Typiske forløbstider
Dette er praktiske estimater fra teams, der svarer på spørgeskemaer regelmæssigt. Kalendertid, ikke indsats: forskellen mellem de to er pointen med denne guide.
- En onboardingformular for leverandører med 30 til 60 spørgsmål: en halv dag, hvis svarene findes, tre til fem dage, hvis de skal skrives og godkendes.
- En kundes eget sikkerhedsspørgeskema med 100 til 200 spørgsmål: to til tre dage med et bibliotek, en til to uger uden.
- Et fuldt SIG eller et langt DDQ, flere hundrede spørgsmål: to til tre dage med et aktuelt bibliotek, én til tre uger fra bunden.
- Et gentaget spørgeskema fra den samme kunde et år senere: en dag, hvis sidste års svar blev gemt og dateret.
Hvor tiden faktisk går hen
Skrivningen er kun en mindre del af den samlede tid. I de fleste teams fordeler timerne sig omtrent sådan: at finde det seneste svar på det samme spørgsmål og tjekke, at det stadig passer, at vente på svar fra den person, der ved det, for eksempel den infrastrukturansvarlige, jura eller HR, at jagte et dokument, der findes et sted, at afstemme to svar, der modsiger hinanden, og at formatere svarene tilbage i kundens regneark. Til sidst læser én person så det hele igennem for konsistens og finder de modsætninger, processen overså.
Selve skrivningen, den del folk forestiller sig, udgør ofte mindre end en femtedel.
Det, der virker, i rækkefølge efter effekt
Et svarbibliotek med datoer. Den klart største ændring. Hvis det godkendte svar på "hvor ofte gennemgås adgangsrettigheder" findes med en dato og en ejer, tager spørgsmålet et minut. Se sådan bygger du et.
Én ejer, der kan godkende. Hver overdragelse lægger en dag til. En koordinator, der kan godkende de fleste svar og kun sender de få videre, der kræver en specialist, gør et spørgeskema på to uger til et på tre dage.
Svar i kundens fil. Omformatering til sidst koster timer og skaber fejl. Udfyld den kolonne, de har givet dig, i det ark, de har givet dig.
Dokumentation, der allerede er aktuel. Et manglende certifikat eller en udløbet testrapport kan holde et færdigt spørgeskema tilbage i en uge. Hold dokumentation dateret i samme bibliotek som svarene.
Første udkast automatisk. Når biblioteket er på plads, kan et værktøj lave udkast til hver række ud fra det, markere hvilke udkast der er godt underbygget, og hvilke der ikke er, så dit team skal gennemgå i stedet for at starte med et tomt ark. At gennemgå to hundrede udkast tager timer; at skrive to hundrede svar tager dage.
Det er ikke nok
At kopiere sidste års fil videre uden at læse den. Det er hurtigt, indtil gennemgåeren finder svaret, der beskriver et system, du har udskiftet, og så er hele spørgeskemaet under mistanke. Hastighed kommer fra svar, der er aktuelle, ikke fra svar, der er hurtige.
I tal, med et værktøj
Team, der bruger Responsemate, fortæller, at første udkast til et spørgeskema med 200 spørgsmål udarbejdes på få minutter, med kilderne vist på hvert svar, og at gennemgangen tager nogle få timer fordelt over en eller to dage, mest på de svar, værktøjet markerede som svagt underbygget. Tallet for sparede timer findes på kontrolpanelet og beregnes ud fra de spørgeskemaer, der faktisk er færdiggjort. Sådan fungerer spørgeskemaforløbet.
Spørgsmål, folk stiller
Hvor lang tid tager det at udfylde en SIG?
Et fuldt SIG besvaret fra bunden tager et lille team en til tre uger fra start til slut. Med et aktuelt svarbibliotek tager det to til tre dage, hvor det meste er gennemgang.
Kan et sikkerhedsspørgeskema besvares på en dag?
Et kort et, ja, hvis svarene allerede findes, og den person, der svarer, har beføjelse til at godkende dem. Forsinkelsen i de fleste spørgeskemaer handler om at vente på nogen, ikke om at skrive.