Situasjonen
Et SaaS-selskap med noen hundre kunder får et sikkerhetsspørreskjema med de fleste nye enterprise-avtaler og med mange fornyelser: kundens eget regneark, en SIG Lite fra en bank, en CAIQ fra en skykyndig innkjøper, personvernseksjonen fra et offentlig organ. Hvert av dem tar de samme folkene bort fra arbeidet sitt i dagevis, svarene sklir fra hverandre mellom kunder, og salgsteamet lærer å grue seg til setningen «sikkerhetsteamet vårt har noen spørsmål».
Hva som endres med et bibliotek
Det første er å slutte å svare på spørreskjemaer og begynne å svare på fakta. Hvert godkjente svar, hver retningslinje og hvert sertifikat går inn i én kunnskapsbase med eier og dato. Fullførte spørreskjemaer leses inn igjen. Den første måneden er jobben; etter det har de fleste radene i et nytt spørreskjema allerede et svar.
Et spørreskjema, fra start til slutt
Kundens Excel-fil importeres som den er: verktøyet finner spørsmåls- og svarkolonnene på hvert ark. I løpet av minutter har hvert spørsmål et svarutkast bygget fra biblioteket, med kildene det brukte og en konfidensscore. Koordinatoren leser utkastene i konfidensrekkefølge: High-svarene godkjennes i bunter etter et blikk, Medium-svarene leses, Low-svarene og dem uten kilde tildeles kollegaen som vet. Infrastrukturlederen får elleve spørsmål, juridisk får fire, alle svarer på samme sted, og koordinatoren ser spørreskjemaet fylles opp. Dokumentasjon legges ved fra biblioteket der en rad ber om det. Den ferdige filen eksporteres med kundens kolonner utfylt, og de godkjente svarene går tilbake i biblioteket.
Hva salgsteamet ser
En dato de kan love. Et spørreskjema som før var «to uker, kanskje» blir «torsdag». Svarene en kunde får, stemmer med svarene forrige kunde fikk, og det betyr noe når kunder snakker sammen og når den samme personen vurderer to av spørreskjemaene dine.
Hva sikkerhetslederen ser
Spørsmålene som stadig dukker opp ubesvart, som er listen over retningslinjene som står for tur. Kontrollene biblioteket dekker mot ISO 27001 og SOC 2, og dem det ikke dekker. Hvilke sertifikater og testrapporter som snart utløper. Timene spart, telt fra spørreskjemaene som faktisk er fullført. Og et team som svarer på spørreskjemaer uten dem.
Hvor du begynner
Ta med det siste spørreskjemaet du besvarte for hånd til en demo, og se utkastene lages fra dine egne dokumenter. Book en, eller les det gjennomarbeidede eksempelet først.