Vad som förblir detsamma
Omdömet. Någon med ansvar läser varje svar som går till en kund och avgör att det är sant. Fakta kommer fortfarande från dina policyer och dina medarbetare, och kollegan som kan backuplösningen måste fortfarande besvara backupfrågorna. Ett verktyg som lovade att ta bort det skulle lova att göra påståenden i ditt namn som ingen har kontrollerat.
Vad som ändras
Den tomma sidan. För hand börjar varje rad tom, och den första timmen går åt till att hitta förra gången du besvarade den. Med ett verktyg börjar varje rad med ett utkast byggt på dina godkända svar och dokument, med källorna visade. Granskningen börjar där skrivandet förut slutade.
Att veta var du ska titta. För hand läser du alla tvåhundra rader lika noga eftersom du inte vet vilka som är svaga. Med en konfidenspoäng och skälen lägger du timmen på de tjugo rader som behöver den.
Enhetlighet. För hand glider svaret på samma fråga mellan frågeformulär och mellan personer. Skrivet från ett bibliotek är det samma faktum varje gång, och en nattlig rensning hittar ställena där två godkända svar motsäger varandra.
Överlämningarna. För hand går frågor till kollegor via e-post och kommer tillbaka i ett annat dokument. I ett verktyg tilldelas en fråga en person, besvaras på plats, och alla ser frågeformuläret fyllas.
Filen. För hand skrivs svaren någonstans och klistras in i kundens kalkylblad på slutet, med de fel det innebär. Verktyget arbetar i kundens fil och lämnar tillbaka den ifylld.
Nästa gång. För hand är det färdiga frågeformuläret en bilaga i ett skickat e-postmeddelande. I ett verktyg läggs dess godkända svar till biblioteket med ett datum, och nästa frågeformulär utgår från dem.
Den ärliga kostnaden
Biblioteket måste finnas. Den första månaden med ett verktyg går åt till att importera policyer och tidigare frågeformulär och gallra dubbletterna; ett team som hoppar över det får utkast från ett tunt bibliotek och drar slutsatsen att verktyget är svagt. Efter den månaden rapporterar team ett första utkast på minuter och en granskning på timmar, mot dagar för hand. Hur lång tid ett frågeformulär tar har detaljerna.
Sida vid sida
- Tid till ett första utkast av ett frågeformulär med 200 frågor: för hand dagar, Responsemate minuter.
- Veta vilka svar som är svaga före granskningen: för hand nej, Responsemate en konfidenspoäng med skäl på varje.
- Enhetlighet mellan frågeformulär och personer: för hand beror det på minnet, Responsemate ett bibliotek, ett svar per faktum.
- Lämna tillbaka kundens egen fil ifylld: för hand klipp och klistra på slutet, Responsemate export.
- Svar sparade och daterade till nästa gång: för hand i skickade e-postmeddelanden, Responsemate i biblioteket, med utgångsdatum.
- Personen som godkänner: densamma, i båda.