Dinsdag, 09:10. Het bestand komt binnen
Het inkoopteam van een klant stuurt Anna, die bij Lyngmark de beveiligingsvragenlijsten coördineert, een Excel-bestand: vier werkbladen, 214 vragen, de antwoordkolom leeg, een deadline volgende week vrijdag. Anna sleept het bestand in Responsemate. De import leest alle vier de werkbladen, vindt op elk de vraagkolom en de antwoordkolom en toont haar de vragenlijst met de eigen nummering en koppen van de klant. Ze stelt de deadline in en voegt twee collega's toe aan het team.
Dinsdag, 09:25. Concepten met bronnen
Terwijl Anna de instructies van de klant leest, vullen de vragen zich met concepten. Elk komt uit de kennisbank van Lyngmark: het informatiebeveiligingsbeleid, de incidentprocedure, de subverwerkerslijst, twee afgeronde vragenlijsten uit het voorjaar en de pagina's van het eigen trustcenter van het bedrijf. Elk concept toont de bronnen waaruit het is opgebouwd en een betrouwbaarheidsmarkering: 131 High, 58 Medium, 25 Low of zonder bron.
Dinsdag, 10:00 tot 12:00. De controle
Anna werkt in volgorde van betrouwbaarheid. De High-concepten leest ze snel en keurt ze in batches goed; drie kort ze in met de tool op de cel. De Medium-concepten leest ze grondig; de meeste kloppen, een dozijn heeft een feit nodig dat ze toevoegt uit de getoonde bron. De Low-concepten en die zonder bron zijn het echte werk: veertien gaan naar Jonas van het infrastructuurteam (“graag de vragen over de nieuwe back-upopzet beantwoorden”), vijf gaan naar juridische zaken over het addendum gegevensverwerking van de klant, en zes beantwoordt ze zelf uit het hoofd en markeert ze voor validatie door een collega.
Woensdag. De collega's
Jonas opent de vragenlijst, ziet zijn veertien vragen, beantwoordt ze in de cellen met de bronnen die hij kent, voegt het logboek van de hersteltest van vorig kwartaal bij de back-upvraag en markeert ze als klaar. Juridische zaken beantwoordt haar vijf. De AI-assistent, gevraagd “welke vragen hebben nog geen bron”, noemt de zes die Anna uit het hoofd beantwoordde; ze voegt bij vier de relevante beleidspagina's bij en laat bij twee een notitie achter.
Donderdag, 11:00. Exporteren
Elke vraag is goedgekeurd. Anna exporteert: het eigen Excel-bestand van de klant komt terug met alle vier de werkbladen, de kolommen van de klant en de antwoordkolom ingevuld, plus het bijgevoegde bewijs in een map. De goedgekeurde antwoorden worden teruggelezen in de kennisbank, gedateerd op vandaag. Het dashboard telt de vragenlijst mee en de bespaarde uren.
Wat het kostte, en wat het opleverde
Anna's tijd: ongeveer drie uur verdeeld over twee dagen. Jonas en juridische zaken: elk een uur. De volgende vragenlijst van een vergelijkbare klant wordt opgesteld uit 214 nieuwere antwoorden, en de vragen die deze keer Low waren, vooral over de nieuwe back-upopzet, staan nu in de bibliotheek met de antwoorden van Jonas en het testlogboek erbij.
Bekijk het op uw eigen bestand
De demo doorloopt dezelfde stappen op een vragenlijst die u meebrengt, tegen uw eigen documenten. Vraag hem aan.