Det, der ikke ændrer sig
Vurderingen. En ansvarlig person læser hvert svar, der sendes til en kunde, og beslutter, at det er korrekt. Fakta kommer stadig fra dine politikker og dine medarbejdere, og den kollega, der kender opsætningen af sikkerhedskopier, skal stadig svare på spørgsmålene om sikkerhedskopier. Et værktøj, der lovede at fjerne det, ville love at fremsætte udsagn på dine vegne, som ingen har kontrolleret.
Hvad der ændrer sig
Den tomme side. I hånden starter hver række tom, og den første time går med at finde sidste gang, du svarede på det. Med et værktøj starter hver række med et udkast bygget på dine godkendte svar og dokumenter, med kilderne vist. Gennemgangen starter dér, hvor skrivearbejdet før sluttede.
At vide, hvor du skal kigge. I hånden læser du alle to hundrede rækker med samme opmærksomhed, fordi du ikke ved, hvilke der er svage. Med en sikkerhedsscore og årsagerne bruger du timen på de tyve rækker, der har brug for den.
Konsistens. Når det gøres manuelt, glider svaret på det samme spørgsmål fra spørgeskema til spørgeskema og fra person til person. Når det laves som udkast fra ét bibliotek, er det samme faktum hver gang, og en natlig oprydning finder de steder, hvor to godkendte svar modsiger hinanden.
Overdragelserne. Manuelt sendes spørgsmål til kolleger via e-mail og kommer tilbage i et andet dokument. I et værktøj tildeles et spørgsmål til en person, besvares på stedet, og alle kan se spørgeskemaet blive udfyldt.
Filen. Når det gøres manuelt, skrives svarene et sted og sættes til sidst ind i kundens regneark igen, med de fejl det medfører. Værktøjet arbejder i kundens fil og leverer den tilbage udfyldt.
Næste gang. Manuelt er det færdige spørgeskema en vedhæftet fil i en sendt e-mail. I et værktøj føjes de godkendte svar til biblioteket med en dato, og næste spørgeskema starter fra dem.
Den reelle omkostning
Biblioteket skal findes. Den første måned med et værktøj går med at importere politikker og tidligere spørgeskemaer og rydde op i dubletter. Et team, der springer det over, får udkast fra et spinkelt bibliotek og konkluderer, at værktøjet er svagt. Efter den måned er de tal, teams rapporterer, et første gennemløb på minutter og en gennemgang på timer, mod dage manuelt. Hvor lang tid et spørgeskema tager har detaljerne.
Side om side
- Tid til et første udkast til et spørgeskema med 200 spørgsmål: manuelt, dage; Responsemate, minutter.
- At vide, hvilke svar der er svage før gennemgang: manuelt, nej. Med Responsemate, en konfidensscore med begrundelser på hvert svar.
- Ensartethed på tværs af spørgeskemaer og personer: manuelt afhænger det af hukommelsen, med Responsemate får du ét bibliotek og ét svar pr. faktum.
- Kundens egen fil leveres udfyldt tilbage: manuelt ved at kopiere og indsætte til sidst, i Responsemate ved at eksportere.
- Svar gemt og dateret til næste gang: manuelt, i sendte e-mails; Responsemate, i biblioteket, med udløbsdatoer.
- Den person, der godkender: den samme i begge.