Situationen
Ett SaaS-företag med några hundra kunder får ett säkerhetsfrågeformulär med de flesta nya enterpriseaffärer och med många förnyelser: kundens eget kalkylblad, en SIG Lite från en bank, en CAIQ från en molnkunnig köpare, integritetsavsnittet från ett offentligt organ. Vart och ett tar samma personer från deras arbete i dagar, svaren glider isär mellan kunder, och säljteamet lär sig att frukta frasen ”vårt säkerhetsteam har några frågor”.
Vad som förändras med ett bibliotek
Det första steget är att sluta besvara frågeformulär och börja besvara fakta. Varje godkänt svar, varje policy och varje certifikat går in i en kunskapsbas med en ägare och ett datum. Slutförda frågeformulär läses in igen. Den första månaden är jobbet; därefter har de flesta rader i ett nytt frågeformulär redan ett svar.
Ett frågeformulär, från början till slut
Kundens Excel-fil importeras som den är: verktyget hittar fråge- och svarskolumnerna på varje blad. Inom några minuter har varje fråga ett svarsutkast byggt från biblioteket, med källorna som använts och en konfidenspoäng. Samordnaren läser utkasten i konfidensordning: de med hög konfidens godkänns i omgångar efter en snabb titt, de med medelhög läses, de med låg och de utan källa tilldelas kollegan som vet. Infrastrukturansvarig får elva frågor, juridik får fyra, alla svarar på samma ställe, och samordnaren ser frågeformuläret fyllas på. Underlag bifogas från biblioteket där en rad ber om det. Den färdiga filen exporteras med kundens kolumner ifyllda, och de godkända svaren går tillbaka in i biblioteket.
Vad säljteamet ser
Ett datum de kan lova. Ett frågeformulär som förut var ”två veckor, kanske” blir ”torsdag”. Svaren en kund får stämmer överens med svaren förra kunden fick, vilket spelar roll när kunder pratar med varandra och när samma granskare ser två av dina frågeformulär.
Vad säkerhetsansvarig ser
Frågorna som gång på gång förblir obesvarade, vilket är listan över policyer att skriva härnäst. Kontrollerna biblioteket täcker mot ISO 27001 och SOC 2, och de det inte täcker. Vilka certifikat och testrapporter som snart går ut. Timmarna som sparats, räknade från de frågeformulär som faktiskt slutförts. Och ett team som besvarar frågeformulär utan dem.
Var du börjar
Ta med det senaste frågeformuläret du besvarade för hand till en demo och se det få utkast från dina egna dokument. Boka en, eller läs det genomarbetade exemplet först.