke setningen. Det er også det som gjør svaret forsvarlig et år senere.
Hvordan håndterer det usikkerhet?
Hvert spørreskjema har spørsmål kunnskapsbasen bare halvveis dekker. Verktøyet bør fortelle deg hvilke utkast det er sikkert på og hvilke ikke, og hvorfor: kildene svarer direkte på spørsmålet, eller berører det bare; de er nye, eller gamle. Et konfidenssignal med begrunnelse lar teamet ditt bruke timen sin på de tjue svake svarene i stedet for å lese alle to hundre på nytt.
Hvor havner dataene dine?
Retningslinjene dine er sensitive per definisjon. Spør, og forvent skriftlige svar: hvilken region som behandler dataene, om leverandøren trener modeller på dem, hvilke AI-leverandører som ligger under og om du kan velge én eller bruke din egen nøkkel, og hvem underdatabehandlerne er. Sammenlign så svarene med leverandørens egen sikkerhetsside. En spørreskjemaleverandør som ikke kan svare på et sikkerhetsspørreskjema om seg selv, har fortalt deg noe.
Beholder det kundens fil?
Kunder sender regneark og Word-dokumenter i sine egne oppsett, og de vil ha dem tilbake i det oppsettet. Sjekk at verktøyet leser filen det fikk, beholder hvert ark og hver kolonne, og eksporterer den samme filen med svarkolonnen fylt ut. Et verktøy som flater alt ut til sitt eget format, skaper en kopieringsjobb på kundens side.
Kan teamet ditt jobbe i det sammen?
Et spørreskjema besvares av flere personer. Se etter tildeling (dette spørsmålet er Marias), gjennomgangsstatuser (utkast, godkjent), en logg over hvem som endret hva, og en måte å la spørreskjemaet stå åpent en uke uten at noe går tapt. Hvis «team»-funksjonen er én delt konto, er det ikke en teamfunksjon.
Hva skjer med svarene etterpå?
Verdien av et spørreskjemaverktøy vokser bare hvis dette kvartalets godkjente svar blir neste kvartals utgangspunkt. Sjekk at godkjente svar flyter tilbake til kunnskapsbasen, at de har en dato, og at noe minner deg på det når de blir gamle. Ellers har du kjøpt en raskere måte å gjøre det samme arbeidet fra bunnen av hver gang.
Et kort poengkort
Ta med det siste ferdige spørreskjemaet ditt til demoen. Noter for hvert verktøy: andelen utkast du ville ha sendt uendret, andelen det merket som usikre og hadde rett i å merke, andelen det tok feil på med full selvsikkerhet, og hvor mange minutter gjennomgangen tok. Tallet for selvsikre feil er det som betyr noe. Her er hvordan Responsemate svarer på de sju spørsmålene, og hvordan det håndterer dataene dine.
Vanlige spørsmål
Kan en AI svare på et sikkerhetsspørreskjema på egen hånd?
Den kan lage et utkast. Den bør ikke sende det. Et sikkerhetsspørreskjema er et sett påstander selskapet ditt gir en kunde, og noen med ansvar må lese og godkjenne hver påstand. Det riktige verktøyet gjør den gjennomgangen rask og godt informert; det fjerner den ikke.
Er det trygt å legge retningslinjene våre inn i et AI-verktøy?
Bare hvis du vet hvor de havner. Spør om leverandøren trener på dataene dine, hvilken region dataene behandles i, om du kan bruke din egen modellnøkkel, og hvem underdatabehandlerne er. Hvis leverandøren ikke kan svare klart på de fire spørsmålene, er svaret nei.
Hvordan tester vi et AI-spørreskjemaverktøy før vi kjøper?
Ta med et av dine egne spørreskjemaer, et du allerede har besvart for hånd, og sammenlign. Se på utkastene det tok feil på, ikke dem det fikk riktig, og sjekk om det fortalte deg at det var usikkert på dem.