Martes, 09:10. Llega el archivo
El equipo de compras de un cliente envía a Anna, que coordina los cuestionarios de seguridad en Lyngmark, un archivo Excel: cuatro hojas, 214 preguntas, la columna de respuestas vacía, plazo hasta el próximo viernes. Anna carga el archivo en Responsemate. La importación lee las cuatro hojas, encuentra la columna de preguntas y la columna de respuestas en cada una, y le muestra el cuestionario con la numeración y los encabezados propios del cliente. Ella fija el plazo y añade a dos compañeros al equipo.
Martes, 09:25. Borradores con fuentes
Mientras Anna lee las instrucciones del cliente, las preguntas se completan con borradores. Cada uno procede de la base de conocimiento de Lyngmark: la política de seguridad de la información, el procedimiento de incidentes, la lista de subprocesadores, dos cuestionarios completados en primavera y las páginas del propio centro de confianza de la empresa. Cada borrador muestra las fuentes a partir de las cuales se creó y una puntuación de confianza: 131 High, 58 Medium, 25 Low o sin fuente.
Martes, 10:00 a 12:00. La revisión
Anna trabaja por orden de confianza. Los borradores High los lee rápidamente y los aprueba por lotes; acorta tres con la herramienta de la celda. Los borradores Medium los lee con atención; la mayoría son correctos, una docena necesitan un dato que añade desde la fuente mostrada. Los borradores Low y los que no tienen fuente son el verdadero trabajo: catorce van a Jonas, del equipo de infraestructura ("por favor, responda a las preguntas sobre la nueva configuración de copias de seguridad"), cinco van a legal por el anexo de tratamiento de datos del cliente, y seis las responde ella misma de memoria y las marca para que un compañero las valide.
Miércoles. Los compañeros
Jonas abre el cuestionario, ve sus catorce preguntas, las responde en las celdas con las fuentes que conoce, adjunta el registro de la prueba de restauración del trimestre pasado a la pregunta sobre copias de seguridad, y las marca como hechas. Legal responde sus cinco. El asistente de IA, al recibir la pregunta «qué preguntas aún no tienen fuente», enumera las seis que Anna respondió de memoria. Ella adjunta las páginas de la política correspondientes a cuatro y deja una nota en dos.
Jueves, 11:00. Exportar
Todas las preguntas están aprobadas. Anna exporta: el propio archivo Excel del cliente vuelve con las cuatro hojas, las columnas del cliente y la columna de respuesta completa, además de la evidencia adjunta en una carpeta. Las respuestas aprobadas se incorporan de nuevo a la base de conocimiento, con la fecha de hoy. El panel añade el cuestionario al recuento y a las horas ahorradas.
Lo que costó y lo que generó
Tiempo de Anna: unas tres horas repartidas en dos días. Jonas y legal: una hora cada uno. El siguiente cuestionario de un cliente similar generará el borrador a partir de 214 respuestas más recientes, y las preguntas que esta vez fueron Low, sobre todo acerca de la nueva configuración de copias de seguridad, ahora están en la biblioteca con las respuestas de Jonas y el registro de prueba adjunto.
Véalo en su propio archivo
La demo ejecuta los mismos pasos con un cuestionario que usted aporte, usando sus propios documentos. Resérvela.