Ten eerste: waar komen de antwoorden vandaan?
Dit is de vraag die de tools van elkaar scheidt. Een algemene assistent antwoordt vanuit zijn training en vanuit wat u in de chat plakt. Een tool die voor vragenlijsten is gebouwd, antwoordt vanuit een kennisbank die u beheert: uw beleid, uw documenten, de antwoorden die u eerder goedkeurde. De eerste levert vloeiende tekst over beveiliging in het algemeen. De tweede levert uw antwoorden.
Vraag om de kennisbank te zien. Vraag wat er gebeurt als een vraag er niet door wordt gedekt: zegt de tool dat, of vult hij het gat met iets aannemelijks? Een aannemelijk verzonnen antwoord over uw back-upprocedure is de gevaarlijkste uitkomst die een vragenlijsttool kan leveren, omdat het precies leest als een waar antwoord.
Toont hij bij elk antwoord zijn bronnen?
Een antwoord zonder bron is een mening. U moet elk conceptantwoord kunnen openen en zien uit welk beleid, welk document, welk eerder antwoord het is opgebouwd, en de passage kunnen lezen. Dat maakt de controle snel: u controleert de bron, niet de zin. Het maakt het antwoord ook een jaar later nog verdedigbaar.
Hoe gaat hij om met onzekerheid?
Elke vragenlijst heeft vragen die de kennisbank maar half dekt. De tool moet u vertellen over welke concepten hij zeker is en over welke niet, en waarom: de bronnen beantwoorden de vraag direct of raken haar slechts aan; ze zijn recent of oud. Een betrouwbaarheidssignaal met redenen laat uw team zijn uur besteden aan de twintig zwakke antwoorden in plaats van alle tweehonderd opnieuw te lezen.
Waar gaan uw gegevens naartoe?
Uw beleid is per definitie vertrouwelijk. Vraag ernaar en verwacht schriftelijke antwoorden: in welke regio de gegevens worden verwerkt, of de aanbieder er modellen op traint, welke AI-aanbieders eronder zitten en of u er een kunt kiezen of uw eigen sleutel kunt gebruiken, en wie de subverwerkers zijn. Vergelijk de antwoorden daarna met de eigen beveiligingspagina van de aanbieder. Een aanbieder van vragenlijsttools die geen beveiligingsvragenlijst over zichzelf kan beantwoorden, heeft u daarmee iets verteld.
Behoudt de tool het bestand van de klant?
Klanten sturen spreadsheets en Word-documenten in hun eigen opmaak, en ze willen ze in die opmaak terug. Controleer of de tool het aangeleverde bestand leest, elk werkblad en elke kolom behoudt en hetzelfde bestand exporteert met de antwoordkolom ingevuld. Een tool die alles platslaat naar een eigen formaat schept kopieerwerk aan de kant van de klant.
Kan uw team er samen in werken?
Een vragenlijst wordt door meerdere mensen beantwoord. Let op toewijzing (deze vraag is van Maria), controlestatussen (concept, goedgekeurd), een overzicht van wie wat heeft gewijzigd, en een manier om de vragenlijst een week open te laten staan zonder iets te verliezen. Als de “team”-functie één gedeeld account is, is het geen teamfunctie.
Wat gebeurt er daarna met de antwoorden?
De waarde van een vragenlijsttool groeit alleen als de goedgekeurde antwoorden van dit kwartaal het startpunt van het volgende kwartaal worden. Controleer of goedgekeurde antwoorden terugvloeien naar de kennisbank, of ze een datum dragen en of iets u waarschuwt als ze verouderen. Anders hebt u een snellere manier gekocht om elke keer hetzelfde werk opnieuw te doen.
Een korte scorekaart
Neem uw laatst afgeronde vragenlijst mee naar de demo. Noteer per tool: het aandeel concepten dat u ongewijzigd zou hebben verstuurd, het aandeel dat de tool als onzeker markeerde en terecht markeerde, het aandeel dat hij met volle overtuiging fout had, en hoeveel minuten de controle duurde. Het aantal overtuigd foute antwoorden is het cijfer dat telt. Zo beantwoordt Responsemate die zeven vragen, en zo gaat het om met uw gegevens.
Veelgestelde vragen
Kan een AI zelfstandig een beveiligingsvragenlijst beantwoorden?
Een concept maken kan. Versturen hoort hij niet te doen. Een beveiligingsvragenlijst is een reeks beweringen die uw bedrijf tegenover een klant doet, en iemand die verantwoordelijk is moet elke bewering lezen en goedkeuren. De juiste tool maakt die controle snel en goed onderbouwd; hij neemt haar niet weg.
Is het veilig om ons beleid in een AI-tool te zetten?
Alleen als u weet waar ze naartoe gaan. Vraag of de aanbieder op uw gegevens traint, in welke regio de gegevens worden verwerkt, of u uw eigen modelsleutel kunt gebruiken en wie de subverwerkers zijn. Als de aanbieder die vier vragen niet helder kan beantwoorden, is het antwoord nee.
Hoe testen we een AI-vragenlijsttool voordat we kopen?
Neem een van uw eigen vragenlijsten mee, een die u al met de hand hebt beantwoord, en vergelijk. Kijk naar de concepten die de tool fout had, niet naar de goede, en controleer of hij u vertelde dat hij daar onzeker over was.