Först: vad svarar det utifrån?
Det här är frågan som skiljer verktygen åt. En generell assistent svarar utifrån sin träning och det du klistrar in i chatten. Ett verktyg byggt för frågeformulär svarar från en kunskapsbas du kontrollerar: dina policyer, dina dokument, svaren du godkänt tidigare. Det första ger flytande text om säkerhet i allmänhet. Det andra ger dina svar.
Be att få se kunskapsbasen. Fråga vad som händer när en fråga inte täcks av den: säger verktyget det, eller fyller det luckan med något rimligt? Ett rimligt påhittat svar om din backuprutin är det enskilt farligaste ett frågeformulärsverktyg kan producera, eftersom det läses exakt som ett sant.
Visar det sina källor på varje svar?
Ett svar utan källa är en åsikt. Du ska kunna öppna vilket utkast som helst och se vilken policy, vilket dokument, vilket tidigare svar det byggdes av, och läsa avsnittet. Det är det som gör granskningen snabb: du kontrollerar källan, inte meningen. Det är också det som gör svaret försvarbart ett år senare.
Hur hanterar det osäkerhet?
Varje frågeformulär har frågor som kunskapsbasen bara till hälften täcker. Verktyget bör tala om vilka utkast det är säkert på och vilka det inte är, och varför: källorna besvarar frågan rakt, eller snuddar bara vid den; de är färska, eller gamla. En konfidenssignal med skäl låter ditt team lägga sin timme på de tjugo svaga svaren i stället för att läsa om alla tvåhundra.
Vart tar dina data vägen?
Dina policyer är känsliga per definition. Fråga, och förvänta dig skriftliga svar: vilken region som behandlar data, om leverantören tränar modeller på dem, vilka AI-leverantörer som ligger under och om du kan välja en eller använda din egen nyckel, och vilka underbiträdena är. Jämför sedan svaren med leverantörens egen säkerhetssida. En leverantör av frågeformulärsverktyg som inte kan besvara ett säkerhetsfrågeformulär om sig själv har berättat något för dig.
Behåller det kundens fil?
Kunder skickar kalkylblad och Word-dokument i sina egna layouter, och de vill ha dem tillbaka i samma layout. Kontrollera att verktyget läser filen det fick, behåller varje blad och kolumn, och exporterar samma fil med svarskolumnen ifylld. Ett verktyg som plattar ut allt till sitt eget format skapar ett kopieringsjobb på kundens sida.
Kan ditt team arbeta i det tillsammans?
Ett frågeformulär besvaras av flera personer. Leta efter tilldelning (den här frågan är Marias), granskningsstatus (utkast, godkänd), en logg över vem som ändrade vad, och ett sätt att lämna frågeformuläret öppet i en vecka utan att något går förlorat. Om ”team”-funktionen är ett delat konto är det ingen teamfunktion.
Vad händer med svaren efteråt?
Värdet av ett frågeformulärsverktyg växer bara om det här kvartalets godkända svar blir nästa kvartals utgångspunkt. Kontrollera att godkända svar flödar tillbaka in i kunskapsbasen, att de har ett datum, och att något påminner dig när de åldras. Annars har du köpt ett snabbare sätt att göra samma arbete från grunden varje gång.
Ett kort poängkort
Ta med ditt senast färdigställda frågeformulär till demon. Notera för varje verktyg: andelen utkast du hade skickat oförändrade, andelen det flaggade som osäkra och hade rätt i att flagga, andelen det hade fel på med full säkerhet, och hur många minuter granskningen tog. Siffran för självsäkert fel är den som betyder något. Så här besvarar Responsemate de sju frågorna, och så hanterar det dina data.
Vanliga frågor
Kan en AI besvara ett säkerhetsfrågeformulär på egen hand?
Den kan skriva ett utkast. Den bör inte skicka ett. Ett säkerhetsfrågeformulär är en uppsättning påståenden ditt företag gör gentemot en kund, och någon ansvarig måste läsa och godkänna varje påstående. Rätt verktyg gör den granskningen snabb och välunderbyggd; det tar inte bort den.
Är det säkert att lägga in våra policyer i ett AI-verktyg?
Bara om du vet vart de tar vägen. Fråga om leverantören tränar på dina data, i vilken region data behandlas, om du kan använda din egen modellnyckel, och vilka underbiträdena är. Om leverantören inte kan besvara de fyra frågorna rakt är svaret nej.
Hur testar vi ett AI-verktyg för frågeformulär innan vi köper?
Ta med ett av dina egna frågeformulär, ett du redan besvarat för hand, och jämför. Titta på utkasten det fick fel, inte dem det fick rätt, och kontrollera om det sa att det var osäkert på dem.