Situationen
Ett säkerhets- eller efterlevnadskonsultbolag tar på sig frågeformulärsarbetet åt sina klienter: en bank skickar en SIG till en klient, klienten vidarebefordrar den till konsultbolaget, konsultbolaget besvarar den utifrån vad det vet om klienten och skickar tillbaka den för godkännande. Multiplicera med tjugo klienter och riskerna är uppenbara. Fakta från en klient läcker in i en annans svar. Konsulten som kände klienten slutar, och kunskapen försvinner med hen. Klienten kan inte se vad som besvarades i dess namn förra året.
En arbetsyta per klient
Varje klient får en egen arbetsyta: en egen kunskapsbas med policyer, underlag och godkända svar, en egen frågeformulärshistorik, egna användare. Inget korsar gränsen mellan dem. Konsultbolagets medarbetare är medlemmar i de arbetsytor de arbetar i och ingen annanstans, och klienten kan få en plats som läsare eller medlem i sin egen arbetsyta för att godkänna svar och se historiken.
Jämn kvalitet över hela portföljen
Metoden är densamma i varje arbetsyta även om fakta skiljer sig: importera frågeformuläret, ta fram utkast från klientens bibliotek, granska efter konfidens, tilldela de frågor bara klienten kan besvara, exportera i kundens fil, läs tillbaka de godkända svaren in i klientens bibliotek. En konsult som går från en klient till en annan möter samma skärmar och samma källor på varje svar, så kvaliteten beror inte på vem som råkade känna klienten.
Vad klienten ser
Varje frågeformulär som någonsin besvarats för dess räkning, med vem som svarade vad och när. Biblioteket med dess egna godkända svar, som klienten äger och behåller om uppdraget avslutas. Registret över vilken kund som frågade vad, och frågorna som återkommer, vilket är konsultbolagets lista över vad som ska skrivas härnäst för den klienten.
Vad konsultbolaget ser
Över alla arbetsytor: vilka klienter som har öppna frågeformulär och hur de ligger till, och de sparade timmarna för varje, vilket är siffran uppdraget prissätts på. Ett klientbibliotek som växer med varje frågeformulär är ett skäl för klienten att stanna.
Var du börjar
En demo med en klients senaste frågeformulär och dess policyer visar hela loopen. Boka en, och se hur roller och team håller klienterna isär.