Typiske gjennomløpstider
Dette er arbeidsanslag fra team som besvarer spørreskjemaer jevnlig. Gjennomløpstid, ikke innsats: gapet mellom de to er poenget med denne guiden.
- Et leverandørskjema ved oppstart med 30 til 60 spørsmål: en halv dag hvis svarene finnes, tre til fem dager hvis de må skrives og godkjennes.
- En kundes eget sikkerhetsspørreskjema med 100 til 200 spørsmål: to til tre dager med et bibliotek, én til to uker uten.
- En full SIG eller en lang DDQ, flere hundre spørsmål: to til tre dager med et oppdatert bibliotek, én til tre uker fra bunnen av.
- Et gjentatt spørreskjema fra samme kunde et år senere: én dag, hvis fjorårets svar ble tatt vare på og datert.
Hvor tiden faktisk går
Skriving er en liten del av gjennomløpstiden. I de fleste team fordeler timene seg omtrent slik: finne forrige svar på samme spørsmål og sjekke at det fortsatt stemmer; vente på at den som vet (infrastrukturansvarlig, juridisk, HR) svarer; jage et dokument som finnes et eller annet sted; forene to svar som motsier hverandre; og formatere svarene tilbake inn i kundens regneark. Til slutt leser én person det hele for konsistens og finner motsetningene prosessen overså.
Skrivingen, den delen folk ser for seg, er ofte under en femdel av det.
Hva som kutter tiden, etter effekt
Et svarbibliotek med datoer. Den største enkeltendringen. Hvis det godkjente svaret på «hvor ofte gjennomgås tilgangsrettigheter» finnes med dato og eier, tar spørsmålet ett minutt. Se hvordan du bygger ett.
Én eier som kan godkjenne. Hver overlevering legger til en dag. En koordinator som kan godkjenne de fleste svarene, og som bare eskalerer de få som trenger en spesialist, gjør et toukers spørreskjema til et tredagers.
Svar i kundens fil. Omformatering til slutt koster timer og gir feil. Fyll ut kolonnen de ga deg, i arket de ga deg.
Dokumentasjon som allerede er oppdatert. Et manglende sertifikat eller en utløpt testrapport kan holde et ferdig spørreskjema tilbake i en uke. Hold dokumentasjonen datert i samme bibliotek som svarene.
Automatisk utkast til første runde. Med et bibliotek på plass kan et verktøy lage utkast til hver rad fra det, markere hvilke utkast som er godt underbygget og hvilke som ikke er det, og la teamet ditt sitte igjen med en gjennomgang i stedet for et tomt ark. Gjennomgang av to hundre utkast tar timer; å skrive to hundre svar tar dager.
Hva som ikke kutter tiden
Å kopiere fjorårets fil videre uten å lese den. Det går fort helt til den som gjennomgår finner svaret som beskriver et system dere har byttet ut, og da er hele spørreskjemaet under mistanke. Fart kommer fra svar som er oppdaterte, ikke fra svar som er raske.
I tall, med et verktøy
Team som bruker Responsemate rapporterer at første runde av et spørreskjema med 200 spørsmål får utkast på minutter, med kildene vist på hvert svar, og at gjennomgangen tar noen timer fordelt på én eller to dager, det meste på svarene verktøyet merket som svakt underbygget. Tallet for sparte timer står på dashbordet, beregnet ut fra spørreskjemaene som faktisk ble fullført. Slik fungerer spørreskjemaflyten.
Vanlige spørsmål
Hvor lang tid tar det å fullføre en SIG?
En full SIG besvart fra bunnen av tar et lite team én til tre uker i gjennomløpstid. Med et oppdatert svarbibliotek er det to til tre dager, det meste gjennomgang.
Kan et sikkerhetsspørreskjema besvares på én dag?
Et kort et, ja, hvis svarene allerede finnes og den som svarer har myndighet til å godkjenne dem. Forsinkelsen i de fleste spørreskjemaer er venting på noen, ikke skriving.