Tisdag 09:10. Filen kommer
En kunds inköpsavdelning skickar Anna, som samordnar säkerhetsfrågeformulär på Lyngmark, en Excel-fil: fyra blad, 214 frågor, svarskolumnen tom, deadline nästa fredag. Anna släpper filen i Responsemate. Importen läser alla fyra bladen, hittar frågekolumnen och svarskolumnen på varje blad och visar henne frågeformuläret med kundens egen numrering och rubriker. Hon sätter deadlinen och lägger till två kollegor i teamet.
Tisdag 09:25. Utkast med källor
Medan Anna läser kundens instruktioner fylls frågorna med utkast. Varje utkast kommer från Lyngmarks kunskapsbas: informationssäkerhetspolicyn, incidentrutinen, listan över underbiträden, två ifyllda frågeformulär från våren och sidorna i företagets eget trust center. Varje utkast visar källorna det byggts på och en konfidensmarkering: 131 High, 58 Medium, 25 Low eller utan källa.
Tisdag 10:00 till 12:00. Granskningen
Anna arbetar i konfidensordning. Utkasten med High läser hon snabbt och godkänner i omgångar; tre kortar hon ner med verktyget på cellen. Utkasten med Medium läser hon ordentligt; de flesta stämmer, ett dussin behöver ett faktum som hon lägger till från källan som visas. Utkasten med Low och de utan källa är det verkliga arbetet: fjorton går till Jonas på infrastrukturteamet (”svara gärna på frågorna om den nya backuplösningen”), fem går till juristerna om kundens tillägg om personuppgiftsbehandling, och sex besvarar hon själv ur minnet och markerar för en kollega att validera.
Onsdag. Kollegorna
Jonas öppnar frågeformuläret, ser sina fjorton frågor, besvarar dem i cellerna med de källor han känner till, bifogar loggen från förra kvartalets återställningstest till backupfrågan och markerar dem som klara. Juristerna besvarar sina fem. AI-assistenten, tillfrågad ”vilka frågor saknar fortfarande källa”, listar de sex som Anna besvarade ur minnet; hon bifogar relevanta policysidor till fyra och lämnar en anteckning på två.
Torsdag 11:00. Export
Varje fråga är godkänd. Anna exporterar: kundens egen Excel-fil kommer tillbaka med alla fyra bladen, kundens kolumner och svarskolumnen ifylld, plus det bifogade underlaget i en mapp. De godkända svaren läses tillbaka in i kunskapsbasen, daterade i dag. Dashboarden lägger frågeformuläret till räkningen och de sparade timmarna.
Vad det kostade, och vad det gav
Annas tid: ungefär tre timmar fördelade på två dagar. Jonas och juristerna: en timme var. Nästa frågeformulär från en liknande kund får utkast från 214 nyare svar, och frågorna som var Low den här gången, mest om den nya backuplösningen, finns nu i biblioteket med Jonas svar och testloggen bifogad.
Se det på din egen fil
Demon kör samma steg på ett frågeformulär du tar med, mot dina egna dokument. Boka den.