Mardi, 09:10. Le fichier arrive
L’équipe achats d’un client envoie à Anna, qui coordonne les questionnaires de sécurité chez Lyngmark, un fichier Excel : quatre feuilles, 214 questions, la colonne des réponses vide, une échéance vendredi prochain. Anna dépose le fichier dans Responsemate. L’importation lit les quatre feuilles, trouve la colonne des questions et la colonne des réponses dans chacune, et lui affiche le questionnaire avec la numérotation et les titres propres au client. Elle fixe l’échéance et ajoute deux collègues à l’équipe.
Mardi, 09:25. Brouillons avec sources
Pendant qu’Anna lit les instructions du client, les questions se remplissent de brouillons. Chacun provient de la base de connaissances de Lyngmark : la politique de sécurité de l’information, la procédure d’incident, la liste des sous-traitants ultérieurs, deux questionnaires remplis au printemps et les pages du centre de confiance propre à l’entreprise. Chaque brouillon indique les sources à partir desquelles il a été construit et un indicateur de confiance : 131 High, 58 Medium, 25 Low ou sans source.
Mardi, 10:00 à 12:00. La relecture
Anna travaille par ordre de confiance. Elle lit rapidement les brouillons High et les approuve par lots ; elle en raccourcit trois avec l’outil dans la cellule. Elle lit attentivement les brouillons Medium ; la plupart sont corrects, une douzaine nécessitent un fait qu’elle ajoute depuis la source affichée. Les brouillons Low et ceux sans source représentent le vrai travail : quatorze partent à Jonas, dans l’équipe infrastructure (« veuillez répondre aux questions sur la nouvelle configuration de sauvegarde »), cinq partent au service juridique au sujet de l’avenant du client sur le traitement des données, et elle en traite six elle-même de mémoire, puis les marque pour validation par un collègue.
Mercredi. Les collègues
Jonas ouvre le questionnaire, voit ses quatorze questions, y répond dans les cellules avec les sources qu’il connaît, joint le journal du test de restauration du dernier trimestre à la question sur les sauvegardes, puis les marque comme terminées. Le service juridique répond à ses cinq questions. L’assistant IA, à qui l’on demande « quelles questions n’ont toujours pas de source », liste les six auxquelles Anna a répondu de mémoire ; elle joint les pages de politique pertinentes à quatre d’entre elles et laisse une note sur deux.
Jeudi, 11:00. Exporter
Chaque question est approuvée. Anna exporte : le fichier Excel du client revient avec les quatre feuilles, les colonnes du client et la colonne des réponses remplie, ainsi que les preuves jointes dans un dossier. Les réponses approuvées sont réintégrées dans la base de connaissances, datées du jour. Le tableau de bord ajoute le questionnaire au total et les heures gagnées.
Ce qu’il a coûté, et ce qu’il a rapporté
Temps d’Anna : environ trois heures réparties sur deux jours. Jonas et l’équipe juridique : une heure chacun. Le prochain questionnaire d’un client similaire sera rédigé à partir de 214 réponses plus récentes, et les questions qui étaient en niveau faible cette fois-ci, principalement sur la nouvelle configuration de sauvegarde, sont désormais dans la bibliothèque avec les réponses de Jonas et le journal de test en pièce jointe.
Voyez-le sur votre propre fichier
La démo suit les mêmes étapes sur un questionnaire que vous apportez, avec vos propres documents. Réservez-la.