Typiska ledtider
Det här är arbetsuppskattningar från team som besvarar frågeformulär regelbundet. Ledtid, inte arbetsinsats: gapet mellan de två är poängen med den här guiden.
- Ett leverantörsformulär vid onboarding med 30 till 60 frågor: en halv dag om svaren finns, tre till fem dagar om de måste skrivas och godkännas.
- En kunds eget säkerhetsfrågeformulär med 100 till 200 frågor: två till tre dagar med ett bibliotek, en till två veckor utan.
- En komplett SIG eller en lång DDQ, flera hundra frågor: två till tre dagar med ett aktuellt bibliotek, en till tre veckor från grunden.
- Ett upprepat frågeformulär från samma kund ett år senare: en dag, om fjolårets svar sparades och daterades.
Vart tiden faktiskt tar vägen
Skrivandet är en mindre del av ledtiden. I de flesta team fördelas timmarna ungefär så här: att hitta det senaste svaret på samma fråga och kontrollera att det fortfarande stämmer; att vänta på att den som vet (infrastrukturansvarig, juridik, HR) ska svara; att jaga ett dokument som finns någonstans; att jämka två svar som motsäger varandra; och att formatera tillbaka svaren till kundens kalkylblad. Sedan, på slutet, läser en person igenom alltihop för konsekvens och hittar motsägelserna som processen missade.
Skrivandet, den del folk föreställer sig, är ofta under en femtedel av det.
Vad som kortar den, i effektordning
Ett svarsbibliotek med datum. Den enskilt största förändringen. Om det godkända svaret på ”hur ofta granskas åtkomsträttigheter” finns med ett datum och en ägare tar frågan en minut. Se hur du bygger ett.
En ägare som kan godkänna. Varje överlämning lägger till en dag. En samordnare som kan godkänna de flesta svar, och som bara eskalerar de få som behöver en specialist, gör ett tvåveckorsformulär till ett tredagarsformulär.
Att svara i kundens fil. Omformatering på slutet kostar timmar och skapar fel. Fyll i kolumnen de gav dig, i bladet de gav dig.
Underlag som redan är aktuellt. Ett saknat certifikat eller en utgången testrapport kan hålla ett färdigt frågeformulär en vecka. Håll underlaget daterat i samma bibliotek som svaren.
Att låta första omgången skrivas automatiskt. Med ett bibliotek på plats kan ett verktyg skriva utkast till varje rad från det, markera vilka utkast som har gott stöd och vilka som inte har det, och lämna ditt team med en granskning i stället för ett tomt blad. Granskningen av tvåhundra utkast tar timmar; att skriva tvåhundra svar tar dagar.
Vad som inte kortar den
Att kopiera fjolårets fil rakt av utan att läsa den. Det går snabbt tills granskaren hittar svaret som beskriver ett system du bytt ut, och då hamnar hela frågeformuläret under misstanke. Snabbhet kommer från svar som är aktuella, inte från svar som är snabba.
I siffror, med ett verktyg
Team som använder Responsemate rapporterar att första omgången av ett frågeformulär med 200 frågor skrivs på några minuter, med källorna visade på varje svar, och att granskningen tar några timmar utspridda över en eller två dagar, det mesta på svaren verktyget flaggade som svagt underbyggda. Siffran för sparade timmar finns på dashboarden, beräknad från de frågeformulär som faktiskt slutförts. Så fungerar frågeformulärsflödet.
Vanliga frågor
Hur lång tid tar det att fylla i en SIG?
En komplett SIG besvarad från grunden tar ett litet team en till tre veckor i ledtid. Med ett aktuellt svarsbibliotek är det två till tre dagar, det mesta granskning.
Kan ett säkerhetsfrågeformulär besvaras på en dag?
Ett kort, ja, om svaren redan finns och den som svarar har mandat att godkänna dem. Förseningen i de flesta frågeformulär är väntan på någon, inte skrivandet.